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管理处档案归档指引TJ-R-OP02-04
类别
标签名称
档案号
一级目录
二级目录
备注
根底管理类
制度汇编
1-1-1
文件清单
? 文件清单〔制度清单〕
1.受控文件由公司下发一整套制度给工程,各工程根据实际情况增加删改程序,新成立工程在3个月内完成对制度和程序文件的修改
? 记录控制清单
? 部门说明书〔包括顾客需求及效劳一览表、核心职能以及各个岗位说明书〕
? 程序文件〔管理处内部程序文件〕
? 效劳处管理效劳流程〔包括客户效劳流程及应急控制程序〕
? 效劳处作业指导文件〔包括综合管理手册、客户效劳手册、环境手册、治安管理手册、设备管理手册、行政管理手册、财务管理手册〕
合同管理
2-1-1
文件清单
1.包括但不仅限于以上所列合同;2.外包合同应附外包公司的营业执照、资质证书、人员上岗证等文件
? 清洁合同
? 消杀合同
? 外墙清洗合同
? 化粪池清疏合同
? 机电、电梯维保合同
? 水池清洗合同
? 消防维保合同
员工管理
员工档案
3-1-1
文件清单
1.1员工入职登记表〔表一〕
由客服人员每月5日前将相关记录交档案管理员存档
1.2解除终止劳动合同通知书〔表二〕
1.3解除终止劳动合同手续表〔表三〕
1.4员工辞、离职手续表〔表四〕
1.5员工转正调薪申请表〔表五〕
1.6内部人员流动审批表〔表六〕
1.7部门员工人数月统计〔表七〕
1.8加班审批表〔表九〕
培训记录
3-2-1
1.员工培训记录〔包括内培、外培〕
文件清单
? 年度培训方案
1.2培训记录表〔附培训教材、考试试卷、培训照片等〕
考核记录
考勤及排表
3-3-1
? 管理处月考勤汇总表
1.2 请假报告
1.3〔奖励、处分〕通知单
2.1管理处月排班表
会议记录签到表
管理处员工花名册
员工培训考核试卷
本钱管理
收支管理
4-1-1
文件清单
? 管理效劳费收支明细表
? 管理费收支状况季报、年报
? 备用金使用明细
办公物资管理
4-2-1
1.办公设备、器材清单;2.公用工具的清单、借用记录;领用记录;
文件清单
1.新接管工程在进驻一月内完善此项资料,并每月复检更新
1.新接管工程在进驻一月内完善此项资料,并每月复检更新
设备台账
5-1-1
文件清单
1.新接管工程在进驻三月内完善此项资料,每月复查1次
设备作业申请
5-2-1
文件清单
停 〔水电〕申请表
1.工程部门填写,每月5日前提交上月的资料
用电申请表
公共维修记录
5-3-1
1.年度房屋本体、配套设施维修方案及其维修的记录2.日常维修养护记录3.委托维修记录、监管验收记录
文件清单
1.工程部门填写,每月5日前提交上月的资料
设备维修、保养方案
5-4-1
1.工程维修〔结算〕单2.工程维修〔结算〕单
文件清单
1.1设备维修保养方案
2.1工程维修〔结算〕单
维修值班记录
5-5-1
文件清单
1.工程部门填写,每月5日前提交上月的资料
1.由管理处即时填写上报,并留一份存档
维修工绩效考评
5-6-1
文件清单
1.工程部门填写,每月25日前提交本月的考核结果
1.工程部门填写,不做归档
配电设施记录
5-7-1
文件清单
〔东区〕
1.工程部门填写,每月5日前提交上月的资料
1.3变压器配电柜运行记录〔西区〕
1.4变压器配电柜运行记录〔一二期〕
发电机记录
5-8-1
文件清单
1.1柴油发电机〔试〕运行记录
1.工程部门填写,每月5日前提交上月的资料
空调设备记录
5-9-1
文件清单
1.1分体〔窗式〕空调保养记录
水泵房设备记录
5-10-1
文件清单
1.2给水泵〔变频器〕运行记录〔东区〕
1.工程部门填写,每月5日前提交上月的资料
1.3给水泵〔变频器〕运行记录〔西区〕
1.4给水泵〔变频器〕运行记录〔一二期〕
给排水设备记录
5-11-1
文件清单
1.1给排水设施维修、保养记录
2.1水池〔水箱〕清洗消毒档案
消防设备记录
5-12-1
文件清单
消防培训
1.工程部门填写,每月5日前提交上月的资料
消防设施巡查记录〔周〕
电梯设备记录
5-13-1
文件清单
1.工程部门填写,每月5日前提交上月的资料
避雷设施记录
5-14-1
文件清单
装修管理
装修管理资料
6-1-1
文件清单
1.按户将每套房的装修档案的归成一套,装进文件袋中
房管类
公共巡视记录
7-1-1
文件清单
1.1房屋及公共设施〔月〕巡查记录
1.由房管员填写,每月5日前提交上月的资料
空置房管理
7-2-1
文件清单
1.由房管员填写,每月5日前提交上月的资料
环境管理
清洁卫生管理
8-1-1
文件清单
1.由外包监管员填写,每月5日前提交上月
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