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秘书实务思考题及答案 秘书实务思索题及答案第一章文字工作思索题及参考答案1.与其别人员的文字工作相比,秘书的文字工作有何特点？答：可以概括为“四性〞：写作活动的受动性、思维形式的抽象性、表达方式的综合性、成文过程的程序性。2.秘书常常需要撰写的文稿主要有哪些？答：(1)各种法定公文。(2)其他通用文书：包括信息简报类的政务简报、状况反映、信访动态等；规章制度类的章程、方法、细那么、规章、公约；工作方案类的月、季、年工作方案,以及专项工作方案如调查提纲、会议预案、某项中心工作施行方案等；工作总结类的年终工作总结、专项工作总结、调查讨论总结等。这些文书除信息简报类外,大多只用于组织内部。(3)商务文书和公关礼仪类文书：包括会谈协议书、商务合同、商务信函以及外贸业务中的各种单证等。公关礼仪文书主要指贺信(电)、喜报、慰问信、表扬信、感谢信、开(闭)幕词等。(4)上司讲话稿，主要有：法定会议的工作报告(如政府工作报告、公司经营情况的报告)、部署工作的讲话、总结表彰大会上的讲话、纪念庆贺大会上的演讲、宣扬发动训练辅导性会议上的演讲、各种礼仪性讲话(如祝酒词、欢送词、答谢词、悼词)等。(5)媒体署名文章：供报刊发表的文章〔通常署本单位领导的名或挺直署单位名)。(6)新闻报道。3.一篇高质量的文稿应当具备哪些特征？答：(1)精确反映上司意图。(2)内容符合法律政策。(3)观点明确、规律严密。(4)内容实在、篇幅简短。(5)语言标准、行文得体。4.简述文稿撰拟的一般过程。答：(1)文稿起草前的预备〔包括思想预备、材料预备、拟定提纲〕。(2)初稿的撰拟。(3)文本的校核、检查和修改。(4)文稿的审核、签发和定稿。5.秘书的文字记录工作包括哪些种类？有何详细要求？答：文字记录工作主要包括：电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、会谈记录、大事记录、上司讲话记录等。详细要求有：〔1〕备好记录工具，预备随时记录，〔2〕培育倾听和推断力量，快速做出记录，〔3〕准时补充和修改，仔细整理记录，〔4〕科学地制作表格。案例分析及参考答案1.下面是一份不合格的公务文书，其中有假设干错误，请在认真阅读的根底上找出错误之处并予以改正，同时写出错误缘由。力扬(中国)贸易公司关于申请专项资金的请示报告省财政厅：力扬(中国)贸易公司是省属的集服装、原材料、电子、化工和副食品等进出口贸易于一体的大型国有企业，目前已拥有多家分公司，总资产近百亿元，在职员工近万人。是国内颇具影响力的贸易公司。其中第四分公司特地经营电器进出口贸易。自参加世贸组织以来，伴随着对外贸易的日趋活泼和城乡人民生活程度的提高，第五分公司现有的生产规模已经不能满足市场的需求。为促使企业更好地进展，恳请省财政厅划拨专项资金两千万元。有无不妥，请批示。力扬(中国)贸易公司2011年5月10日答：〔1〕标题错误。应改为“力扬(中国)贸易公司关于划拨专项资金的请示〞。〔2〕主送机关错误。财政厅与公司之间没有隶属关系，请示只能对挺直上级机关。〔3〕标点符号错误。第一处句号应当改为逗号。〔4〕第四分公司局部的内容应删除，与主体没有亲密关系。〔5〕申请理由和根据不够充分，需要再补充。〔6〕数字用法不正确。“两千万元〞应改为“2000万元〞。〔7〕完毕语不当，应另起一段写“妥否，请批复。〞〔8〕落款日期错误，应写“二○一一年五月十日〞。2.下面案例中何秘书的教训对我们有什么启示？请结合案例谈谈秘书写作有什么特点。用文学手法撰写工作总结某县茶叶公司的上级主管部门催报年度工作总结。为此,该公司的徐经理召开各职能部门负责人会议,集体回忆、总结一年来的工作状况。经理办公室的何秘书被指名担当会议记录,并负责起草公司年度工作总结。为了写好总结,何秘书除了仔细记录会议发言外,还做了一系列的预备工作：翻阅上级文件,查找有关资料；召集业务人员座谈,走访有关负责人；搜集有关统计数据,核对某些事实……其间,有不少同志建议,党员的模范作用要作为总结的重点,特殊是党员老王同志在负责商业大楼基建过程中节省资金二万多元的事迹,应在总结中多书几笔。何秘书过去没有写过工作总结,也未受过公文写作的特地训练。但他认为,工作总结是综合性很强的文章,不仅材料要有劝说力,而且语言要生动感人,不妨采纳文学手法。于是,他根据拟定的提纲,连续五天闭门谢客,用心写作。当写到党员老王同志兢兢业业工作、节省基建资金二万多元时,何秘书的文学激情油然而生,便对老王的肖像用力描写：“他中等身材,穿着一件褪了色的灰色中山装。前额宽大,双鬓泛白,眉峰紧蹙,目光深沉,从那炯炯有光的眼神里,人们不难看出一种坚忍不拔的气概。〞为了使老王的事迹催人泪下,何秘书又虚构出一段老王不徇私情处理侄儿的情节,并采纳褒贬结合的形式,对叔