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医院文书档案的规范化管理措施 一、前言 医院文书档案涵盖了医院基建项目资料、会议记录、合同协议、工作计划、年度总结、委任书、统计资料、发展规划等重要内容，是医院开展党务管理、行政管理、医疗护理管理等活动的重要历史凭证。医院档案管理水平高低的主要衡量指标之一为文书档案管理,其管理水平的高低会对档案资料的完整性与质量造成直接的影响。只有加强文书档案标准化、规范化管理，才能够确实提高医院文书档案的利用率。本文就医院文书档案的规范化管理措施进行探讨。 二、文书档案是医院实现可持续性发展的重要基础 （一）文书档案是医院临床科研的必要基础条件。医院文书档案管理是一项基础性、琐碎性、经常性的工作，涉及到文书档案的销毁、利用、立卷、收集、归档、整理等一系列过程或行为。规范化的文书档案管理对于推动医疗卫生事业发展、医院管理体制改革都有着极为重要的作用和意义。尤其是近年来随着我国医疗卫生事业的快速发展，医院的各项工作都在迈向标准化、规范化、科学化，在这种情况下，加强医院文书档案管理势在必行。必须要对文书档案建设的独特性和必要性予以充分认识，正视其存在的问题，以便更好地规范化管理。 （二）文书档案管理是衡量医院档案管理水平的重要标准之一。医院档案管理已经成为了现代医院管理中不可或缺的组成部分，属于医院软件建设中的重要组成部分，医院文书档案涵盖了医院基建项目资料、会议记录、合同协议、工作计划、年度总结、委任书、统计资料、发展规划等重要内容，它既是医院管理建设状况的记录，又是医院发展历程的缩影，是现代医院管理走向科学化、规范化、制度化的重要标志。 三、加强医院文书档案规范化管理的方法 （一）“三个保障”提升文书档案基础管理水平。为保证医院文书档案工作的规范化管理，医院应该把文书档案管理工作摆上重要议事日程，从人、财、物三个方面给予保障。一是组织保障。把文书档案管理列入当前医院的一项重点工作来抓，医院应该成立由单位一把手任组长，分管领导任副组长的“文书档案工作领导小组”，与各科室层层签订文书档案管理责任书。二是人员保障。选配专业对口、思想品质好、工作认真负责的员工担任文书档案管理工作人员，并保持相对稳定。在文书档案审核要求上牢牢把握“严”“细”“全”“准”“精”“实”六字关口，对手续不全和不完整、不真实并有疑问的材料，坚决不准归入文书档案。三是经费和物质保障。医院应该加大资金投入，对档案室进行装修改造，安装了铁门、铁窗等，配备铁质档案密集柜，更新冷暖空调机、计算机、打印机、照相机、扫描仪、视频监控器、灭火器、温湿度计以及除尘器等，不断完善防火、防盗、防光、防尘、防潮、防蛀等设施。 （二）“四化管理”加强文书档案建设。一是规范化管理。根据《档案法》《归档文件整理操作必读》及医院对文书资料管理的相关规定,抓好文书档案管理制度建设。二是环节化管理。对文书档案的收集、整理、保管、利用和更新环节分派专人管理,定岗、定责,定期安排工作人员交叉审核,确保文书档案收集的及时性、整理的明晰性、保管的严密性、利用的有效性和更新的现势性。档案管理人员务必确保归档文书档案的真实性、准确性、完整性，这样就能够为文书档案的查阅起到很好的向导作用。三是培训化管理,加强专业知识学习培训,有效提高文书档案管理人员的管理技能、业务素质和理论水平。档案方面的培训内容通常包括档案工作交流、档案立卷操作、部门立卷、档卷展评、档案信息化、归档文件整理等。四是实效化管理。对医院文书档案分类、编号、存放,立卷清晰,确保随时可以为业务办理提供第一手准确、详实的文书档案材料。 （三）优质服务提高文书档案工作效能。一是方便快捷。结合文书档案的查阅特点，医院要指派专业人员预先对所管理的文书档案进行科学合理的分类编排和存放，对查、取档做到“随调随查，随查随用”。二是主动服务。在接待查借阅文书档案中，要注重创造良好的查阅环境和提高服务质量，及时、准确、主动地提供服务。三是文书档案资料及时归档。要定期对文书资料归档，严防丢失。及时整理填充文书档案，做到文书档案分类准确、材料齐全、外观整齐。四是文书档案管理员在文书档案收集工作中要增强责任感和使命感，耐心细致，不厌其烦地开展文书档案工作。五是严格防范。医院应该结合本单位的实际情况，制定完善的文书档案管理制度，如《文书档案保密制度》《文书档案整理制度》《文书档案查询借阅制度》等，并根据制度规定，实行定期或不定期的检查，切实把各项防范措施落到实处，并认真做好文书档案查、取工作台账，坚持工作标准，严格工作纪律，对进出的文书档案严格把关，履行好一系列手续，来龙去脉一落分明，确保文书档案管理工作万无一失。 四、医院文书档案管理的创新——信息技术的应用 随着近年来信息技