项目设计文件资料管理规定.docxVIP

项目设计文件资料管理规定 1 范围本标准规定了工程设计文件资料的管理方法及相关要求。本标准适用于公司担当的总承包工程、工程设计工程设计过程中产生的文件资料的管理和掌握。2 引用文件08AQS202 工程文件和资料掌握程序05AQS201 工程设计质量掌握程序01AQS306 外来文件和资料管理规定05AQS326 顾客供应的软件产品管理规定05AQS321 工程设计文件编号规定08A314 电子幅员纸、资料对外供应管理规定3 要求及管理方法3.1 本规定为通用要求，工程设计经理及专业负责人可按05AQS201《工程设计质量掌握程序》有关规定并依据工程设计工程特点增减工程文件资料的内容。工程设计文件资料分工程经理卷册和专业负责人卷册〔各专业〕，最终存档工程设计文件资料名目构造如下树形图所示：3.2 专业负责人文件建册管理：第2 页共15页05AQS338-20183.2.1分类建册：各阶段设计开头后，各专业负责人负责其专业设计文件资料的分类建册。分类建册规章参见附表。专业负责人卷册号为XX01-XX99，其中XX代表专业代码。3.2.2专业负责人应为设计文件资料统一编号，编号规章如下：流水号文件分类代码〔见附表〕专业代码单元号：各单元通用为0000阶段号工程号工程号、阶段号、单元号、专业代码参照05AQS321《工程设计文件编号规定》执行；文件分类代码见附表。3.3 工程设计经理文件资料建册管理：3.3.1分类建册：为保证工程文件资料的完好和长期妥当保管，工程文秘应在工程开头后根据便于管理和查阅的原那么为工程设计经理文件资料分类建册，工程设计文件资料分类建册规章参见附表。工程设计经理文档分类建册应用法统一的黑色或白色5CM文件夹和卷册标签。依据存放文件数量的多少，可以顺延增加新册或将多个类型的文件合并入一册〔不同类型文件之间用隔页纸分隔〕，工程经理卷册号为E01~E99，对于难以成册的合同商务文件、设计成品文件和制造厂商设计资料可挺直在文件柜中分类存放。工程文秘应建立工程文件资料卷册存放文件电子名目，并定期打印输出。3.3.2 工程文秘应为工程设计经理文件资料统一编号，工程文件资料编号规章如下：流水号文件分类代码文件流向号〔联络文件用〕单元号：各单元通用为0000阶段号工程号05AQS338-2008 第3页共15页工程号、阶段号、单元号、专业代码参照05AQS321《工程设计文件编号规定》执行；文件分类代码见附表；工程联络文件编号两位文件流向号X/X用于定义文件的发送方及接收方〔工程可自行定义字母代表不同单位，如在工程中定义L代表LPEC，S代表SINOPEC，L/S 代表LPEC发给SINOPEC的联络文件〕。3.4文件管理3.4.1 收存管理：工程施行期间，工程文秘负责工程文件资料的收存管理；各设计专业负责人负责本专业文档的收存管理。工程文秘在收存工程设计合同〔设计工程合同、设计分包合同〕时，应将附件以及招标文件、合同评审文件、付款、变更、索赔等文件共同保存，以保证合同文件的完好性和连续性。工程施行过程中，工程文秘应准时将收存的带签署的纸质文件进展扫描，存放规章同纸版工程文件，以便工程成员用法以及工程完毕后的电子文件归档。工程文件资料的存放方式应便于查阅，其用法和借阅应经相关工程组领导批准。工程文秘应记录工程文件资料收存信息，便利文档查阅。3.4.2 外来文档管理：工程施行期间，工程文秘负责全部外部单位供应文档的接收、分发和收存。对于外来的工程管理文件、工程技术文件和制造厂商资料，接收后应根据质量管理标准05AQS326《顾客供应的软件产品管理规定》对外来文档的完好性和适用性进展验证。工程文秘负责依据01AQS306《外来文件和资料管理规定》和设计经理的处理看法对外来文档进展处理。外来文档在工程施行期间应完好、妥当收存，工程文秘应记录外来文档收存信息，便利文档查阅，并在工程完毕后统一归档。3.4.3 有效版本掌握管理：工程文秘负责整理和发布工程文档有效版本名目，并负责向文档接收方发出文档升版通知，提示避开用法废旧版本。工程文秘负责收存文档的版本交换工作，对废旧版本应注明失效标示并单独存放，待工程完毕后经设计经理批准后统一销毁。鉴于技术缘由，当工程文档带有有效签署的纸版文件和电子版文件不全都时，以纸版文件为准。工程文秘应准时更新工程文档有效版本名目。3.5文件分发3.5.1 工程文秘负责工程文档的外部、内局部发；各设计专业负责人负责本专业文档的内局部发。文档外局部发的范围和份数依据相关合同要求确定，如需对外供应电子版文件，应遵照08A314《电子幅员纸、资料对外供应管理规定》执行；文档内局部发的范围和份数由工程文秘报设