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(完整版)公司文件收发管理制度 收发文件管理制度一、总那么1、为进步办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，依据文书处理的有关规定，结合我企业实际状况，特制定本制度。2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件〔报告、请示、纪要、通知、函件等〕，由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保存一份原件存档。3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应准时进展补发或改用其他方式发送。4、全部由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。5、发文办理工作程序：〔1〕拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要状况属实、观点明确、条理清晰。〔2〕核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进展审查、核对、修改，为签发做好预备。〔3〕会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进展复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。〔4〕签发：以公司名义报送的全部公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。〔5〕发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进展复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、标准，符合要求的文稿由办公室依据领导签署看法成文稿的内容，并对待发文稿进展编注发文字号，确定份数后印制。〔6〕用印：用印是指办公室对已印制好的公文进展盖章。〔7〕存档：在发文办理流程完毕后，档案管理人员根据文书档案的归档要求对所发公文进展存档〔应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到特地的硬盘〕。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁隐秘公文应当进展登记，由二人监销，保证不丧失、不漏销。三、收文管理1、全部发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避开文件挤压，一般应在当天完成送阅。2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。3、外出办公带回的文件及资料应准时向总经理上报或移交办公室，挺直上报总经理的依据总经理指示办理，移交办公室的由办公室依据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保存原件或复印件存档。4、办公室收到文件，应依据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，依据文件内容、总经理批示予以催办。5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，全部文件如需外借或复印必需办理文件借阅手续，经总经理批准前方可借阅。6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其别人，阅读完后应准时交还给档案管理员。7、收文办理工作程序：〔1〕签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司全部公文由办公室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进展收文登记。〔2〕收文登记：收文登记是指对收进的公文进展注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进展分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进展登记。〔3〕拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应依据文件的内容、性质、缓急程度提出办理看法和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。〔4〕批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性看法，并指定办理部门和传阅范围。〔5〕承办：承办是指根据总经理的批办看法，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要仔细准时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。〔6〕催办：催办是指依据总经理的批办看法，由办公室催促承办部门尽快上报办理结果。〔7〕注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。〔8〕存档：在收文办理完毕后，应依据公文的互相联络、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完好。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁隐秘公文应当进展登记，由二人监销保证不丧失、不落销。四、保密文件管理1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、