管理处档案归档指引新.doc

管理处档案归档指引TJ-R-OP02-04 类别 标签名称 档案号 一级目录 二级目录 备注 根底管理类 制度汇编 1-1-1 文件清单 　 ? 文件清单〔制度清单〕 1.受控文件由公司下发一整套制度给工程，各工程根据实际情况增加删改程序，新成立工程在3个月内完成对制度和程序文件的修改 ? 记录控制清单 ? 部门说明书〔包括顾客需求及效劳一览表、核心职能以及各个岗位说明书〕 ? 程序文件〔管理处内部程序文件〕 ? 效劳处管理效劳流程〔包括客户效劳流程及应急控制程序〕 ? 效劳处作业指导文件〔包括综合管理手册、客户效劳手册、环境手册、治安管理手册、设备管理手册、行政管理手册、财务管理手册〕 合同管理 2-1-1 文件清单 　 1.包括但不仅限于以上所列合同;2.外包合同应附外包公司的营业执照、资质证书、人员上岗证等文件 ? 清洁合同 ? 消杀合同 ? 外墙清洗合同 ? 化粪池清疏合同 ? 机电、电梯维保合同 ? 水池清洗合同 ? 消防维保合同 员工管理 员工档案 3-1-1 文件清单 　 1.1员工入职登记表〔表一〕 由客服人员每月5日前将相关记录交档案管理员存档 1.2解除终止劳动合同通知书〔表二〕 1.3解除终止劳动合同手续表〔表三〕 1.4员工辞、离职手续表〔表四〕 1.5员工转正调薪申请表〔表五〕 1.6内部人员流动审批表〔表六〕 1.7部门员工人数月统计〔表七〕 1.8加班审批表〔表九〕 培训记录 3-2-1 1.员工培训记录〔包括内培、外培〕 文件清单 　 ? 年度培训方案 1.2培训记录表〔附培训教材、考试试卷、培训照片等〕 考核记录 考勤及排表 3-3-1 ? 管理处月考勤汇总表 　 1.2 请假报告 1.3〔奖励、处分〕通知单 2.1管理处月排班表 会议记录签到表 管理处员工花名册 员工培训考核试卷 本钱管理 收支管理 4-1-1 文件清单 　 ? 管理效劳费收支明细表 　 ? 管理费收支状况季报、年报 ? 备用金使用明细 办公物资管理 4-2-1 1.办公设备、器材清单；2.公用工具的清单、借用记录；领用记录； 文件清单 　 1.新接管工程在进驻一月内完善此项资料，并每月复检更新 1.新接管工程在进驻一月内完善此项资料，并每月复检更新 设备台账 5-1-1 文件清单 　 1.新接管工程在进驻三月内完善此项资料，每月复查1次 设备作业申请 5-2-1 文件清单 　 停 〔水电〕申请表 1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料 用电申请表 公共维修记录 5-3-1 1.年度房屋本体、配套设施维修方案及其维修的记录2.日常维修养护记录3.委托维修记录、监管验收记录 文件清单 　 1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料 设备维修、保养方案 5-4-1 1.工程维修〔结算〕单2.工程维修〔结算〕单 文件清单 　 1.1设备维修保养方案 2.1工程维修〔结算〕单 维修值班记录 5-5-1 文件清单 　 1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料 1.由管理处即时填写上报，并留一份存档 维修工绩效考评 5-6-1 文件清单 　 1.工程部门填写，每月25日前提交本月的考核结果 1.工程部门填写，不做归档 配电设施记录 5-7-1 文件清单 　 〔东区〕 1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料 1.3变压器配电柜运行记录〔西区〕 1.4变压器配电柜运行记录〔一二期〕 发电机记录 5-8-1 文件清单 　 1.1柴油发电机〔试〕运行记录 1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料 空调设备记录 5-9-1 文件清单 　 1.1分体〔窗式〕空调保养记录 水泵房设备记录 5-10-1 文件清单 　 1.2给水泵〔变频器〕运行记录〔东区〕 1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料 1.3给水泵〔变频器〕运行记录〔西区〕 1.4给水泵〔变频器〕运行记录〔一二期〕 给排水设备记录 5-11-1 文件清单 　 1.1给排水设施维修、保养记录 2.1水池〔水箱〕清洗消毒档案 消防设备记录 5-12-1 文件清单 　 消防培训 1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料 　 消防设施巡查记录〔周〕 电梯设备记录 5-13-1 文件清单 1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料 避雷设施记录 5-14-1 文件清单 　 　 装修管理 装修管理资料 6-1-1 文件清单 1.按户将每套房的装修档案的归成一套，装进文件袋中 房管类 公共巡视记录 7-1-1 文件清单 　 1.1房屋及公共设施〔月〕巡查记录 1.由房管员填写，每月5日前提交上月的资料 空置房管理 7-2-1 文件清单 　 1.由房管员填写，每月5日前提交上月的资料 环境管理 清洁卫生管理 8-1-1 文件清单 　 1.由外包监管员填写，每月5日前提交上月