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会议管理系统解决方案 一、系统背景 威尔会议管理系统广泛用于企业、政府事业单位、校园等内部会议的管理中。 “预约”解决的是“空间”资源的管理问题，即通过科学有序的安排完成会议室 空间资源的占用。“签到”解决的是“时间”资源的管理问题，创建会议的同时， 主要管理参会人员是否准时参会、退会，通过数据分析形成出勤相关的数据统计。 在企业中，会议管理分为粗放型管理、人工型管理、智能型管理以下三个情 形： 粗放型管理：这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制， 可 以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、 茶水服务、清洁服务）由召集人用传统的电话/QQ等人工通知的方式通知、传达。 这种方式使得会议的协调性比较差，如果需要辅助工作配合，在安排这些工作的 上传下达所浪费的时间很多，影响会议安排，不利于办公效率的提高。 人工型管理：这类管理方式采用由专门的部门或人对会议室的进行安排，所 有会议的召集、相关的会议资源也有此人进行协调。这种方式虽然只有一个人或 一个部门统一管理，但对整个工作流程来说，有依可寻，从而提高了会议室的管 理效率，缺点是对于工作的“痕迹”管理来说，还停留在人工记录或简单的电子 表格记录。 智能型管理：智能触屏设备、移动端应用、后台管理软件联合通用，管理人 员在后台软件上将系统规则和会议相关资料等定义完备，每位员工均可根据实际 需求通过手机端或者后台进行会议的预约， 当成功预约会议且通过审批时，参会 人员会得到一条短信/邮件或手机移动应用的提醒，通知每一位参会人员会议的 起始时间、地点、会议主题等相关信息，并且，在会议室外的设备显示此次会议 的主题、时间、参与人员出勤状况等。整个过程中未出现人与人的直接交互，全 部是人与系统之间的交互，流程准确、规范、科学，节约了时间，提高了效率, 有效的编排了会议室资源并使其得到合理的利用。 二、系统简介 威尔会议管理系统是集预约、签到功能于一体。会议组织人员可通过“预约 大表”一目了然的查找到符合需求的空闲会议室，通过“预览一键式”预约，即 可完成会议室的占用，参会人员只需在会议前进行刷卡签到， 即可完成会议出席 状况的记录统计，无需手工记录及统计。终端签到设备为触摸大屏设备，用于人 员签到、展示会议信息、临时预约会议、签到信息查询等。 会议预约I会议人员身份识别〕带成细:计艱据I会议人员身份识别〕张成址计数据I—?姣计却■ III会谏监拄 会议预约 I会议人员身份识别〕 带成细:计艱据 I会议人员身份识别〕 张成址计数据 I—? 姣计却 ■ III 会谏监拄 三、产品亮点: ?右键预约，一键操作一一用户通过预约大表可直观的看到会议室占用情况， 运 用条件筛选等快捷搜索按钮，可定位出符合开会条件的会议室 feAn IA|b44 vdiW iilUHl .*4H !.■ i話? ft ■腐二 ■ Vil |-?Q|l 3DIV-QK■C ?IHiL S |-?Q |l 3D IV-QK ■ 口 0心盲1氐：珂 it： ip”碎E 4* hr O ； ii- ?灵活配置，分类选型一一用户可自定义会议室的资源及管理人员； 系统提供常 规会议、周期例会、临时会议等多种方式，针对不同的使用情景选择应用不同的 会议类型。 豐||?Eta?u見二HOLilii 逢=心刃?s?导■： 豐||? Eta?u 見二HOLilii 逢=心刃? s?导■：￥别 R*IE ?签到统计，自动分析——参会人员在会议智能终端上刷卡签到后， 系统自动搜 集、传送出勤数据，后台进行统计，形成汇总或明细报表及部门汇总或明细。 MP，a WM wW MtfeR- ■!■ ■ MHW mmb tim ] 会愎砌的It四 I tl * ■ ■知讯 H* 4j ■ ■fl ■ Pl 亘」* n annn[j ?wl ■■ ■ -BTWK ：. ■■ 恵?毛■ iW. jEh-jh 輕7 |Sli J| I.**1 A M-ii AA* If 汁iMi恤 4M4 - -L＞乜鲁勺 ■ B|l BAQI !■ I q Qi | CM 4Q. rt-HH JOIBU lall BH i ■ t n j s 1 6 ■3 ■ EH J MP** t ?證 iRt ，?*#?■轉 ■■■14* ii*ttll u ? A f- ± j Btl s i T ■ 4 fr 4 1 ?f j ia nt 9tiwq|? ■ ■ Ji*Mrlhl-i 5*11 ■1 | ? t * 1 ■ W j Pl? 牡 上知■■ 罰i迫诡 乂?曙ihJxL*和 5 1 I： ■ J ft 4 1 JH ■P J 1* J9IWI 卿?k^ lf|4 1 * t 4 | J B-ii *r? MraAf1