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实物档案的规范整理 司银月 实物档案的规范整理 一、 实物档案的概念 二、 实物档案的收集 三、 实物档案的整理 一、实物档案的概念 实物档案，是指国家机关、社 会团体、企事业单位、其他组织以 及个人在其工作活动中形成的对国 家和社会具有保存价值的以物质实 体为载体的物品档案。 、实物档案的收集 （一） 实物档案收集的范围 （二） 实物档案收集时应注意的问题  （一）实物档案收集的范围 .：? 1本整位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、 光荣册等。 LT2.上级塑昱、切名人圭等的题词及直关单位赠送给本单位 的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品曇。 LT ?：? 3、本单位对外交往中获赠的重要纪念品。 4、本单俚组织或承办各种重大活动形成的具有保存利用价 实郭包括活ISOS:蘇滤辭纪念舊的無实瞬奮活臨融蠢畫罷纪念 实郭包括活 ISOS:蘇滤辭纪念 濾名并宣布作废的组织机5、本单位成立以来使用过的牌、匾。 濾名并宣布作废的组织机 6、 构（ 7、本地区、本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样 品o 8 :其它有保存价值的实物。 （二）实物档案收集时应注意的问题 1、收集时，因特殊原因，应归档的实物确 需在有关部门暂时保留的，档案管理部门应 先将归档实物收集，拍照登记后，再办理借 用羊续。 2、归档实物没有明确标明主题和时间的， 收集时，档案管理部门应要求移交单位或个 人对实物的主题和时间进行说明。 w w w w 三、实物档案的整理 （一） 归档实物以件为单位进行整理 （二） 归档的实物应当拍照归档 （三） 归档实物的鉴定 （四） 归档实物的排列 （五） 归档实物的编号 （六） 归档实物的编目 w w 7 7 w w 7 7 三、实物档案的整理 （一） 归档实物以件为单位进行整理（成 套实物为一件）。 （二） 归档的实物应当拍照归档。对归档 的实物进行拍照，所拍照片纳入本单位照片 档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的 标识关系。 w w 三、实物档案的整理 （三） 归档实物的鉴定：根据《实物档案 保管期限表》，准确划分归档实物的保管期 限。 实物档案的保管期限暂定为永久和定期 两种。 （四） 归档实物的排列：归档实物按种类 结合时间进行排列。 三、实物档案的整理 （五）归档实物的编号：即填写和粘贴归 档标签工作。 1、 归档标签的填写 2、 归档标签的粘贴位置  1、归档标签的填写 全宗号保管期限 全宗号 保管期限 件号 B014 永 12 ?:?全宗号：档案馆给立档单 位编制的代号。 ?:?保管期限：归档实物的保 管期限的缩写（永、定）0 ?:?件号：归档实物的排列顺 序号。归档实物应区分保 管期限，按排列顺序混年 度编制大流水件号。 2、归档标签的粘贴位置 在不影响实物品像的合适位置粘贴。一般来说，粘贴在归档实物的背面或底部。 w w w w 三、实物档案的整理 （六）归档实物的编目归档实物应区分保 管期限，按件号顺序编制实物档案目录。 1、 实物档案目录的填写 2、 实物档案目录的备案与保存 ? ?备注：（有需要时填写） ? ?备注：（有需要时填写） 1、实物档案目录的填写 m kJ H 量 IE S 主 ?:?件号：归档实物的排列顺序号。 ?题名：归档实物的主题内容。 ?来源：归档实物的责任者、赠予者或制作者。 ?形成日期：归档实物的落款日期、获赠日期或生产日期。 ?类别：归档实物的种类，如奖杯、字画、工艺品等。 ?数量：归档实物的数量。一般一个件号的实物档案只有1件，但有成套 的实物，则数量就不止1件。 ?存放地点：归档实物目前的存放地点。 ?互见号：与该实物的文字材料或拍摄照片的对应号。 014- 014- 014- 014- 1、实物档案目录的填写 全宗号：B014 保管期限:定期 来源 形成类别数 日期 量 存放地点 现代文明 机关 中共海199牌匾1 档案局1 口市委909 办 17 号库房2 号柜 互见号备 注 文书档案 B014? 1999-C-9/ 照片档案 1999-D- GC6-10 2、实物档案目录的备案与保存 （1） 各机关、团体、企事业单位及其他组织应 在翌年6月30日前完成上一年度的实物档案整理归 档工作。并编制永久保管期限目录一式三份，定期 保管期限目录一式两份。 （2） 6月3 0日前报送永久保管期限目录一份, 定期保管期限目录一份到市档案局指导科备案。 （3 ）其余目录区分保管期限装入归档文件目录 盒。一份用于档案室存查，另一份将随同永久保管 期限实物档案一起移交市档案馆。