秘书实务整理.docx

秘书实务整理 6.1秘书的日常事务工作6.1.1 进步工作效率和时间管理(工作方法,一般出面试题)(一) 工作支配根据“优先挨次〞或“轻重缓急〞处理工作A 紧急且重要的事B 紧急但并不重要的事C 不紧急但重要的事D 不紧急也不重要应按A B C D 的挨次处理面试一收到2份重要文件，如何处理？1 内容不同，处理方法不同2 分轻重缓急，按程序处理3 文件有四种状况〔1〕办文〔2〕办事〔3〕办会〔4〕传阅，纵式传阅文书处理要点：〔1〕P107 发出文件的处理方法：草拟审核签发复核缮印校对用印登记分发〔2〕P108 收到文件的处理方法：签收拆封登记审核传阅拟办批办承办二接到总经理和副总经理们的电话，同时又有一个来访者，如何处理？1 事多且急，但要忙而不乱，工作有序2 按轻重缓急，将事情排序，按领导要求办3 理清思路，镇静应对，留意记录三假如你是公司经理的秘书，你的上司正在与客人谈话，有人大电话来找他，你告知对方，上司怒目前不在，但对方说有急事，你说去联络看看，然后，你征询了上司的看法答：〔1〕要把谁大电话来，有什么事，写在便条纸上，〔2〕征求上司看法时，尽量不要让面谈的客人知道重点支配领导日程的原那么〔重点〕1 注重时效，不搞形式主义2 留意张弛有度，劳逸结合3 要留有充分的机动时间4 要充分敬重领导本人的看法5 要留意保守机密P459 答案答：支配领导日程的原那么：1 注重时效，不搞形式主义 2 留意张弛有度，劳逸结合 3 要留有充分的机动时间 4 要充分敬重领导本人的看法 5 要留意保守机密〔1〕参与各种礼仪性活动过多〔2〕领导的主要职责是决策和用人，领导应集中精力抓大事6.1.2一、某机关办公室要进展办公室设计，在设计办公室之前，要理解哪些根本状况？1 小办公室：领导办公室在最里面，秘书办公室在领导办公室的旁边，复印与打印机离领导办公室远一些，接待与会客室靠近前台处。大办公室领导在最里面，用玻璃隔开2 理解办公室需要配置的器械，如桌椅、电脑和电话等，便于空间支配3 考虑办公室的物理环境因素，如温度、照明、颜色和噪声等二、某机关办公室要进展办公室颜色设计，请你说出留意要点1 心理学家认为，冷色系列〔白色、兰色〕给人以安静、凉快的感觉，使人心情稳定，暖色系列〔红色、橙色等〕给人以喜悦、暖和的感觉，产生热闹、刺激的效果2 行政机关办公室是工作的地方，对环境的要求要表达宁静的秩序，一般应当用冷色系，如墙壁、灯光以白色为宜，用法白色可以使办公室更加光明。3 可以通过墙壁上的装饰和室内的花卉，搭配出暖色，让人布满精神与工作热情。三、桌面整理道具：文件柜书报架四屉或五屉的办公桌〔其中1-2个上锁〕桌面物品电脑电话文具盒各种笔花瓶墨水瓶化装品小镜子回型针剪刀介绍信公章印章报纸杂志文件信封信纸台历台灯软盘操作要求：作为经理的秘书，依据所给物品，请支配物品答：1 电脑放在桌面右侧，台灯和电话放在左侧，台历放中间偏右前方，各种文具要放在文具盒内，文具盒放在中间偏作前方2 重要文件及贵重物品如公章、印盒、信封、信纸、软盘放在靠近身边加锁的抽屉里。化装品，小镜子等私人用品，放在[旁侧加锁抽屉内。3 墨水、胶水等放在不加锁的下面的抽屉内4 报纸杂志整理后，放在书报架上规定的位置5 处理过的文件整理后放在文件柜内6 花盆应按公司统一规定放置，以美观不阻塞交通为宜7 钟表靠墙放邮件处理1 公司负责人信件，财务科通知进展登记，私人信件〔职工收件〕，广告宣扬品不要登记2 总经理亲启件不能拆开，将原件放在总经理办公桌上3 公司负责人信件要用剪刀按正确的方法拆开，拿出来后不怜悯况处理，投诉信在信访登记本上登记，指定专人处理〔分管部门的人员来处理，登记本上注明〕4 财务科通知送交财务部门处理5 职工信件放在固定的位置，待交本人6 广告宣扬品，秘书可自行处理题目：场景、道具、操作同上，又多加了公司负责人收件〔内容分别为要求合作和询问信息〕2件工商管理局来文一件税务局来文2份电话帐单1份报纸杂志假设干答案：1 公司负责人、工商、税务局登记2 要求合作的信交总经理批示3 询问信息的信，秘书自己回复4 工商、税务来文，剪开，阅读后填文件处理单，并注明送主管领导指示后处理5 话费帐单交财务科处理6.2 接待工作接待的预备工作一、作好接待工作的环境预备〔硬环境软环境〕二、作好接待工作的物质预备〔必备物品帮助物品〕三、作好接待工作的心理预备接待预约来访者的程序〔1 亲切迎客2 热情待客 3 礼貌送客〕接待未预约来访者的程序题目1 来访者身份：1 与公司有合作关系的业务代表 2 已辞退但要求复工的员工答：提示秘书要与来访者初步接触，推断或