文件、档案管理制度0001.docxVIP

文件、档案管理制度 目的 对公司质量、 环境和职业健康安全管理体系运行有关的文件进行控制， 确保 各相关场所使用的文件均为有效版本。 范围 适用于与质量、环境和职业健康安全管理体系运行有关的文件的管理。 职责 总经理负责批准发布质量、环境和职业健康安全方针、目标和管理手册、工 作标准。 管理者代表组织管理体系文件的编写，审核管理体系策划输出文件、质量方针、 质量目标、环境方针、目标及管理手册，批准发布程序文件、管理标准、技术标准及 其它管理性文件。 办公室负责管理性文件归口管理，组织文件的编制、发放、评审、更改、换 版及销毁等管理工作。 质检部负责技术文件的编制、发放、评审、更改、换版及销毁等管理工作。 各职能部门负责相关文件的编写、使用和保管等管理工作。 程序内容 文件分类： 第一层次文件：管理手册（包括：方针、目标） ； 第二层次文件：程序文件； 第三层次文件分为四类： a）管理性文件； b）技术性文件； c）合同、报告、记录及其他文件； d）与质量、环境和职业健康安全有关的政策、法规等外来文件。 文件的编号 管理手册： JYL/ X X X （X） –X X X – X X X X 文件发布年号 文件顺序号 文件版本号 体系类型代 号 位数不限） 公司名称代号 注：QEM表示质量、环境管理体系手册。 程序文件： JYL/SP001－2009 SP：程序文件 001 ：程序文件序号 2009 ：发布年号 其它文件： JYL / 文件类别号+顺序号-发布年号 文件类别：管理标准（GL）、工作标准（GZ）、技术标准（JS）、质量计划（ZJ）、 指南（ ZL）、预案（ YA）。 记录： JYL/R + 标准条款编号 +顺序号 4.3 文件的编写、审核、批准 管理体系策划输出文件、方针、目标和手册由办公室协助管理者代表组织 编制，管理者代表审核，总经理批准； 程序文件、管理制度、记录表式及其他管理性文件由办公室组织各职能部 门编写，办公室负责人审核，管理者代表批准； 技术性文件由质检部组织编写，负责人审核，管理者代表批准； 适用的法律、法规由文件获取部门确认，办公室负责发放，具体执行《法 律法规和其他要求的识别与合规性评价程序》 。 文件的归档 文件经批准后， 原版文件由该文件归口管理部门存档， 并按文件的类别填写 《文件清单》进行登记。 《文件清单》中至少应包括文件名称、编号、数量、批 准人/ 日期、生效日期、归档日期等内容。存入软盘的文件也进行归档登记，为 防止文件的丢失， 所有存入软盘的文件均应有备份， 以软盘贮存的文件也应进行 标识。 文件的发放管理 管理体系文件分为“受控”和“非受控”两大类。所有受控文件在文件封 面上加盖表明受控状态的印章， 并注明分发编号。 非受控文件，公司不对其发放、 更改等方面进行控制。 文件归口管理部门按管辖范围建立《文件清单》 ，并注明文件的发放总数 , 为确保文件使用的各场所都得到相关文件的适用版本， 文件的发放、 回收要填写 《文件领用（发放）登记表》 。 文件的评审与更改 每年底或次年初，由办公室组织对管理性文件评审，质检部组织对技术性 文件的评审， 各部门结合平时使用情况进行适时评审， 并根据评审结果， 由文件 归口管理部门按要求统一实 施修改； 文件更改时，归口管理部门填写《文件更改申请（通知）单》 ，经原审批 人进行审批后（如果不是原审批人审批时，应获得审批所需依据的有关背景资 料），文件归口部门负责对相关文件进行更改，并保留更改内容的记录； 所有被更改的原文件由文件归口管理部门收回统一处置，以确保有效文件 的唯一性。 文件的领用 文件使用者在 《文件领用（发放）登记表》中签收，并注明领取文件数量。 因破损而重新领用的文件，分发编号不变，并收回旧文件；因丢失而补发 的文件， 应给予新的分发编号， 并注明已丢失文件的分发编号失效； 文件归口管 理部门作好文件发放签收记录。 文件的保存 各职能部门及时填写受控文件的《文件清单》 ，并妥善保管好本部门的文 件，存放在干燥通风、安全的地方。 办公室和质检部每半年对公司文件保管、使用等情况进行一次检查，以确 保各部门使用的文件均为有效版本并符合要求。 任何人不得在受控文件上乱涂乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、易 于识别和检索。 文件的作废与销毁 所有失效或作废文件由文件管理部门及时从所有发放或使用场所撤出，防 止作废文件的非预期使用。 因某种原因需保留的任何作废文件，由文件管理部门，加盖“保留资料” 印章。 对要销毁或保留的作废文件，由文件管理部门填写《文件销毁（留用）申 请单》，经原审批人批准后，授权相关人员销毁（留用） 。 文件的借阅与复制 借阅管理体系有关的文件， 由文件管理部门负责人批准后， 文件管理人员在 《档案材料借用登记表》