档案基础业务知识培训资料.pptx

2010年档案培训2010年归档要求1、原则上自主归档为主，如是刚从事档案工作独立完成归档确实有困难的可以提前一个星期给指导科预约一下。2、除了完成文书档案的归档外，还要完成本单位其他类型档案的归档，本年度度检时将着重检查文书档案、设备档案、照片档案、特殊载体档案和实物档案。3、电子政务开通后，必须确保本单位的发文一式两份，加盖公章4、6月底前完成归档工作，8月底前将归档数据和扫描的文件刻盘报送档案局指导科，如果对自己文书档案的归档质量没有把握的，可先将归档的数据交过来先审核，确认后再进行永久、30年档案的扫描。归档说明放在“全宗卷二——档案整理”里，不再需要报送。另外档案工作小结在年检登记表里填写，涉密档案不需要进行扫描。5、为了方便大家对档案工作进行交流,成立了机关档案工作交流群（103934933），学校档案工作交流群，企业档案工作交流群，大家可以加入。档案基础业务知识一、档案的日常管理1、建立综合档案室，要有独立的档案库房。档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开，至少要有单独的档案室，不能与其它杂物放在一起。2、库房的要求： 原来一般都讲“八防”：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫现在要求“十防”: 防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防震、防水（1）防火①配备灭火器等防火设备； ②加强检查，消除发生火灾的一切可能性；③库房内不准有明火，不准吸烟；④库房内不准存放易燃易爆物品。（2）防盗①严格库房管理制度；②节假日和夜间加强保卫；③加装防盗门窗。（3）防潮①配备去湿设备，放置去湿剂；②搞好库房通风，坚持晴天通风，阴天关闭门窗。 （4）防尘①档案入库前除尘；②保持室内清洁卫生；③窗缝隙密封。（5）防光①配备遮光性强的窗帘；②将档案放入卷盒与柜子内。（6）防虫、防霉、防鼠①搞好库房温湿度管理；②柜内放置防蚀驱虫药物；③库房内不准存放任何食物、腐蚀性物品；④搞好档案和库房防疫工作。 （7）防震、防水3、档案设施的配备配备温、湿度测记仪器设备（温湿度表），温、湿度控制设备（空调、除湿机），吸尘器，消防设备（干粉或气体灭火器）及信息化所需的计算机、光盘刻录机、复印机、扫描仪、数码相机、数码摄像机。4、配备符合要求的档案装具（1）有存放全部档案的金属柜架，档案柜架的式样、规格及质量符合国家和省有关规定。（2）档案卷皮、卷盒的式样、规格、质量符合有关规定，档案卷皮、卷盒应为无酸制品。5、档案库房的温、湿度有何要求？档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14～24℃，库房日变化幅度不超过±2℃；相对湿度应控制在45～60%，库房日变化幅度不超过±5%。保存母片的胶片库温度应控制在13～15℃,相对湿度应控制在35～45%。6、档案制度：档案归档制度、档案保管制度、档案统计汇报制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度（包括纸质档案、其他类型档案和档案信息化保密制度）、档案利用制度、档案人员岗位责任制、电子文件归档管理等制度。7、档案的“三纳入”和“四参加”是什么？ “三纳入”是指档案工作纳入单位领导议事日程，纳入单位规章制度及工作流程，纳入单位有关部门和人员的经济责任制或岗位责任制。“四参加”是指档案部门或档案人员参加产品鉴定、科研课题鉴定、建设项目验收、设备开箱等。档案的“三纳入”“四参加”是为了保证档案的完整、准确、系统。8、建立了符合规范要求的全宗卷。（1） 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录、档案来源和价值说明等。 （2） 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、档案整理工作小结等。 （3） 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。 （4） 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。 （5） 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。 （6） 档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。 （7） 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。二、开发利用1、发文汇编： 发文汇集是将本单位的全部发文按文号次序排列而汇集成册的一种一次加工档案编研成果。全部文件是指某一特定时限内的全部文件，一般是以年度为时限，将本单位一个年度内的全部发文（一般是原始文件的重份文件）编成一套汇集（要求在收集时，单位的所有发文应保存两份）。? 发文汇集的特点是材料集中，时间针对性强。它最主要的作用是依据作用，直接查阅利用发文汇集可以代替查阅档案原件。 对于发文比较少的单位，可以一年编一本发文汇集。对于发文比较多的单位，可以