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谈区县建立文件中心 一、区县建立文件中心是 社会 发展 的需求 很多人在文件与档案的概念和文件生命周期 理论 等 问题 上有不同 的看法，我认为不论文件还是档案都是文件运行的不同阶段，只是不同阶 段有不同的管理方式。在我国现行文件由形成单位管理，半现行文件由各 基层档案室管理，非现行文件由档案馆管理。这种松散的管理模式已经跟 不上社会发展的需求，管理的弊端越来越突出，已经成为档案工作发展的 桎梏。 - 区县绝大多数立档单位规模比较小，文件、档案形成数量比较少，但麻 雀虽小五脏俱全，每个单位都要设立档案室，这样就需要至少占用１ - ２ 间办公室，添置设备、配备人员，建立 - 整套的管理程序和 方法 。仅以 石景山区为例， 目前 共有１７０多个 - 、二级档案室，档案室面积３９ ７０多平方米，１９０名档案工作人员。各个单位都要在人力、物力、财 力方面投入，这种多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的 是人力、物力、财力的重复投入，浪费严重。 从目前情况看，档案室工作的水平完全取决于该单位领导者的档案意 识、重视程度和档案工作人员的素质。档案工作是 - 门专业，但绝大多数 的档案员是兼职的，缺少档案专业知识，工作队伍不稳定。如石景山区９ ３％的档案工作人员是兼职的，９９％的档案员无专业知识，专业素质有 待提高，虽经多次专业培训，但距工作要求仍相差甚远，工作人员经常调 换，每年调换率均在２０ - ３０％左右。这些因素造成了档案工作水平较 低。 现代 化管理是档案工作的必然趋势，但目前状况对实现现代化管理 阻力很大。 由于基层单位档案工作队伍不稳定，专业素质有待提高，档案局不加强 培训和具体的指导就无法开展工作。因此基础业务培训和业务指导挤占了 档案局绝大部分时间，使他们无法深入开展业务工作，提高工作水平。同 样由于档案工作队伍专业素质有待提高，很大一部分重复和价值不大的档 案被划定为进馆范围，因此，档案馆在接收进馆档案时工作压力非常大。 现代化管理进程缓慢 文件、档案现代化管理需具有“同一性”和“互换性” ，只有工作水平 基本统一才能达到资源共享。而分散管理，各单位档案室管理水平参差不 齐，要达到资源共享难度非常大，且需要的时间也很长。 文件社会化难度大 随着社会不断前进， 人们的档案意识不断加强， 自我保护意识不断加深， 这些都会促进文件、档案利用需求的不断增加。分散管理给社会利用工作 增加很多麻烦和不便。管理分散，也很难达到 科学 管理的要求，因而不 能满足利用者优质、快捷的服务要求。 建立文件中心，半现行文件脱离形成单位，直接由文件中心管理，能做 到人员专业化、经费专项化、设备专门化、管理科学化；既能减少文件形 成单位多方位投入，又能满足方便利用；既节省人力、物力、财力，又能 减少档案局、档案馆的工作压力，使档案局、馆的工作正常开展；既能实 施科学的鉴定、合理分流文件，又能保证档案馆收藏档案的质量，将管理 活动真正按其 规律 纳入科学管理轨道。文件中心突出的优势是符合高 效、精简、节约的原则，能将松散的“小而全”的机关档案室管理模式迅 速向具有集约化、科学化、社会化、规模化的管理模式转化，大大提高工 作质量，为档案工作更广泛地为社会服务创造了条件。文件中心还可以通 过各区域网， 逐步实现档案信息 网络 化，达到资源共享， 并可为今后 电 子 文件网络传输做好准备。 档案工作生命力的所在就是利用，因此档案工作的出发点和落脚点都必 须是档案的利用工作。旧的管理模式已经不适应需要，就应该建立新的模 式。建立文件中心逐步取代各单位档案室是区县档案工作的发