档案电子化管理方案.docx免费

PAGE 4 档案电子化管理方案 档案管理无纸化背景 随着计算机技术的飞速发展和网络技术的逐渐成熟，办公自动化设备不断普及，无纸化办公成为人们主要的工作方式，传统的办公过程产生的档案文件，从以纸质载体开始，形式逐渐多样化，到现在都以计算机等设备来完成的，档案工作正在朝着数字化、网络化的方向发展。无纸化办公成为档案管理的发展趋势。作为一种新型的档案管理的方式，档案管理无纸化以其高效、便捷等特点在多个方面对档案工作产生了显著的影响。 档案管理无纸化的优势 档案工作,就其本质来说,它是通过管理提供档案材料直接为社会政治、经济、文化、科学等活动服务的工作。而各类机关、事业单位的档案工作是其工作的重要组成部分,是提高工作效率和工作质量的必要条件,是维护本单位历史真实面貌的一项重要工作。实现无纸化办公是提高工作效率,加速信息流动和共享的主要途径。这是社会发展的需求,时代的要求,大势所趋。相对于传统的纸质档案管理,无纸化档案管理具有以下几点优势: 1、为档案的二次利用提供了便利 无纸化办公改变了档案的媒介方式，从传统的纸张或胶片改变为磁盘、移动存储、网络数据流等载体。这种方式的改变将会影响到档案管理工作的所有环节，从化档案的浏览、统计到档案的保管、再利用，为档案的二次利用提供了便利的条件。 2、提高了信息传递效率 从传递方式上看，无纸化办公改变了传统的人工传递，利用现代计算机及网络技术跨越时间与空间的限制对档案信息进行检索、传递。对档案的收集、整理、再利用工作提出了更高的要求，进一步推动了档案管理自动化的发展。 3、促进了文书处理与档案管理的一体化发展 为了实现档案管理的系统化和标准化，将文书处理工作纳入到档案管理流程的一部分，例如文件的立卷、标引著录、分类等。无纸化办公可以将文件处理工作作为档案管理工作的初始阶段，为以后的档案立卷、著录、分类、存档、检索提供较好的基础。因此，可以将文书处理工作与档案管理有机结合，并纳入到统一管理工作中。 4、促进了信息共享 通过计算机对档案的管理不仅加快了信息的二次利用，为了实现档案二次信息的存储与利用转变为一次信息的存储与利用，档案管理系统正在从单机版向网络版发展，从单机版系统中将信息提取出来，存入网络版系统中，达到信息共享的目的。 现行无纸化管理存在的误区 在以往的认知中，档案管理无纸化就是将档案扫描成电子文档，单机保存在电脑硬盘进行管理，这种传统的单机版档案管理方式虽然达到了档案无纸化的目的，但是与我们现在所说的档案管理无纸化有很大的区别，主要体现在以下几方面： 人员投入成本较高 传统的档案管理方式在人力上投入很大，主要表现在以下几个方面： 档案录入成本，需要人工建立文件系统，设置文件属性，容易出现误差且在文件较多时需耗费大量的工作量； 维护成本，档案文件的变动都不会是一成不变的，传统的档案管理方式需要人工的对文件进行增删改操作，工作量巨大且安全性较低。 缺乏安全技术的应用 “维护档案的完整与安全”是档案管理者的基本职责之一，传统的档案管理方式在文件安全管理上存在以下几个问题： 缺乏对电子文件全程监控措施，如登录记录、浏览记录、增删改记录等； 缺乏电子文件备份机制以防止其在利用过程中信息的损坏； 缺乏定期复制以及定期对计算机病毒进行检查、防治，对重要文件的存储和传输实行加密技术处理等措施，难以确保电子文件的完整与安全。 缺乏科学化的管理方式 电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。在科学化管理方面主要体现在以下几点： 缺乏完善的流程管理和制度，不能进行查阅权限分配、控制，缺乏电子文件自动记录利用效果进行统计； 缺乏流程化多级审批机制，对不同的档案信息设置不同的审批流程； 缺乏查阅控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。 缺乏可靠的存储方式 传统的单机版档案系统的档案文件的建立方式主要以键盘输入为主，存储方式也是单机硬盘或磁盘存储、备份，不能够长久保存（单机硬盘一般寿命为三年）。由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，采用服务器集中存储方式或云存储方式。