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给领导发邮件格式范文 6 篇 给领导发邮件格式范文 6 篇 里面提示收件人查看附件 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载 后管理 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 4. 附件数目不宜超过 4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送， 语言的选择和汉字编码 1. 只在必要的时候才使用英文邮件 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中 有外籍人士，应该使用英文邮件交流 ; 如果收件人是其他国家和地区的华人，也应 采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为 乱码天书。 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他 ; 如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。 3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表 达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。 4. 选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或 10 号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。 不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。 不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情 ; 也不要过小， 费神又伤眼睛。 结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋 友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。 1. 签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电 话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过 4 行。你只需将一些必 要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣 传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正 式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在 OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调 用。 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。 字号一般应选择比正文字体小一些。 回复技巧 1. 及时回复 Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的 , 这是 对他人的尊重，理想的回复时间是 2 小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在 一特定时间处理，但一般不要超过 24 小时。 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说收到了，我们 正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云。不要让对方苦苦等待，记住： 及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该设定 自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。 进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要 用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复 交流，浪费资源。 3. 回复不得少于 10 个字 对方给你发来一大段邮件，你确只回