协同办公系统实施案例.doc

协同办公系统实施案例 协同办公系统实施案例 协同办公系统实施案例 共同办公系统实行事例 登录上海华欣医疗公司的官方网站，首页右上方有一个醒目的按钮“共同商 务”，它是华欣职工登录共同办公系统进行平时业务办理的进口。公司职工每日上班的第一 件事，就是翻开电脑，翻开IE ，登录共同办公系统，大家已经熟习了这类信息交流和传达 的方式，在这个虚构的网络办公室中，不论在什么地方、什么时间，大家都能够进行事务处 理、信息传达和资料查阅。 华欣医疗是一家医疗影像设施行业的专业维修公司，专注于为客户供给包含设施销售， 设施融资租借， 工程维修，零配件球管供给、技术培训等服务项目，经过十余年的发展当前 公司的服务客户达到了四五百家。近几年信息化市场的连续升温以及信息系统在医疗行业管 理作用的日趋凸现， 加快了国内医疗公司信息化建设的步伐， 可是因为信息化建设自己成功率比较低以及医疗行业和 IT 家产之间在需求上缺少符合等问题，医疗公司在对待信息化建设上仍是比较慎重的。作为一家以客户和服务为核心的医疗公司，华欣的信息化建设始于 2004 年，当时信息化项目的提出主假如鉴于双方面的需求：一是解决客户业务的办理能力和响应速度，一是增强公司内部各人员以及部门之间的交流和协调能力。 首次接触共同办公系统 2004 年年末，华欣信息化办公系统建设项目正式立项开始了选型工作，经过互联网我 们对市场上的办公自动化系统进行了初步认识， 当时一个新兴的办公软件惹起了我们的兴趣和注意， 就是我们此刻每日使用的共同办公正台， 经过网络我们认识到国内有几家在共同办公领域做的不错的公司， 此中一家是和我们同在上海的泛微公司， 经过泛微官方网站我们大 概认识了泛微的产品、 服务以及成功客户等方面的信息，初步评估后我们主动致电泛微公司， 因为同在上海很快双方敲定了产品演示的时间， 泛微售前咨询顾问的演示给我们留下了深刻 的印象， 整个演示会环绕我们提出的需求以及共同办公系统怎样实现来睁开， 共同办公系统 不单能够实现客户信息的集中管理和剖析， 同时经过客户门户和流程应用能够大大提高客户 业务的办理能力和响应速度； 更为重要的是， 其协作性在知足平时办公信息化的同时实现了 公司内部人员的顺畅交流， 同时为管理层供给了透明清楚的组织管理， 经过此次当面的沟 通和交流，我们关于共同办公系统有了一个更为直观的认识。 选择泛微共同管理平台 (e-cology) 与泛微的交流进一步确立了我们购置共同办公系统的意愿， 经过双方的深入交流第一期 的初步需求主要集中在工作流程、知识文档、 人力资源、 客户和财务五个方面。出于对软件 的实行风险等方面的考虑， 经过项目组的议论决定我们仍是希望能够对泛微产品的成功客户 应用进行观光， 并就此与泛微公司进行了磋商， 关于我们提出的观光需求泛微公司精选了上 海的两家公司型成功客户， 在观光的过程中我们关于共同办公系统的实质应用状况有了进一 步的认识，同时提高了我们关于共同办公系统成功实行和使用的信心。 在软件的实行和使用过程中老是存在这样那样的问题，关于项目实行过程的难度剖析， 可能遇到的问题以及怎样解决？需求整理中简单犯的错误， 项目的有效交流和办理等方面我 们还存在必定的疑虑， 针对这些问题泛微项目人员供给详细的实行安排和清单、 项目计划书 以及参照方案完全的取消了我们的疑虑。 2005 年 3 月，华欣正式和泛微完成合作协议，启 动华欣共同办公系统建设项目。 共同办公系统的搭建和使用 从此刻来看， 华欣共同办公系统的成功实行和推行离不开几个重点因素， 一是公司管理 层的鼎力支持， 华欣的总经理以及整个项目构成员参加了整个项目的实行推行过程； 一是泛 微项目实行团队的专业能力，以先期的实行准备和需求整理、 到系统安装、 初始化设置、以 及最后用户培训、 系统上线和推行， 泛微的项目实行人员表现了优秀的问题解决能力和交流 能力。依据早期的项目时间表， 2004 年 5 月整个系统正式上线，在系统的使用和推行过程 中也遇到了一些问题， 主假如职工平时办公方式的转变。 在这一问题上， 经过项目构成员的 交流确立了一个系统全面推行方案， 第一华欣的管理层重申系统使用的重要性， 公司由上至 基层层敦促进用系统，同时泛微的项目人员使用了由点到面的渐进方法以及增强培训等方 式，逐渐转变了公司职工的办公方式， 此刻华欣全部的业务都搬到了共同办公系统上来办理， 关于华欣而言这不得不说是一个很大的改良。 共同办公系统的使用收效 经过 1 年多的系统使用和推行， 公司职工从对共同办公系统的不认识到逐渐接受， 公司 业务办理已经完整离不开共同办公系统。 “流程 ”、“待做事宜 ”、“工作流 ”、“协作区 ”、“留言 给我 ”等等这些系统中的名称， 已经渐渐浸透到职工