电子档案归档与管理培训课件12.pptx

电子文件归档与管理;电子文件归档与管理;第一部分 数码照片归档管理;一、概述;一、概述;一、概述;一、概述;一、概述;EXIF信息，即Exchangeable Image File可交换图像文件 ;第一部分 数码照片归档管理 一、概述;1.3 数码照片的优势 ;1.4数码照片的特点 ;1.5数码照片的种类;二、收集和归档;2.1 收集范围;2.2 归档方式;2.2.1逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将数码照片的管理权限向档案部门移交的过程。 2.2.2物理归档 指把数码照片集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。;①将相应的数码照片机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》（见附录A的表A.4）。 ②特殊格式的数码照片应在存储载体中同时存有相应的查看软件。 ③存储载体推荐采用只读光盘，载体或装具上应贴有标签(3.6.2数码照片光盘封面)。; 逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。 形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按规范要求编写文字说明，一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档，可视其具体情况而定。因涉及到数码照片的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命等问题，一般以不超过2-3个月为宜。;2.4 归档要求;2.4 归档要求;①真实性：指对数码照片的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。 ②完整性：指数码照片的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 ③有效性：指数码照片应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。;2.4.4对归档的数码照片，拍摄时，数码图像尺寸“宜大不宜小”，拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的分辨率应不低于600dpi，用底片扫描仪对感光胶片进行扫描时，其扫描的分辨率应达到1200～2400dpi。;2.4.5对具有永久保存价值（或重要）的数码照片，应同时冲洗出纸质照片归档，按双套制要求保存。 归档的纸质数码照片与传统照片档案合并整理，参照国家标准GB/Tl1821—2002《照片档案管理规范》执行，应标明其对应数码照片的参见号。 参??号格式为：全宗号(-目录号-光盘号)-年度-保管期限-照片号(标注于纸质照片的文字说明中)或全宗号-目录号-案卷号-照片号(标注于数码照片的文字说明中) ;2.5 移交接收;2.5 移交接收;2.5 移交接收;三、数码照片整理;3.1 鉴定;3.1 鉴定;3.1 鉴定;3.2 分类;3.2 分类;3.3 排列 ;3.3 排列;3.4 说明;3.4 说明;3.5 编号 ;3.5 编号;文件夹层级关系及命名 ;命名实例 ;命名实例 ;3.5 编号;3.6 编目;(一)光盘文件级目录;(一)光盘文件级目录;(一)光盘文件级目录;(一)光盘文件级目录;(二)数码照片光盘封面;(二)数码照片光盘封面;(二)数码照片光盘封面;(二)数码照片光盘封面;光盘封面;(三)数码照片光盘目录;(三)数码照片光盘目录;四、存储;四、存储;1 光盘说明文件;1 光盘说明文件;1 光盘说明文件;1 光盘说明文件;2 数码照片文件夹 ;3 数码照片文件目录 ;4 数码照片命名说明文件;5 归档电子文件登记表 ;表A.1电子文件登记表(首页);五、保管; 5.3 光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后及时放回包装物中。如果光盘有污渍，可用水或中性清洁剂清洁，如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭，不能沿圆形轨边擦拭。 5.4 光盘应装盒,竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放。 5.5 光盘的标签应粘贴在光盘的包装物上，不得直接在光盘上粘贴标记。; 5.6 光盘的存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17℃-20℃，相对湿度应控制在35%-45%。 5.7 光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%。对光盘中存储的数码照片应每4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。;第二部分 纸质档案数字化;一、概念;第二部分 纸质档案数字化 一、概念;二、基本原则;第二部分 纸质档案数字化 二、基本要求;三、档案扫描;第二部分 纸质档案数字化 三、档案扫描;四、图像存储;第二部分 纸质档案数字化 四、图像存储;14.存储文件夹命名 按档号建立层级文件夹，并以档号命名该文件夹。;卷级管理：;第二部