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秘书案例分析(情景题) 人物：高叶总经理助理王民宏远公司总经理谭平总经理办公室文员刘建立备选购部经理孙悦设备选购员陈宏财务总监物品：选购方案、领导任务单、政府选购任务书、会议室一间、来访者登记卡样板、布告板一个、企业产品宣扬册假设干、小型会议条幅(公司办公设备和家具选购方案协调会) 情景一(公司会议室)(高叶主持一个协调会，后面挂着会标，到会者有谭、刘、孙、陈、苏)高：今日我们来开一个协调会，两天前王总给我下达了一个任务单，我公司的接待区需要重新装饰，为了适应公司的进展需要，我们首先碰一下接待区所需选购的各种物品，在此根底上，写出选购方案，做出选购预算。事先我已请行政部和总经理办公室广泛征求公司各部门的看法，如今我们将状况汇总一下。我先提示大家几点，我们需要选购的物品要充分考虑实际的需求和与原来设备的匹配，同时要考虑到公司财务承受的力量，以及售后效劳等问题。谁先谈谈?苏：公司要对接待区重新布置，我们尽可能让它比拟完善，如今需要增设欢送来访者的信息板，一般的布告板，假如可能应建立来访者卡、证的登记系统，并要在适宜的位置安装录像探头等监视系统，还有各种展现架和资料报刊架。高：特别好，请你们将需要订购的物品写成书面报告提交上来，为制定整体的选购方案供应资料。孙：我们在制定选购预算之前需要对多家供货商进展比拟，要充分比拟设备的性能、价格、付费方式。高：还要考虑交货时间和有关售后效劳问题。公司考虑将公司的选购工程参加到由市政府选购中心主持的公开选购的活动中去。苏：昨天我已经将预备提交选购中心的任务书上报给了总理经办公室。高：我看了，但是中间还有一些问题，比方你没有写清招标文件出售的详细时间和地点，询标的详细时间与地点。苏：是吗，那可能是钟秘书他们忽略了。我让他们重做一份尽快报总经理办公室。高：请你们同时将政府选购的招、投标程序写出一份报给我。陈：关于办公设备和用品的选购经费事先肯定要做出具体的预算，公司最近流淌资金比拟紧急，因此，接待区的重新装饰和布局应当立求简洁、有用，有些一时达不到的功能不必强求。苏：我们既然重新装修一次还是应当力求功能齐全，跟上时代，要不还有什么意义。陈：我的意思是说，要简洁务实，像你们说的什么展式架、录像探头有必要吗?苏：怎么没有必要呀，你去别家公司看看，哪家不是这样呀。陈：反正花的不是你自己的钱，没人知道心疼。高：大家都是为了把公司的事情做得更好，并不是为个人的利益，所以简朴务实和与时俱进都是很必要的，什么肯定要买，什么可以量力而行过一段再买，等我们预算出来大家可以再协商争论。下面大家议一议财务预算的详细详情。(淡出)情景二(在公司的仓库房，高正在带着选购人员对所购的设备和办公用品逐一检查验货) 高：小孙，你那边检查的进货的型号、数量、规格都没有什么问题吧?孙：没问题，我逐一清点，而且开包抽查了几个箱子，质量还不错。高：那好，你把这些发票、单据送到财务，把这个后续的贷款支票开出来交给厂家。情景三(高叶办公室，电话铃响)高：喂，你好，我是高叶。陈总监吗?你说前两天选购的办公设备用品的发票有问题。哪出问题了?是货物的单价和原来的不一样，我审的时候没太留意。那怎么办呀?好吧，我让选购部尽快跟供给商联络一下。(重新拿起电话给钟秘书打电话)高：钟秘书，请你帮我找出前几天设备购置的相关档案资料，特殊是将其中的订货单、交货单和发票的复印件尽快给我送过来。什么?你没有将这些东西复印，我没告知你?莫非你不知道这些东西都是要必需复印存档的吗?连这么点根本常识都没有还做什么秘书?(扔下电话淡出)1、可以主持好协调会，启发和引导大家主动地进展看法。对2、在商讨重要会议议题前，可以提早通知有关部门依据会议议题广泛搜集看法，做好会前的相关预备。对3、在会议组织中，可以引导会议，先提出上些建立性的看法，供大家参考。对4、对于下属供应的有用信息留意准时确实认和形成书面文字。对5、知道在办公用品的选购方案和预算中考虑交货的时间和售后效劳有关的详情问题。对6、可以检查出政府选购的招标文书中所存在的问题(如没有写清招标文件的出售时间和地点、询标的时间和地点)。对7、可以在开展参加政府选购工程之前，主动理解政府选购招、投标的主要内容。对8、在与会人员发生冲突冲突时，可以限制影响会议决议的行为，尽量消退沟通的障碍，以保证团队成员的沟通，尽可能的有效和谐。对9、在会议主持中以问题为导向，不断引导与会者形成争论的结论。对10、在办公设备和用品进货时，可以带着下属仔细核查数量，但未能仔细地检查相关的票据错误。错11、没有事先提示下属将设备选购的相关票据复印存档。错12、在下属工作出现破绽和问题时，不能耐烦地指导下属，看法比拟简洁粗暴。错场景：公司会议室、秘书办公室、经理办