数字化环境电子档案管理研究.docVIP

数字化环境电子档案管理研究 随着计算机和网络技术的广泛应用，我校已基本实现了办公自动化，教学、科研、管理等职能活动中形成了越来越多的电子文件。作为电子文件的衍生物，电子档案也随之产生。同时，由于档案工作正在逐步实现信息化管理，电子档案管理势必成为数字档案馆建设的重要内容和档案现代化管理的重要形式。因此,面对越来越多的电子文件和电子档案，档案工作者必须了解电子档案的特点，并根据其特点制定相应的科学管理模式，使档案更好地发挥其信息资源的作用。 一、对电子档案的认识 1.电子档案的概念电子档案是指具有参考凭证价值和保存价值的归档电子文件及其相应的元数据、背景信息和支持软件。 2.电子档案必须是经过归档的电子文件电子文件的产生，给档案工作带来了很大的变化，我们在收集纸质材料的同时，也收集了越来越多的电子文件。就像档案是由文件转化而来，但并不是所有的文件都可以成为档案一样，电子档案的前身是电子文件，也并非所有的电子文件都能成为电子档案。实际上，只有符合一定条件的电子文件，才能转化为电子档案：首先，在日常工作中,OA（办公自动化）系统里,经常会形成大量的一般事务性文件,但只有对日后工作有参考价值的文件才有必要将其转化为电子档案，而且必须按照国家有关规定对电子文件的保存价值进行鉴定,并确定其保管期限。其次，电子文件形成后,和纸质文件一样,要进入文件的处理