COPGG会议接待程序.docxVIP

1.0 目的 为客户的会议系统地安排各项服务，确保酒店的接待服务能成功地配合会议 的进行。 2.0 适用范围 所有需要使用酒店的会场，或者在酒店使用两项以上主要服务的接待。 3.0 职责 销售代表负责与会议接待单位联系，洽谈，并在接待过程中进行服务跟踪。 预订中心负责配合做好房间预订工作。 销售主管负责审批接待通知和监督销售代表的服务跟踪。 4.0 工作程序 接待洽谈 销售代表与会议接待单位人员洽谈，了解接待要求，包括会议名称、时间、 人数及与会人员的身份，有何特点（如年龄结构、宗教信仰等） ，并就会场、 用餐、住房、宣传、娱乐、交通工具等逐一了解客人的要求。 根据接待要求，销售代表应马上查询相关会场、餐厅和房间等的预订情况， 并迅速回复客人，再向联系人介绍酒店计划提供的服务和设施，如房间类型 和餐厅，并就各个接待项目系统地报价。 情况特殊的接待要求，须先向领导汇报，经领导审核后再回复。 预订 根据《客户预订程序》为会议客人进行预订。 与接待单位确认 根据会议接待要求及双方洽谈的内容， 销售代表需及时编写 《会议接待确认 书》 ，通常包括以下内容： ）报到——要明确报到时间、地点、相关报到物品。 2）住房——明确入住、退房时间、房型、房量、房价、需要叫醒服务的具体 时间，房间配套功能是否开放。 3）用餐——明确用餐时间、地点、形式、人数、餐标及各种特别要求（如食 素、食斋等情况）