行政人员综合技能培训.pptx

行政人员综合技能培训 ;课程总览; 第一部分 职业素质篇;你喜欢谁？; 心态决定一切;秘书：管理、参谋、支持上司工作;;行政人员需要 能量;能力能量：; 第一部分 职业素质篇; 形象礼仪 ;;女性要典雅;仪 表;;礼仪的重要性;结 论;;; 1、不问收入 2、不问年纪 3、不问婚姻家庭 4、不问健康问题 5、不问个人经历 ——不背后议论同行、领导、同事等 ——格调不高的话题不谈 ;;步行礼仪;情景模拟： 赵先生在电梯口遇到了您，请问您该如何引导客户进出电梯？如果是楼梯呢？;小轿车：主人开车时的座位次序 ;小轿车：有专职司机时的座位次序 ;越野车：副驾驶上座，视野和舒适性最佳，车的地盘高安全，后排颠簸 ;乘火车时的座位次序 ; 第二部分 工作技能篇;电话 传真 文件管理 ;;规范拨打电话的流程：;接电话的流程：; 1、时间 2、对方名称 3、对方姓名 4、对方职务 5、通话内容 6、记录人 7、备注; 第二部分 工作技能篇;总体日程安排 出差日程安排 大型活动 突发来访接待 ;;根据月度计划完成;工作日记;固定日程管理（如会议、出差、接待、大型活动等） 突发性日程 （临时性、突发性事件） 1、总体原则 2、经验与技巧 领导出差你要做些什么准备？ 出差前？ 出差中？ 出差后？; 出差前 ?确定出差目的地和日期； ?确认上司出差陪同人 ?与出差地人员沟通，确定日程（如早午晚餐安排、所到地地址、路程时间、接待人等信息）。 ?确定行程，预定机票（选择航空公司、机型及班次）、酒店（上司习惯的酒店、酒店电话、传真） 接/送机人员（明确接送机人的联系方式）； ?完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）。 ?根据上司的习惯，准备出差用物品。 ?拟写授权书并于上司出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件。 出差中： ?在第一时间掌握上司到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。 ?根据上司日程安排，随时通报公司及业务进展情况； ?配合??司授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。 ?根据情况及时与相关人员及上司沟通，及时调整日程安排； 出差后： ?及时向上司汇报出差期间公司内部事务及业务进展； ?出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档； ?向上司认为有必要的合作方致感谢函。 ?各种差旅费用报销； ?跟进业务后续事宜；;名片;; ; 第二部分 工作技能篇; 1、内部、外部会议工作注意事项 2、会议的组织与管理： ◇会前准备 ◇会中协助 ◇会后整理 ;大型会议筹备阶段的会务工作;会议筹备阶段的会务工作;1;会议进行阶段的会务工作; 会议结束阶段的会务工作;会议弊端与防治; 第二部分 工作技能篇;环境管理; 第二部分 工作技能篇; ◆ 什么是公文？ ◆ 公文写作的方法 写作原则 用词特点 ◆主要公文写作要求及技巧 ; 公文是公务文书的简称。它是党政机关、 企事业单位或部门在管理过程中为处理公务而按规定格式制定的书面材料。 ;指挥类公文;通用公文;要求：中心突出、重点明确 阐述透彻、逻辑性强 符合事实、数据说话 如何着手写总结： ● 你都忙了什么？…… ● 怎么做的？…… ● 怎样才能做的更好？…… ● 谁做的比我好？…… ; 第三部分 统筹管理篇; ;时间管理的目标：;1、目标管理 ■要清楚的知道做什么？为什么要做？ 2、工作方法 ■要解决怎么去做的问题？如何更有效的做好？ ◇ 结果导向 ◇ 过程管理 ◇ 复杂的问题简单化 ◇ 模仿+改良=节省时间 ◇ 标准模板; 上班碰到无准备时来到的临时任务…… ;有用的东西定位摆放 当天的事情当天完成 丢弃无用东西要快、要狠。 事后处理，不如事前预防。 通过别人把自己的事情做好。 万事以最小的投入，达到效果。 采取积极的人生