档案管理工作相关制度.pdf

关于印发档案管理工作相关制度的通知 各科室（部门） ： 为更好地适应本公司发展的需要， 进一步提高档案管理水平， 现将《档案整理归档制度》 、《档案的保管、保密制度》 、《公司档 案人员岗位责任制》 、《档案借阅制度》、《档案统计、鉴定和移交 制度》、《档案利用制度》等相关制度印发给你们，希各科室（部 门）参照执行。 江苏田娘农业科技有限公司 二 00 九年一月 档案整理归档制度 一、本公司建立文件材料的收发登记、承办、运转、借阅及 移交等处理制度，并及时办理，安全保管，随时提供借阅。 二、本公司形成的文件材料由档案室集中处理。 三、实行年度归档制度。 四、归档文件材料能完整、真实反映本公司职能活动，整理 有序，方便查找利用。 五、文件材料形成的次年三月前后，将其目录向档案部门归 档。有关资料及目录一并归档。 六、交接双方在文件资料目录上签字。 档案的保管、保密制度 一、本公司档案室设置必需的档案专用库房和柜架，库房坚 固，有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等 设施。 二、本公司档案室应配置温湿计、去湿机、空调设备和电子 计算机等。 三、案卷多柜存放的绘制案卷存放示意图。 四、本公司建立全宗卷，积累存储本公司案卷的立卷说明、 分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介 绍等材料。 五、本公司档案部门定期组织人员对档案保管的状况进行全 面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取积极 有效措施，保护档案的安全。 六、本公司档案部门必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制 度，确保档案和档案机密的安全。 本公司档案人员岗位责任制 一、贯彻上级档案行政管理部门有关档案工作的方针、政策 和工作规划、部署，执行档案工作的法律、规章和技术标准。 二、集中管理本公司档案。 三、负责对本公司文件材料的收集、整理、立卷、归档等工 作。 四、收集与档案有关的资料。 五、开发档案信息资源，提供档案。 六、档案工作人员具备高中以上文化程度，具有档案专业知 识，保持相对稳定。 档 案 借 阅 制 度 一、查阅本本公司归档的档案，可以直接到档案室调阅。 二、对各类档案均按规定的查阅范围提供利用，查阅人员要 如实说明查档的目的和内容，符合查阅条件的办理手续，方可查 阅。 三、如摘抄、拍照、复制所查档案内容，需经档案管理人员 同意，其中涉密内容需抄录、复制，要经主管领导批准，且只许 在档案室内进行，利用者对其机密内容要负责保密。 四、利用者对所借档案要妥善保管，不准拆卷、抽页、涂改、 圈划、污损等，如发现以上情况，要追究责任，严肃处理。 五、凡借阅档案，借阅者均须真写借阅登记，限限归还。如 需继续使用，应重新办理借阅手续。 六、借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案数 量，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等。 七、利用人员应将利用效果及时向档案部门反馈，为总结规 律、扩大档案宣传积累素材，以更好地提供利用。 档案统计、鉴定和移交制度 一、本公司档案部门应按规定填写档案收进和移出登记簿。 二、准确编写档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。 三、根据国家有关档案保管期限的规定，制定本公司的保管 期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。 四、档案的鉴定工作，应在本公司分管负责人的领导下，由 档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组， 按规定进行。 五、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组