现代企业档案管理培训PPT.pptx

深圳海油文档工作培训专用企业文档管理的问题与对策中国人民大学信息资源管理学院 宫晓东E-mail: zuishig@目录企业文件的形成与处理企业文档管理的基本概念建立正确的企业档案意识企业文档管理的基本体制企业文档的区分与类集企业文档管理实务企业文档管理的自动化企业公文的写作与处理一、基本概念（一）文件的概念、特点、作用。1、文件的概念 文件是人类以文字符号的形式记录和传达某种意图或活动情况 的具有特定体式的信息材料。 公文即公务文件，是指机关或以公职身份的个人在公务活动中形成和处理的文件。（在这里，我们所指的文件即公文）2、文件的特点 第一，文件有法定的作者。 第二，文件有法定的权威。 第三，文件有特定的体式。 第四，文件有特定的处理程序。3、文件的作用 第一，信息的记录； 第二，信息的传播； 第三，信息的存贮。一、基本概念（二）文件的划分与文种 发文1、文件的划分 收文 来源和去向 内部文件 上行文 行文关系 下行文 法规性文件文件 平行文 指导性文件 通报性文件 性质、作用 记录性文件 保密文件 保密要求 非密级文件 时限文件 时限要求 非时限文件2、基本文种（1）指导性文件：决定、决议、计划、规划等。（2）规章性文件：条例、规定、规则、办法、章程等。（3）公布性文件：公告、通告、布告、启事、通报、通知、简报等。（4）请示批复性文件：请示、批复、指示等。（5）函类文件：公函等。（6）报告类文件：专题性报告、综合性报告等。（7）会议类文件：开幕词、讲话稿、会议总结、闭幕词、会议记录 会议纪要、会议议程等。（8）合同类文件：合同书、协议书等。（9）财务类文件：台帐、报表、凭证等。二、文件的写作（一）文件写作的基本要求 1、观点正确2、切合实际 （1）明确发文目的。 （2）掌握本单位的具体情况。（3）严格核实材料。 3、正确使用语言文字 （1）用词要准确file:///D:/ddd/%E8%AE%B2%E5%BA%A7/%E6%9C%BA%E5%85%B3%E6%96%87%E4%BB%B6%E8%AE%B2%E5%BA%A7/%E6%96%87%E4%BE%8B1.doc。 （2）语言要简练。 （3）语气要适当。 （4）避免完全口语化文例1.doc。 4、讲求时效5、符合体式要求6、注意正确选择文字的字迹材料和书写材料 （二）文件写作的基本步骤1、了解发文背景，明确发文目的具体内容包括：（1）??? 发文对象（2）??? 发文范围（3）??? 文种选用（4）??? 提炼主题（5）??? 对收文机关的具体要求2、调查研究，收集材料 3、拟写提纲 4、撰写正文（1）??? 突出文件的主题：拟好标题、写好导语、在内容的布局安排和文字的表述上突出文件的主题（2）??? 处理好观点与材料的关系（3）??? 有关事项要交代清楚：人物、时间、事件、会议的名称、地点、所引用的文件的名称等。 5、检查与修改（三）主要文种的写作要点1、决定与决议 决定与决议是领导机关在工作中对某些问题、行为、事项所作出的重要决策，一般都是带有领导性、法规性的文件file:///D:/ddd/%E8%AE%B2%E5%BA%A7/%E6%9C%BA%E5%85%B3%E6%96%87%E4%BB%B6%E8%AE%B2%E5%BA%A7/%E6%96%87%E4%BE%8B2.doc。2、规章类文件 条例、规则、规定、办法、规章等都是为了在工作或社会活动中建立正常的秩序而颁发的规章类文件。 此类文件一般具有四个基本部分：标题、导语、具体条款、附则文例2.doc。3、公布性文件 公布性文件是宣布某个事项、规定，告知收文者某些需要了解的事宜或应当周知的要求时所使用的一类文件。包括：公告、通告、布告、启示、通报、通知、简报等具体文种。公布性文件结构比较灵活文例2.doc。 公布性文件的正文一般由三个部分组成：一是导语，用于阐述发文的根据、目的等；二是事由，即文件要宣布的具体内容；三是结尾，用于说明相关事项。由于公布性文件常常以报刊、张贴等形式与公众直接见面，因此这类文件的语言要通俗，句子宜短不宜长，使其易读、易懂、易记。 公布性文件写作的具体要求：（1）公告。公告一般是较高级别的政府或机关所使用的文种。要求语言庄重，行文简练。不做细节性的叙述和解释。（2）通告。一般对