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第四章 纸质档案管理任务一 办公文书档案管理 任务二 企业档案工作任务三 科技档案管理任务四 会计档案管理 任务一 办公文书档案管理 1、文书档案管理程序（1）收集（2）整理（3）保管（4）统计2、操作流程 （1）档案收集 档案的收集工作，是指在档案人员的监督、指导下，按照法律、法规的规定将在工作活动过程中形成的、分散保存在各部门和个人手中具有保存价值的各种门类和载体的历史记录进行收集工作。档案收集工作是一个单位档案室工作的起点和基础，是档案室积累和丰富本单位信息资源的主要手段，因而是一项极其重要的档案业务工作。 （一）档案收集工作的意义 1．是档案业务工作的起点 2．是实现档案集中统一管理的根本途径 3．是积累历史文化财富的重要渠道 任务一 机关文书档案管理2、操作流程 （1）档案收集 （二）档案收集工作的要求根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》要求，结合本单位职能部门和各部门工作实际，编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并报经同级档案管理部门审查同意后执行。1．确保档案的齐全与完整2．符合档案业务规范和标准3．注意收集和掌握重大活动信息任务一 机关文书档案管理2、操作流程 （2）档案整理 档案整理即根据收集来的文件之间内在联系，以方便保管和利用为目的对文件进行价值鉴定、分类、组合、排列、编目、装订装盒、入库上架等一系列条理化的工作。任务一 机关文书档案管理2、操作流程 （3）档案保管 1、概念：档案保管工作是采用专门的技术手段和科学的管理措施，维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命的一项专业性工作。2、内容：①档案装具的管理 ②档案的库房管理 ③档案的流动管理 ④档案辅助设施的管理3、基本原则：①预防为主，防治结合； ②加强重点，照顾一般； ③立足长远，保证当前。任务一 机关文书档案管理2、操作流程 （4）档案统计 1、概念：档案统计就是以表册、数字的形式，反映和揭示档案与档案工作情况的一种管理方法。2、内容：包括对档案室档案及其管理现状的登记和上报各级档案行政管理部门的档案统计年报工作。任务一 机关文书档案管理2、操作流程 （5）档案利用 1、概念：档案利用工作，也叫“档案利用服务”，是档案部门通过一定的方式与方法提供档案，为利用者服务的一项业务工作。2、档案提供利用的方式：①开设阅览室 ②档案外借③函查和电话查询 ④出具档案证明⑤提供咨询服务 ⑥网上查询⑦举办陈列展览任务一 机关文书档案管理二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作 1、档案收集工作：①按照档案管理相关业务规范和标准收集。收集的重点是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的档案。②各种门类和载体的、具有查考价值的原始记录全部收集归档。③收集之前，应确定机关应保存档案的质量、范围、种类、内容、数量、整理情况等，做到心中有数。同时应注意指导收集重大活动档案。④在档案种类方面，既要收集反映行政单位活动的普通档案，还要注意收集科技档案、基建档案等专门档案。⑤在文件载体方面，既应包括纸质文件，也应包括各种特殊载体的材料。要注意收集原稿原件。⑥注意零散文件的收集。⑦注意对撤销机构档案的接收。任务一 机关文书档案管理二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作 2、归档文件材料的范围凡是本单位工作活动中形成的、反映主要职能活动和历史真实面貌的文件材料，均属于档案室的收集范围。此外，还应收集与本单位的档案有关的资料和证据。任务一 机关文书档案管理二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作 归档文件材料的范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；④其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。任务一 机关文书档案管理二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作 不归档文件材料的范围①上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；②本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；③同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；④下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。任务