档案信息化管理的实现策略探讨.pdf

档案信息化管理的实现策略探讨 摘要：近几年，我国档案信息化管理呈现出了快速发展趋势，但是，从实际情 况来看，在具体发展过程中仍然存在一些问题有待解决，因此，在档案信息化建 设过程中，必须做好相应的分析工作，保证整个行业的健康发展。 关键词：档案；信息化；管理；实现策略 1 档案信息化管理阶段 1.1 档案采集与形成阶段。档案信息化管理的第一阶段就是采集与形成两个部 分。首先是实体纸质档案的电子化转换与采集，在这一过程中，工作人员要将相 关的纸质档案进行整理和分类，之后用设备扫描，并按照之前的归类来整理存放， 方便后续工作的展开。另外还有一部分是数字档案的形成，纸质档案形成数字化 档案以后要将其以电子文件的形式来存放、流转和移交。纸质档案经过电子化的 采集和形成以后，便有效实现了档案的信息化管理与服务。 1.2 档案储存与积累阶段。档案会随时间推移出现一个慢慢积累的阶段，并在 积累过程中对其进行储存，通过对档案的储存来达到维护人员资料和历史真实面 貌的作用。 1.3 档案共享与再利用阶段。档案作为国家与社会各个方面的重要信息储存部 分，其保留的信息往往有很重要的还原历史真相或者学术研究的价值，因此档案 有很大的利用价值。在经过相关工作人员的审核与筛查之后，很多档案往往可以 实现其信息共享与重复利用的价值，这一阶段就属于档案的共享与再利用阶段。 1.4 档案延期与销毁阶段。档案资料往往有一个保存期限，过了保存期限以后 往往会进行一个渠道划分，如果这部分档案还有利用价值，则对其进行延期保存， 倘若这部分档案已经没有了利用价值，则会对其进行一个销毁处理，这就是档案 的延期与销毁阶段，它同样存在于档案的信息化管理阶段。 2 运用信息化对档案馆管理模式的影响 2.1 有利于推动档案馆传统管理模式的升级与发展 进入21 世纪以来，我国科技研发能力日益增强，我国在发展的过程中现代科 技产品已经日益普及到每个人的生活和工作过程中。我国在传统档案管理模式中 日益使用互联网应用信息技术，在一定程度上有利于促进我国档案馆管理工作能 够更加便捷的完成。同时，在传统档案馆管理模式中主要靠人力资源进行一定的 管理与发展，在一定程度上不利于促进档案馆管理工作中安全性和保密性得到一 定的保障，而在利用现代信息技术后，在档案馆工作管理过程中对于各种档案信 息进行了一定的处理和分析，使得档案馆管理工作在一定程度上节约大量的人力 和财力成本。例如，在档案馆传统管理过程中，相关查询人员呀查询的过程中通 常需要相当拿着相关证明来查找，而档案馆管理人员在查询的过程中中工作量大， 工作效率慢，在一定程度上不利于促进档案馆管理工作的开展与完善。在信息化 管理模式日益普及的今天，查询人来查询档案信息的过程中只需要档案馆管理员 在电脑上进行一系列简单的操作便可以完成，使得我国档案馆管理模式在信息化 过程中取得了发展与进步。 2.2 有利于提高管理工作人员的素质水平 信息化技术的引进和数字化的档案管理模式，对于管理工作人员来说属于一 种具有先进性和新颖性的管理工作开展要求。这就需要具体参与工作的人员从自 身的素质水平提升的角度入手，积极学习并掌握相应的管理工作方法和管理模式， 这对于管理人员自身来讲，是其个人提高工作能力和水平的重要条件，对于个人 的工作能力提升和工作思路拓宽是非常有积极意义的。 2.3 有利于促进档案共享模式的实现 在传统档案馆管理模式过程中，由于档案馆管理模式主要采用纸质版权管理 同时，同时由于我国档案馆分布的位置较为分散，在一定程度上会造成档案信息 收集和共享的难度增大，不利于我国档案管理工作在更加高效的过程中完成。因 此，在如今我国档案工作管理的过程中应该在使用信息化模式的过程中，使得我 国繁琐的档案管理工作在互联网模式下实现了资源共享的可能性。 3 档案信息化建设方面存在的问题分析 3.1 档案管理的数据组织结构存在问题 不同的档案在来源途径与格式上有着不同的表现，这就使得档案在管理过程 中不能按照统一的格式进行管理，很多档案数据存在的差异性，这对档案的管理 造成不利的影响。档案管理数据组织结构存在的问题主要表现在信息性质、传输 方式和信息内部结构，这样很容易造成信息的缺失，增加档案的复杂性，使得档 案在管理过程中科学性会受到影响，导致档案管理的效果不佳。 3.2 采取的档案管