7现代会展经济—会议展览大型活动.pptx

第七章 现代会展经济活动——会议展览大型活动 郭昱 guoyush@163.com 现代会展 会议 展览 大型活动 2 3 第一节 会议经济 会议流程 从流程上来说，会议还是有一定规律的。一般的会议流程大致分成三个阶段： 会前准备阶段 会议实施阶段 评估总结阶段 4 一、会前准备阶段 会前准备阶段的管理工作主要是会议策划、会议选址、会议营销和会议预算四个方面的工作。 1．会议策划 会议策划的首要工作就是成立会议策划委员会，然后由会议策划委员会拟订具体的策划方案。 5 2．会议选址 会议的选址主要是根据会议的内容、性质、规模和预算情况而定的，会议策划委员会应从以下几个方面来考虑选址问题： 距离和交道情况 举办地的会议历史 住宿条件 综合费用情况 安全保卫条件 会议地点的服务设施条件 会议地点附近景点状况 6 3、会议营销 会议作为一种经济形态也是具有经济规律的，会议的营销是会议经济成功与否的关键，成功的营销是需要制订一套完整的营销方案的。从会议营销的实物来看，会议经济的市场营销要考虑如下几个方面的因素： 与会人员 会议宣传 材料邮寄 会议广告 7 4．会议预算 会议的预算是会议经济必须考虑的问题，在盈利性会议中，会议是否盈利是考量会议是否成功的关键，而在非盈利性会议中，会议经费的节约也是考量会议是否成功的重要因素之一。 8 二、会议实施阶段 1、编制与会人员手册 2、编制会场手册 会场手册是会务安排和责任清单。 3．设立信息中心 设立信息中心的目的就是为与会人员和媒体提供及时和个性化的服务。一般中小规模会议的信息中心不设发言人，而大型会议的信息中心都设有固定的发言人。发言人代表大会向社会和各种媒体发表公开信息，在一般情况下，没有经过信息中心发言人的同意和允许，任何媒体都不得擅自发表任何与会议有关的信息。 9 4、维持会场秩序 维持会场的秩序是会议进行过程中最为重要的环节。在一般情况下，会议举办方会设立一个会议协调委员会，并由这个委员会具体负责维持会 场秩序，处理会议过程中出现的各种会场纪律和服务纠纷问题。 5．加强会议交流 会议的日常交流既包括与会人员之间的交流，也包括与会人员与各种媒体之间的信息互动。会议日常交流不仅便与会者之间加强了相互了解和沟通，而且也使得广大的民众了解了会议的进程和会议的各种动向。 10 三、评估总结阶段 评估总结阶段的管理工作一般分为三个方面： 一是做好会议的总结与评估， 二是做好客户的回访工作， 三是召开会务总结表彰大会，感谢相关人员。 11 1．做好会议的总结与评估 一旦会议结束，举办方就应该立刻进行总结评估。 会议的总结和评估分为两个部分，第一部分内容是评估会议受众的满意程度，第二部分内容是总结经验和教训。 12 2．做好客户的回访工作 会议经济要求会后做好客户的回访工作，这不是一个简单的会后感情联络的事情，而是一个建立长远客户关系的管理问题。 13 3．召开会务总结表彰大会 对会议举办单位来说，表彰有突出贡献的员工，提高广大员工的士气是非常重要的，所以，会后要及时召开会务总结表彭大会，表彰优秀员 工，感谢相关人员。 表彰的对象除了优秀的员工以外，更为重要的还是会议参加者、重要的支持单位、合作单位以及曾给予大力支持的媒体。 对于那些特别重要的客户，举办方的会务人员可以采取亲自登门致谢，甚至通过宴请答谢方式来表示谢意和感激。 14 案例： APEC会议 15 16 第二节 展览经济 展览业流程 一、展前策划 二、展中实施 三、展后总结 1．评估得失 展后评估工作的意义在于判断工作的效率和效果，评估会展得失为以后提高工作效率积累经验。 展后评估工作的基础数据应该在展览会开展前就着手收集，会展主办方要成立专门的评估小组，要有专人负责收集展览会各种资料，评估小组根据所收集的资料做出分析和预测。 基础数据的收集和统计要使用一种标难、方式，不能经常变换，这样做的目的就是要确保资料的—致性，提高评估工作的准确率和实用性。 17 2．总结经验 作为管理工作的一部分，展后总结是非常重要的，其意义是总结成功的经验以利再战，分析失败的原因以改进工作、规避下一次的风险。 总结的过程是通过统计整理资料，研究分析已做过的工作，总结经验和教训，为下一次的工作提供参考数据、经验、教训和建议。 18 3．客户跟踪 展后的客户跟踪服务对象主要是参展商和重要的参观商。客户跟踪服务的日的有三个： 一是与目标客户建立感情，加深印象； 二是树立展览会品牌，听取客户的意见； 三是未雨绸缪，为下一届展览会作预告宣传。 19 展览中心建设 1．展览中心的规划要求 展览中心的建设要有一个长远的规划，不能草率行事，那样会给城市的发展带来负面