【方案】会务组工作方案.docxVIP

---WORD格式 -- 可编辑 --会务组分工及工作方案一、工作目标及主要任务全力做好有关会务组工作，确保座谈会的顺当进行；主要任务：拟定本组工作方案；负责座谈会的接待工作；负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作；负责预备会议资料；负责座谈会期间各项活动的后勤保证工作；二、人员支配负责人：刘芳三、会务预备（一）场景布置（帮助广告公司）：1. （ 1 ） ---WORD格式 -- 可编辑 -- 会务组分工及工作方案 一、工作目标及主要任务 全力做好有关会务组工作， 确保座谈会的顺当进行； 主要任务：拟定本组工作方案； 负责座谈会的接待工作；负责礼品、纪 念品、签到表、座次牌的设计制作；负责预备会议资料；负责座谈会期间各项活动的后 勤保证工作； 二、人员支配 负责人：刘芳 三、会务预备 （一）场景布置（帮助广告公司） ： 1. （ 1 ） 40 周年华诞展及各专科展牌； （ 2 ）彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、 相关牌匾、 礼炮、鲜花等； （ 3 ）音响的调配； （ 4 ）相关歌曲的预备（国歌、院歌、背景音乐等） ； （ 5 ）新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准 备工作； 6 ）“千人宣言”仪式的预备工作； （ 7 ）颁奖证书的预备； （ 8 ）院庆工作牌的统一制作； （ 2. ABCD 会场座椅的摆放（按不同颜色座椅区分 区，方 3. 摆放主席台； ---- ---WORD格式 -- 可编辑 --4.预备嘉宾名牌；5.预备嘉宾胸花（院外全部嘉宾）、附院院庆小手旗；6.摆放矿泉水；7.预备会议资料及礼品装袋；8.在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏；9.会场卫生间的指示牌（通知资产治理部做好清洁卫生工作）；▲资料袋内物品：（ 1 ）产品介绍（ 2 ）座谈会专题片 DVD（ ---WORD格式 -- 可编辑 -- 4. 预备嘉宾名牌； 5. 预备嘉宾胸花（院外全部嘉宾） 、附院院庆小手旗； 6. 摆放矿泉水； 7. 预备会议资料及礼品装袋； 8. 在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏； 9. 会场卫生间的指示牌（通知资产治理部做好清洁卫生工作） ；▲资料袋内物品： （ 1 ）产品介绍 （ 2 ）座谈会专题片 DVD （ 3 ）座谈会活动手册 （ 4 ）纪念品 （二）嘉宾接待 刘芳 姜芳榕 1. 庆典大会当天提前到大会现场，熟识嘉宾坐席； 2. 迎接嘉宾，指引嘉宾到报处处签到（帮助礼仪小姐及义工）； 3. 帮助嘉宾领取会议资料及礼品，指引嘉宾就坐（帮助礼仪小姐及义工）； 4. 全部嘉宾入场完毕，工作人员到指定区域就坐； 5. 庆典大会终止，工作人员指引嘉宾离场乘车； （三）嘉宾签到 刘芳 1. 负责嘉宾签到（预备嘉宾签名册或签名卷轴） ； 2. 准时核对到会嘉宾名单（预备一份参与庆典嘉宾名单） ； ---- ---WORD格式 -- 可编辑 --3. 预备文房四宝如干，以便有需要的嘉宾题字；4. 负责会议资料及礼品的发放及保管工作；（注：前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾，不再签到及发放资料袋，只在会场摆放议程单张；）（四）应急工作刘芳1.负责因天气等缘由主会场转移工作；2.在附院礼堂做好备用会场的预备工作；3.突发大事的紧急处理（协同院庆活动应急组）；4.现场保健医生及常用药品的预备；5.100由附院员工组成观众预备队伍，约人，在现场观众过少时到场就坐，防止冷场；四、时间支配及分工依据工作内容，会务组分为后勤保证小组、礼品小组，分别负责座谈会前和座谈会期间的全部后勤保证工作， ---WORD格式 -- 可编辑 -- 3. 预备文房四宝如干，以便有需要的嘉宾题字； 4. 负责会议资料及礼品的发放及保管工作； （注：前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾， 不再签到及发放资料袋， 只在会场摆放议程单张； ） （四）应急工作 刘芳 1. 负责因天气等缘由主会场转移工作； 2. 在附院礼堂做好备用会场的预备工作； 3. 突发大事的紧急处理（协同院庆活动应急组） ； 4. 现场保健医生及常用药品的预备； 5. 100 由附院员工组成观众预备队伍，约 人，在现场观众过少时到场就坐，防止冷场； 四、时间支配及分工 依据工作内容，会务组分为后勤保证小组、礼品小组，分别 负责座谈会前和座谈会期间的全部后勤保证工作， 礼品设计、 制作、发放等工作，座谈会接 待、引导工作；详细时间支配及分工 如下表： 时间 工作任务 负责人 工作小组 确认住宿事宜 刘芳 保证小组 11 月 1 日 礼品初步设计 刘芳 礼品小组 11 5 月 日 11 6 月 日 会场确认 刘芳 保证小组 ---- ---WORD格式 -- 可编辑 --交通用车检修刘芳保证小组礼品制作刘芳礼品小组11月 9 日会场环境、交通、医疗、食宿再检查刘芳保证小组会场