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论现代虚拟办公室的管理模式论文 [摘要]虚拟办公室是信息时代的新潮流，它使得员工能不必依赖工业时代的办公条件，同样可以进行现代化的办公。与传统办公模式相比具有灵活、效率高等特点，是符合现代社会发展的一种先进的办公模式。 [关键词]虚拟办公模式;管理;团队重构 随着经济全球化和信息技术的发展，对有些人而言，工作不再是到办公室去，而是完成一些具体事情，这就是虚拟办公室工作模式。计算机与互联网技术的发展，使我们的学习、生活、工作方式发生了巨大的变化，完全改变了人们工作、学习、交流的习惯。人们已经意识到这种改变正在影响着我们的社会。虚拟办公是信息社会的产物，虚拟办公室是信息时代的一种新办公形式，它有很多种模式，如远程办公模式、在家办公模式、旅馆办公工作模式、完全流动办公模式等。虚拟办公室用计算机网络取代传统的私人办公模式，使得员工不必依赖工业时代的办公条件同样开展业务，能更自由地支配时间，因此备受越来越多的公司和员工的亲睐，已成为信息时代的新潮流。 一、现代虚拟办公室模式的优势 虚拟办公室之所以能迅速成长为信息时代办公的新潮流，源于虚拟办公室和传统的办公方式相比具有很多优势，主要体现在以下几个方面：1.降低办公成本在虚拟办公方式下，取消了大量的私人和公用办公室、档案柜、办公设备。据有关统计资料显示，采用虚拟办公模式至少可以节省15%—18%的办公空间，因为有效地减少了办公空间，不但节省了盖办公楼的费用或租用房屋的租金，而且还减少了为雇员聚集开会、讨论而支付的旅行、办公费用和重新安置员工的费用，它还使得组织有可能减少某些雇员，如秘书、清洁工、电工、建筑工的聘用，从而节约工资和福利支出，有利于降低办公费用。这是越来越多的公司采用这一办公模式的主要原因之一。 2.加快信息汇集和流动 虚拟办公方式下的员工散居在各地，由于采取了先进的信息技术，可以及时地进行信息交流，防止信息滞留，并能很容易地实现信息共享，从而加快了信息汇集和流动。 3.弹性的工作时间促进工作效率 在虚拟办公方式下的员工，不必每天赶着到办公室报到，它可以节省员工每天花在上班途中的时间，从而使员工有更多的时间与客户接触，更灵活地控制自己的时间，提高劳动生产率。 4.节约的时间可以用来更多地与客户进行联系交流在虚拟办公方式下的公司，可以通过计算机网络对员工进行严格而合理的监控，有助于公司建立客户关系档案，可以有效的防止核心员工跳槽而带走客户。此外，由于部分员工分散在各地，能方便地获取各地顾客的信息，更全面地了解顾客，并能及时解决顾客的相关问题和反映顾客的需求，有利于组织获取良好的顾客信息，尽快设计和开发出满足顾客需求的产品和服务。 5.柔性工作制可以获取和留住公司和组织机构所需要的优秀人才虚拟办公方式下员工的招聘，不再受员工居住地及组织机构所在地的限制，员工的.来源更为广泛，这为获取很难招聘到的专业技术人员创造了良好条件，有利于选拔任用人才;同时，还可以防止因公司和组织机构或员工的迁徙而流失公司和组织机构优秀人才。另外，由于员工更多的自由支配时间，也允许优秀人才在公司兼职，公司就有更多途径获得优秀员工。 6.促进环保，节约资源 统计资料显示，在主要大城市，采用虚拟办公的公司员工的行车里程数降低了25%，这样就降低了雇员的相应开支又减低了资源的耗费，减少了废气的污染，有利于环保。 二、现代虚拟办公室管理所面临的问题 尽管虚拟办公室具有很多优点，但它毕竟是一种全新的工作方式。它是否是一种较好的工作方式?虚拟办公室在员工考核、满足感、集体感、合作精神等方面是否有不利影响?研究调查表明，许多员工对虚拟办公感到担忧，对一些人来说听起来很像裁员、部分工作制或者是很虚的“顾问性工作”，他们对自己的工作感到担忧，觉得没有安全感。有些人因为失去日常的社会交往而感到无所适从。一些人害怕打破安逸的家庭生活和高压紧张的工作生活之间的差异。高级员工也不愿意放弃经过多年努力才获得的办公室。电子化的工作似乎带来了这样的问题：那些人与人之间的交往时必须的，它还有使组织分裂的危险，人们开始担心是什么使他们团结在一起。如何保证员工的精力投入和生产率的提高。 虚拟办公室工作模式下由于雇员散居世界各地，可能来自不同的国家、种族和组织存在文化差异，不同语言的员工之间进行交流容易导致大量信息的流失和扭曲，是交流的主要障碍。不同文化的员工在社会化过程，对信息的感知以及某些概念比如最后期限的理解等各方面，均存在着显著地差异。这些最终都会从不同的侧面影响工作的效率和组织目标的实现。 此外，虚拟办公室模式下的雇员之间的交流和沟通，主要依赖于电话、传真、计算机、互联网等技术手段进行远距离的交