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集团企业邮箱管理制度 PAGE PAGE 1 XX化工集团企业邮箱使用规范及管理制度 一、目的 为了进一步提高公司的信息化工作水平，便于全体员工对外联络工作和各部门间的交流与合作，提高工作效率；为保证公司信息传递的安全、稳定、可靠和正确，特制订本办法。 二、适用范围 1.集团总部所有人员，工厂各科室主管级以上管理人员； 2.技术、营销、财务、统计、仓储物流等人员； 3.其他领导特批人员等。 三、权责 企业邮箱管理员： 1.负责企业邮箱的安全管理和运行秩序维护，对于违反本制度的员工，随时有权停止和取消其服务帐号； 2.负责公司邮件资料的保密工作，定期检查邮箱的使用情况，更新、删除邮箱名单，确保邮箱资料的准确率； 3.根据公司发展的需要和要求，对邮箱设置及时做出调整； 4.及时给各部门提供邮箱各类技术支持，保证各部门工作顺利开展； 5.公司有权对以下邮箱收发情况进行跟踪： （1）已离职的销售人员邮箱； （2）邮箱收发异常，有泄密可能的； （3）邮件来往中发现病毒较多的； （4）公司重要邮箱； （5）其他重要邮件需进行跟踪的。 四、申请流程 1.申请人填写《企业邮箱申请单》，呈部门负责人、邮箱管理员审核； 2.邮箱管理员根据审核情况，设定申请人用户帐户和初始密码； 3.申请人接到邮箱地址后，即为该邮箱的使用责任人，申请人应对其邮箱传播的所有活动和事件负责。 五、具体设置及使用规范： 1.设置规范： （1）企业邮箱登陆地址为: ； （2）用户名:个人邮箱名称以员工名字拼音全写来命名。部门科室邮箱以科室名字全拼命名。后缀@QQ.cn；例：韩梅梅，邮箱名字为：hanmeimei@QQ.cn；人力资源部，邮箱名字为：renliziyuanbu@QQ.cn。用户名严禁改动与调换。 （3）邮箱的初始密码为Asd258，登陆邮箱后必须修改密码为复杂密码，长度为6-16位。 （4）邮箱账户设置中个人信息为：本人真实全名及联系方式； （5）默认个性签名规范如下：（10号字体 加粗 黑色） 河北XX化工集团有限公司 Hebei XX Chemical Group Co.,Ltd xxxx 部（部门名）xxx（姓名） 座机：031X-XXXXXXXX 手机：XXXXXXXXXXX 网址： 地址：石家庄市XX区XX大街9号XXXX大厦A座100层； 2.使用规范： （1）员工发送对外邮件时，必须包含以下内容： A.称谓：包含“先生、女士、部长、经理”等敬称； B.问候语：如“您好！”、“早上好”、“工作辛苦了”等； C.需告知事件的内容描述，描述应具体、明确、简洁； D.告知邮件中的附件个数以及内容描述； E.结束语：如“商祺”、“非常感谢”等，如需回复，应写明：“候复”、“请立即回复”等内容； （2）公司内部书面沟通提倡以电子邮件形式发放，并保留发放记录。以下公司内部电子版文件尽量通过企业邮箱向相关人员发送： A.各类通知、通报等； B.各类报告、工作计划、工作总结、会议纪要等； C.员工通讯录； D.工程技术普及性知识文档； E.其他要求的特殊文件等。 （3）需设立部门邮箱的，其部门主管负责人应安排专人负责邮箱的日常管理维护。以下为需设立部门邮箱的科室车间： XXX 六、企业邮箱具体规定 1.员工的对外往来的公务邮件，原则上必须使用公司统一后缀的邮箱，以提升企业形象； 2.邮箱密码不要使用身份证、生日、卡号、重复或连续等易被他人破译的简单密码。若忘记邮箱密码，及时通知邮箱管理员重新修改更新密码； 3.邮箱用户不得将其帐号、密码转让或出借予他人使用。如用户发现其帐号遭他人非法使用，应立即与邮箱管理员沟通； 4.员工不得利用企业邮箱上传、展示或传播任何虚假的、骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其他任何非法的信息资料； 5.企业邮箱只限于工作业务使用，任何人不得利用其收发私人信件和注册论坛、不良网站等； 6.员工利用企业邮箱群发资料分享的，内容必须符合公司文化和要求，禁止分享与工作无关的文章、图片等； 7.对于部门邮箱，其负责人每个工作日的上午、下午至少各打开一次公司邮箱处理邮件。邮件发送时可设定要求回执，并电话确认对方是否收到； 8.员工离职时，其部门负责人必须及时通知邮箱管理员处理其帐号。销售人员、财务人员、技术人员、各部门主管级及以上岗位人员个人帐号根据需要由专人监管一个月后注销； 9.发现以下情形者，公司有权视情节轻重处以警告、通报批评、罚款等处罚； （1）长期不阅读本人或者部门邮件，导致三次以上重要邮件接收延误的； （2）发送电子邮件未遵守相应保密措施，导致泄密的； （3）使用公司邮箱发布负面信息或诽谤、中伤他人的。 10.本规定自颁布之日起生效，由人力资源部负责解