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数码照片档案管理问题研究 摘要：信息化时代为数码照片的管理提供了方便，同时为数码照片管理提出了挑战。本文阐述了数码照片档案管理制度不完善、数码照片归档不规范以及安全保管存在隐患等问题，并有针对性地制定更加有效的对策，以期对提升数码照片档案的管理水平有现实性的指导作用。 关键词：数码照片档案;归档制度;安全保管 数码照片档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的，对国家和社会具有保存价值，并归档保存的数码照片。近几年，许多单位产生的数码照片越来越多，被运用得越来越广泛，但是管理的难度越来越大，存在的问题也越来越突出。因此，必须建立完善的数码照片档案管理制度，规范数码照片归档流程，提高对数码照片档案的管理水平，以便为各项工作服务。 一、数码照片档案管理存在的问题 （一）数码照片归档意识淡薄。有些部门的数码照片是兼职档案员拍摄和整理的，而很多兼职档案员没有经过专业培训，对数码照片的重要性认识不足，不但归档意识淡薄，而且也缺乏数码照片整理的专业知识。其拍摄的数码照片被散乱保存在个人或部门当中，导致数码照片收集不全。（二）缺乏完善的数码照片档案管理制度。由于缺乏具体的数码照片档案管理制度，没有进一步细化数码照片形成部门的职责和归档要求；数码照片的拍摄人员和数码照片管理人员分工不明确，使得拍摄的数码照片质量参差不齐。例如，单位部门举办活动时，一般由宣传科人员拍摄，同时本部门的人也会拍照，由于相机的格式不同，拍摄人的技术水平高低不一，拍摄出的数码照片质量也不同，导致数码照片良莠不齐，有的可以归档，有的无法归档。（三）管理不规范，查阅利用比较困难。数码照片没有经过系统的整理，形成的信息不完整。在查阅利用数码照片时，因为不具备完整的检索条件，查阅者就很难查阅到需要的照片。有的拍摄人员很少对数码照片进行分类整理，有一部分虽然进行了分类和编写照片说明，但非常不规范，分辨率和归档格式不符合归档要求，影响了数码照片的完整性和规范性。例如， 二、数码照片档案管理的研究对策 (一)提高数码照片归档意识。档案部门可以加大对数码照片的宣传力度，同时运用鲜活的照片展（比如职工活动、技术竞赛、知识比赛等的照片），提高职工对数码照片的归档意识；加强拍摄技术指导和数码照片专业知识培训，从基础上、源头上保证数码照片的拍摄质量，使形成数码照片的部门做到及时拍摄、及时整理，规范填写相关照片信息，确保数码照片归档完整。同时，单位要配备先进的数码相机、电脑和刻录机，保证数码照片拍摄质量和数据信息的连续性与可用性。(二)建立数码照片档案规章制度。单位要制定和完善数码照片档案管理制度，明确数码照片的各项要求，以及数码照片形成部门和兼职档案员职责，对产生数码照片的部门例行检查。笔者单位对数码照片档案的具体管理如下：1.建立归档制度。按照数码照片的价值，参照《文书档案归档范围和保管期限》，制定数码照片的归档范围和保管期限。在档案部门的指导下，统一管理，明确数码照片形成部门和个人责任、归档时间、归档要求。档案管理人员与形成数码照片部门经常沟通，并给予指导，要求各部门在活动结束后及时整理重要照片并移交宣传科，宣传科将其定期移交给档案管理部门。2.制定数码照片档案管理办法。为规范数码照片管理，提高管理水平，笔者单位根据《北京市昌平区数码照片档案管理办法》，并结合本单位的工作实际，制定了《北京市昌平区妇幼保健院数码照片档案管理办法》，用于指导数码照片的收集、整理、归档、鉴定和保管等重要工作环节，明确档案管理人员和部门职责，建立监督机制，落实数码照片的档案管理制度。（三）规范数码照片档案管理。1.全面收集数码照片。凡是单位工作活动中直接形成的、具有参考和利用价值的数码照片都应归档保存，如反映单位建筑面貌、领导视察、党政活动、工会活动、科研科教、创新成果等的照片。收集具有代表性的数码照片，筛选出来反映事情全貌、活动过程的数码照片；从数码照片产生源头抓起，收集归档责任到人。拍摄者形成的数码照片连同文字材料要及时移交宣传科，宣传科接收后，按照规定筛选、整理、编写文字说明，定期移交给档案室管理人员，以保证数码照片收集完整。2.鉴定数码照片及存储载体的质量。宣传科人员将数码照片移交到档案部门后，档案管理人员对数码照片进行鉴定，移交的数码照片必须是原图，无添加修改；核对数码照片的图像、文字和内容是否相符，背景信息和文字说明是否完整。同时，宣传科按照要求进行分类存储，移交时将数码照片连同文字说明、电子目录等一起交接，档案部门人员检查存储载体的质量、保存格式、技术参数等。3.分类整理数码照片。数码照片档案包括背景信息和元数据。档案部门要明确要求数码照片格式为JPEG格式，像素为500万（2560×1920），保证载体信