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文件管理制度 第1页 共6页 归口部门：运营管理部 发布/实施日期:2013-8-12 修订状态/版次：A0 编制单位／人：运管部/高振宁 审核：王涛 批准：向东 (第 PAGE 1页 / 共 10 页) 公司档案管理实施办法 公司档案管理实施办法 第 题目 公司档案管理实施办法 文件编号 起草人 审核人 批准人 批准日期 生效日期 版本 A5 第一条 目的 为加强公司档案管理工作，规范档案管理行为，使公司档案管理工作更加正规化、标准化和示范化，根据国家行业标准与集团、股份公司档案业务标准和技术规范结合公司生产经营的实际情况，特制定本办法。 第二条 适用范围 本办法适用于xx公司所有档案管理工作。 第三条 引用标准和术语 1.本办法所指的归档文件，是指公司在其职能活动中形成的办理完毕应作为档案保存的各种文件资料。 2.档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。随着社会经济的发展，企业档案在规范公司管理、辅助生产经营、维护公司利益、完善法制经济、解决企业纠纷以及追踪产品质量等方面的作用日益增强。 第四条 管理理念 档案室应本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的管理理念，认真贯彻执行国家、自治区档案局及上级单位有关档案工作的法律、法规，依法管理公司档案。 第五条 职责权限 公司档案管理工作实行集中统一管理，在综合办公室下设立档案室，档案管理是公司管理工作的重要组成部分，由公司党委书记与综合办公室为共同负责进行指导、监督和检查；档案室专职档案员负责管理公司各类档案资料，维护档案的完整与安全，有效开展档案开发利用工作；各单位兼职档案员负责整理移交、借查阅各类档案资料。 第六条 岗位职责 1.档案室 1.1认真贯彻执行党和国家及上级单位关于档案工作的法律、法规及有关政策，制定本公司文件材料归档范围及保管权限表，编制档案分类大纲及档案管理工作综合制度（或规定办法）。?? 1.2制定档案的保管、立卷、归档、鉴定、销毁、安全、保密、利用等各类管理制度，逐步实现档案管理正规化、标准化、示范化。 1.3负责对公司各类文件、材料的收集，分类整理，立卷归档，鉴定销毁，统计编目，编辑各类档案资料，积极开发档案信息资源，做好档案利用工作。 1.4组织开展档案知识培训和宣传工作，增强专职、兼职档案员和全体职工的创新意识、档案意识。 1.5对公司档案的安全负责，认真做好保密工作、“八防”工作（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫），保障档案的完整性与安全性，发现对档案有害因素时，要及时上报并采取措施，做到以防为主，防治结合。 1.6监督、检查、指导本公司所属机构的档案工作。 2.专职档案员 2.1认真学习和钻研档案管理中有关法律、法规、规章和业务技术，熟悉公司在生产经营过程中文件材料的形成过程和内部规程，做好本职工作。 2.2定期收集各部门所承办、形成的文件材料，不定期指导和检查各职能部门的归档工作，确保档案的齐全、完整、准确、系统。 2.3编制系统、科学的检索工具，做好档案的借阅、利用登记工作，不断提高档案的利用率，努力使档案最大的限度地发挥社会和经济利益。 2.4负责公司各项档案的收进和移出工作，严格履行交接手续，准确掌握档案全宗、案卷数量及档案的保管期限等。 2.5负责档案室内部整理，档案装具和案卷排放整齐、科学有序，保证库内无灰尘，整洁美观。 2.6明确档案利用工作的目的，积极主动地做好接待工作，不断提高服务质量。 2.7正确处理好利用和保密的关系，增强保密观念，严守公司机密，严格执行借阅、查阅登记要求。 3.兼职档案员 3.1负责本单位日常工作所需资料的借查阅工作。 3.2负责收集并整理移交本单位形成各类资料，对各类资料进行审核，确保移交资料的齐全性和准确性，按时认真负责的做好资料的移交工作，做到不积压或扣留有价值资料。 第七条 具体要求 7.1档案室配备专职档案员，各单位设兼职档案员，由档案室主管领导统一负责，公司各单位应定期或不定期向档案室移交应归档文件、材料，并以此作为考核各部门管理工作的重要内容。 7.2公司在工程建设活动中形成的文书、科技、基建、设备、会计、声像、实物、电子等文件材料立卷，均在档案室统一管理下进行，不得分散保存到各单位或个人，维护档案的完整与安全。 7.3档案工作所需经费纳入公司年度财务开支计划，为档案工作提供必需的经费和物质条件。 7.4档案室库房要具有较强的安全性、实用性，并在库房放置“八防”设施、灭火装置。 7.5档案盒、照片档案册、光盘档案册等装具应符合国家、自治区档案局统一要求，档案须放置在档案专用柜，且应预留10年存储空间，档案存放整洁有序（按编号从左至右，从上到下排列）。 7