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合同管理操作规程 合同管理部门及其职责 1、承办部门是指负责对外签订各类合同的部门，其主要职责是： 1）负责合同的洽谈、起草、流转、报审、变更和终止的具体事务工作。 2）填写《对外签订合同审批单》，按会签流程，送协办部门审核、公司法律顾问审签、总 经理室审批后的意见，负责合同修改。 修改后将正式合同和修改意见一并交办公室核对. 对续签、更改的协议、合同，负责与原件核对。若无更改，且在《对外签订合同审批单》中写清楚与原件相同，无任何变化；若有更改，请在原件更改处保留原话，将要更改的内容用红线划出，以便对照。 负责将合同的复印件转发给协办部门和财务部门，将《对外签订合同审批单》和合同正件交办公室存档。 按合同执行部门提出的意见,及时解决合同履行中发生的问题。 参与合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼。 2、执行部门是指履行合同的部门，其主要职责是： 1）负责跟踪、反馈合同执行情况，建立合同执行台账； 2）及时向合同的承办部门报告合同履行中发生的问题，提出解决问题的建议。 3）在合同执行完毕后一个月内，应提交合同执行报告予承办部门及财务部，并将与合同相关的资 料移交办公室。 3、协办部门是协助履行合同的部门，其主要职责是： 1）根据本部门的职责，提出对合同的可行性及相关专业的要求。 2）在执行过程中，协助执行部门履行合同。 4、办公室对公司合同管理起服务作用，其主要职责是： 1）按承办部门填写的会签单，进行统一编号。 2）负责核对修改后的文本。 3）负责合同及相关资料的收集、保管、整理、归档并建立相应的查、借阅制度。 4）在法定代表人或持有法定代表人授权委托书的代理人签署合同后，负责加盖公司印章。 5、财务部对合同管理起核签和监管作用，其主要职责是： 1）负责公司所有对外经济合同的核签，包括审核合同的标的、付款方法和方式、制约条款及财务 条款的合法性、合理性。 2）参与公司董事长或总经理指定的经济合同谈判和起草。 3）对合同的财务收支、违约制裁等主要经济条款进行全过程监管。 合同的审批 1、公司对外业务，都必须签订书面合同。合同文本做到：结构规范、条款齐全、标的清楚、权责 明晰、内容具体、用词准确。 经济类合同在签订前，承办部门应了解合同对方的主体资格和履约能力，并要求合同对方提供有关资信证明材料，或及时委托有关中介机构进行资信调查，办理合同见证、公证。 承办部门起草的合同文本以及填写的会签单，经办公室编号后按会签流程，送各有关部门、公司法律顾问审签。 承办部门按会签要求修改后的合同文本送至办公室核对后，报副总经理审核，总经理审批同意签章或授权委托签章。 合同的签订 各类合同必须由双方单位的法人代表或其授权代表签署，并提供相应的法人代表证明或授权委托书。 承办部门对对方提供的法人代表证明或授权委托书应核实： 1) 该法人代表与企业营业执照上所载明的法人代表是否相符； 2) 该法人代表证明书所规定的有效期是否足以使其签署与本合同有关的一切法律文件； 3) 该法人代表授权委托书是否规范、有效； 4) 有关的一切法律文件是否加盖公司印章。 合同的执行 执行部门应严格按照合同履行的规则，行使合同中的权利，承担合同规定的义务； 新接物业委托管理合同，在执行完毕后的三个月内，应提交执行报告，并将与委托管理合同相关的资料移交办公室。 在合同履行过程中若须变更（或补充）、或终止合同（执行部门的反馈意见需在执行期限内），仍由承办部门负责具体事务，并按二、三规定执行。 在合同履行过程中，财务部若发现经济条款执行有问题，应及时向公司总经理报告，并提出解决问题的措施经批准后，由承办部门处理。 合同纠纷的解决 合同发生纠纷时，执行部门应及时向承办部门反映。合同纠纷通过协商解决的，协商 结果应形成书面协议；协商不成的，在公司法律顾问协助下，直接向人民法院起诉或向仲裁机 关申请仲裁。 合同纠纷向人民法院起诉或向仲裁机关申请仲裁的，有关法律文书由承办部门起草后， 交公司法律顾问审查后,由公司总经理审批. 合同的归档 合同签订后，合同承办部门应将合同正本交由办公室归档保管，复印件交执行部门。财务部、协办部门及本部门备用。 合同承办部门在合同签订、履行、变更、终止过程中形成的法人代表证明书、备忘录、双方信函、授权书、传真等文件资料也应随合同一并归档。 办公室对已经生效的合同编号登记，建立档案。凡与合同有关的文件资料也应随卷归档保管，并在每年第一季度末，会同财务部统计合同的履约率。 七、合同洽谈权限 1、为加强公司各部门合同洽谈管理的职能，公司对外的各种合同按部室、职能分类起草洽谈，其 主要合同条款，如价格、收付款方式和合同的履行时间等，必须事前经总经理同意。正式签署 合同必须有总经理签名同意，或由总经理事先签署授权委托书委托签章。 2