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项目档案的汇总移交及编目 项目档案的汇总移交及编目一、项目档案汇总移交设计、 施工、监理单位在完成各自案卷的编制工作后，应把各自整 理的档案连同案卷目录、移交清单向建设单位移交。工程分 包的，由分包单位向总包单位移交，再由总包单位汇总整理 后向建设单位移交。由于公路建设项目参与单位多，为了便 于建设单位汇总和移交，项目各参建单位在完成项目档案的 编制工作后，可用铅笔编写临时档案号。如果在能把档案号 固定下来的情况下也可编正式档案号。例子：临时档号编制 规则；第一字母表示合同段编号；第二个字母为大类代号： 1—综合性文件， 2—设计文件， 3—监理文件， 4—竣工图表， 5—施工文件， 6—科研文件， ?—设备文件；第三个字母表 示流水序号。例如某项目是由 A 、B 、C 若干个单位分包工 的，A 、B 、C 等分别把各自编制完毕的施工文件、竣工图向 总包单位移交。其编号模式： A ．5— l(A 表示第一合同段； 5 表示施工文件： 1 施工文件的第一卷 )。总包单位应按照项目 档案整理的有关要求，把 A 、B 、 C 若干单位形成的施工文 件按单项、单位工程理顺其排列顺序，归入施工阶段形成的 文件内；把 A 、B 、C 三单位分别编制的竣工图，按设计图 纸的排列顺序理顺，归入竣工图表中。根据工程项目档案形 成特点，需要建设单位在接收施工、设计、监理单位移交的 项目档案后，进行案卷的汇总整理。汇总整理的要求： 1 、 把各单位移交的文件按阶段理顺； 2 、把各施工单位移交的 档案按单项、单位工程理顺特别是建设项目竣工图，要进行 全线竣工图的汇总； 3 、根据本单位的分类编号方案，给已 理顺分类排列顺序的项目档案逐卷编制档案号。使用了计算 机打印的应同时向建设单位移交一份电子文件 ( 电子文件的 移目录交见电子文件的归档管理 ) 。二、项目档案的编目应同 时向建设单位移交一份电子文件 ( 电子文件的移 编目是 固定文件在一个案卷内的位置以及每个案卷在整套项目档 案中的位置工作。其目的：一是能清楚地提示出文件的整理 成果，达到固定排列顺序，反映案卷内的成份和内容；二是 能确切地反映案卷的特征和统一使用的名称、术语、符号。 编目工作可分为：编制页号、档案号、卷内目录、备考表、 案卷封面和档案索引目录等。 l、编页号编页号的目的是为了 巩固卷内文件的顺序和确切地统计案卷内文件材料的数量， 确保其完整性。 装订的案卷一律依序编制页号， 顺序均从“ 1” 开始，一页一号。正面在右下角编号，反面在左下角编号。 每一卷 (册 )一个序号， 均从 1 开始 (不能若干本一个序号 ) 。有 些技术说明书，如果已经是装订成册的出版物并拥有序号， 可以不重新编页号，只需在备考表中说明此卷号的总页数。 案卷采取不装订形式时，案卷内的文件材料要按卷内目录的 次序依次编号。 散件文字材料和 A2 图纸一般应装订成册。 2 、 编写卷内目录卷内目录是对案卷内的每一份文件、图纸有关 事项确切登记的表格，其内容包括：序号、文件编号、责任 者(形成文件单位， 合同是二个单位形成的， 应写签章单位 ) 、 文件材料题名、日期、页次、备注。如果文件形成时对工程 名称填写不准确的，编制卷内目录时要纠正：若会议纪要、 变更通知单中每一份文件没有题名的要拟卷内题名，揭示会 议主题、修改内容等。某些图纸原来已有图纸目