档案系统培训讲义.doc.docx

档案管理系统（文书档案）培训讲义 归档整理 本功能涉及的用户角色为归档部门归档人员或档案管理员。 归档整理功能涉及到的功能按钮及其定义如下： 表1 ?归档整理涉及的功能按钮 按钮名称 按钮描述 新建件 新建以件为单位的档案条目 所有件 选中当前页面中全部以件为单位的档案条目 所有 选中当前页面中全部的档案条目 无 取消所有选中的档案条目 关键字选择 模糊选择著录项中包含关键字的档案条目 数据筛选 精确筛选符合搜索条件的档案条目 生成档号 生成选中的件或卷条目的档号 删除档号 删除选中的件或卷条目的档号 装盒 根据实体档案装盒惜况，将对应的件或卷条U在系统中进行 记录，方便借阅时查找 打印档案交接文据 打印移交时信息 打印企业档案LI录 打印件条目的目录信息 打印盒内目录 打印盒内条目目录 打印盒内备考表 打印盒内备考表 保存 保存当前新建档案条目，不提交流程 保存并著录下一条 保存当前所建档案条目并著录下一条，不提交流程  保存并提交流程 保存当前所建档案条目并提交流程 删除 将点选的件或卷条目删除 归档移交 将完成整理的条目提交流程 归档整理功能用于归档部门归档人员对电子条LI所对应的实体进行整理。 “待移交条I」”显示待移交的条LI。 “待移交条I」（未生成档号）”显示未生成档号的待移交条Lh “待移交条I」（已生成档号）”显示已生成档号的待移交条LI。 “已移交盒”显示已交的盒信息。 “已移交批次”显示已移交的批次信息。 “已移交条L1”显示已移交的条LI信息。 “已移交条I」（未生成档号）”显示已移交的未生成档号条忖信息。 HS?K HRfW KMKfB 融“也38^ tw±x MF0UI 上伟 Xpg吗 HS?K HRfW KMKfB 融“也 38^ tw±x MF0UI 上伟 X pg吗 ^EfS^D :-i^ax -p -lit,乃日J： G一丿加曲M占为UH気It-Gaxa Wt jW*# I?tt rCifcfi W3 9 .Lea Xi! W4 s ?珂岌0 I 严船SH ? ?」?口 ir —枷?) Lcjasttw km ■楝s ..”毁沁 jgaw 幼 □; 2仆 ■篡 awn 文件日aa 33■验 a ■ ERMS w fnr 2(W-1001 1* 五年 2009 # 1 20 - 1 ?归档部门归档人员可点击“收集整理”一“归档整理”进入如上图所示 的操作界面。 归档部门归档人员首先需要选择进行整理的档案类别。 归档部门归档人员请通过此处的标签页选择待整理的条LI类别。 归档部门归档人员可通过操作按钮实现系统功能。 注：归档部门归档人员负责生成档号、负责装盒。 直接归档流程： 收集整理-归档整理-新建件-进入著录项信息 新建件 点击“新建件”后，出现如下图所示界面。用户请在条目著 录区域填写条目的著录项信息；在电子文件添加区域选择附件并 点击“上传”；在工作交接区域体现岀流程信息，最后在最上面 按钮区域点击相应的按钮，完成新建件的操作。点击“保存并返 回”按钮，可保存当前录入的档案条目，并返回主页面；点击“保 存并著录下一条”按钮，可保存当前录入的档案条目，并且在此 基础上继续录入下一条档案信息。 IB保再并返回 S図存疔若求下一系 勺足回 产W 产W koi 交小 i2Bt一比加电/艾样 交小 i2Bt 丈件名 电子文件添加区域 文忡数? o上住JE 文忡数? o I ?? 上传J 工荒站记玄 工作交接区域 脸 诗旧右沁 二I 物虧辿 乂 奖I软HB ?5贡盼：20 ▼ S 心号 A8H iLan 存披Z 王册 tre日u Wit oicot 20QC3PI an cheap KU 注： 题名：照直录入文件标题，文件无标题或标题含义不明， 应根据文件内容重新拟写题名 全宗号：系统自带，不用录入HRBSH 类别号：W01综合类，W02合同类，系统自带，不用录入 责任者：填写文件的作者，即对文件负有责任的单位或个人。公 文以落款盖章的单位为准，填写单位全称。个人责任者一般只著录姓 名，必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责，并置于（）号内。 文件日期：填写文件材料形成H期。也就是公章下面的日期。 归档单位：负责整理和归档的单位或部门 保管期限：对档案划定的存留年限。文书档案分为永久、30年、 10年。 密级：根据文件上的密级设定来选择。 年度：系统默认为文件日期的年度，可人工改为文件针对的年度。 如：跨年度的请示与批复，应填写批复年度；跨年度规划、计划，应 填写文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，应填写文件 内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算应填写针对年度；跨年 度的会议文件，一般可填写会议召开的年度；法规性文件应填写公布 或批准年度。如果要归入以前年度的遗留档案可把年