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(完整word版)合同存档、查阅管理办法 XX有限公司合同档案管理方法一、总那么为进一步优化XX有限公司〔以下简称“公司〞〕合同档案管理，标准日常合同归档、查阅管理，特制订本方法。二、适用本方法适用于管理中心、各子公司、事业部合同归档、查阅相关事宜。三、定义本方法所称“合同〞是指：在公司日常生产、经营、管理等活动中，对内、对外订立的不同性质的协议、资料，包括但不限于以下文件：3.1 人事类：劳动合同、竞业制止协议、保密协议、离任协议等。3.2 经营类：招投标合同、合作协议、市场开发协议、投资协议、融资协议、保险合同、租赁协议等。3.3 购销类：选购合同、供货合同及其补充协议等。3.4 工程类：工程建立合同、工程承包合同、承揽合同、维护保养合同等。3.5 技术类：技术开发合同、技术效劳合同、托付代理合同〔资质申报〕、代理报关协议等。3.6 诉讼类：判决书、调解书、仲裁裁决、起诉状、上诉状等。3.7 其他具备合同性质的文件。四、职责管理中心行政中心，各子公司、事业部印章审核员兼任合同档案管理员，负责日常合同档案管理工作。详细如下：4.1 负责合同归档手续办理、更新《合同档案名目》。4.2 负责合同查阅手续办理、维护《合同档案查阅审批表》。4.3 负责合同档案存档、整理、核对、登记、接交等日常性工作。4.4 工作变动时，应办妥移交手续，列出合同档案移交清单。4.5对管理中心各中心、子公司、事业部的合同档案管理工作进展指导、监视和抽查。4.6 其他合同档案管理事宜。五、归档5.1 合同经我方加盖印章后，合同档案管理员应跟踪合同去向，监视业务经办人员提交存档已经各方盖章之终版合同。5.2 经办人员提交存档合同，合同档案管理员于《合同档案名目》进展更新录入，经办人员于《合同档案名目》签字确认。合同档案管理员应于接收前对合同进展相应的核实工作，确认对方是否已盖章，是否漏页、缺页等。5.3 合同档案管理员将合同档案存放于专用文件柜内，留意防火防潮。存放时，遵循合同的形成规律和特点，分门别类。5.4 合同以原件或正本归档。特别状况不能留存原件或正本的，应将复印件或副本归档，并于《合同档案名目》注明原件或正本所在。六、查阅6.1 需查阅合同档案的人员，应至合同档案管理员处领取《合同档案查阅审批表》，经所在部门主管签批后，方可进展查阅。查阅地点限于公司办公场所内。6.2 合同档案不予外借、扫描，且查阅过程需由合同档案管理员伴随监视。如有复印必要，可进展合同文件的复印。6.3 查阅或复印合同档案时，应确保合同档案的完好性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁。6.4 查阅涉及公司经营决策、进展规划、诉讼文书、重要合同等重要的或应予保密的或尚未依法定程序披露的合同须经总经理批准。6.5查阅合同交还时，合同档案管理员查须当面核对，如发觉遗失或损坏，应马上报告主管领导。七、期限常规性合同档案保管期限为三年，但涉及公司重大经营管理活动和商业机密，对企业经营管理和业务进展有长远利用价值的合同，那么为永久保存。八、惩罚为了确保合同档案的完好与平安，对于发生以下行为之一的人员，公司有权视情赐予通报批判、适当经济惩罚或与其解除劳动合同，构成犯罪的那么转送司法机关严厉?处理。8.1 损毁、丧失或者擅自销毁公司合同档案的；8.2 擅自抄录、复印、公布公司保密合同的；8.3 擅自涂改、篡改、伪造、变造公司合同档案的；8.4 违法违规出卖、倒卖公司合同档案的；8.5 合同档案管理人员、经手人员其他玩忽职守情形的。九、其他9.1 本方法由行政中心负责制订、说明、及修改。9.2 本方法自公布之日起生效。附件1.《合同档案名目》2.《合同档案查阅审批表》行政中心二零一二年五月二日附件1合同档案名目NO.附件2合同档案查阅审批表NO.