物资采购领用管理制度.docx

物资采购领用管理制度 为了进一步加强公司接待物资管理，健全物资选购流程，监视和掌握不必要的开支，保证物资选购工作的正常化、标准化，特制定此制度。一、管理范围：本制度所称接待物资指经公司批准，由总裁办挺直批量购置或定制的特地用于对外公关工作或业务交往，以公司名义向有关单位、个人馈赠的纪念物品〔其他部门因工作需要定制和赠送的纪念物品不含在内〕、过节物资、款待用香烟、酒水、茶叶以及董事会需要采买的其他物品等。二、管理职责：2.1 组织施行本制度的责任部门是总裁办。2.2 总裁办设置专职仓库保管员，其职能是对所选购的物资验收入库、领用发放施行监视和管理。三、选购原那么3.1 依据公司的实际状况，结合所选购的物资用处和范围，本制度适用范围内的选购业务统一由总裁办负责详细办理，其他部门或人员不得自行选购。全部选购事务由总裁办主任统一协调、支配。3.2 总裁办在购置、定制物资时应当遵循“货比三家，质优价廉〞的原那么，选购申请＜5000元，必需查找三家以上供货方比价择优选择，以最大限度地进步资金的用法效率。3.3 急用、小金额突发性选购可以通过“钉钉〞管理系统申请后先行购置，购回物品经总裁办验收后再到财务部报销。3.4 选购物资原那么上一律要求供给商供应发票，特别状况下无法供应发票者与财务人员沟通后遵循财务管理制度处理。四、选购程序4.1 公司全部选购均须按以下流程完成：搜集信息〔申请〕、询价、比价、议价、评估、索样、打算、定购、催交、收货检验、入库、整理付款。4.3 每月25日，物资保管专员依据库存状况，根据公司接待需求准时补充库存。4.4 物资选购坚持谁需要谁申报的原那么，于每月25日申报下月物资方案，每月10日申报当月补充方案，临时性选购每月不得超过两次。4.5 选购申请人依据实际需要，确定一种或几种物资，到总裁办领取“选购申请单〞并根据规定格式仔细填写，选购申请单填写保证清楚可阅读，内容完好。并逐级递交公司领导审核批准后，由总裁办指派人员进展实际选购。填写不标准，导致无法确认请购物资须知信息的，总裁办有权回绝选购。4.6 总裁办在接收申购单时应遵循无方案不选购；需求缘由不清楚不选购；通知物资保管专员核查申购物资是否有存库，已超储的物资不选购。4.7 总裁办指派专人负责详细选购事宜，选购前应仔细批阅申购单的品名、规格、数量、名称遇到问题应准时的与申购部门/人沟通。对于申购部门/人需求的物资如有本钱较低的替代品可以推举选购替代品〔但必需与申购部门/人协商〕。对于急需的申购工程总裁办应优先处理，无法按时购置的物资应准时通知申购部门/人。4.8 单一、固定或长期合作的选购或指定选购厂家及品牌的产品由申购部门/人作出书面说明及该供给商的具体资料，总裁办对供给方的供货力量评估后，与其签订购销合同。4.9 总裁办应当对供给方的供给力量、交货时间及产品或效劳质量进展确认。全部选购工程必需向生产厂家或效劳商挺直询价，原那么上不通过其代理或各种中介机构询价。五、入库保管5.1 总裁办物资专管人员在物资购置回公司或供给商按商定将物资交付公司时，首先办理入库手续，对比申请及送货单检验货物的品名、规格型号、质量、数量及金额是否全都，并检查好物品的规格、质量，做到数量、规格、品种、价格精确无误，质量完好，配套齐全，并在入库登记簿上共同签字确认。假如验收不合格，不予入库，并准时联络供给商妥当处理。5.2 物资入库，要根据不同的类型、规格、功能和要求，分类、分别相应位置储存，仓库物资应保证数量精确、价格不串。5.3 精细、易碎及贵重货物要轻拿轻放。严禁挤压、碰撞，倒置，要做到妥当保存，其中贵重物品应入公司内小仓库保存，以防盗窃。5.4 物资入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用处、数量和金额，并照实填写物资出库台账，做到账物相符。如因主观缘由出现账物不符的那么根据物品同等价格进展赔偿，并做出书面检查。5.5 总裁办专管人员要每月末对库存物资进展全面盘点，并将盘点后的物资台账报总裁办负责人。在物资缺乏时应准时向总裁办负责人报告，准时提出补充选购需求。5.6 总裁办专管人员换岗或离岗时，应将账物盘点清晰后随入库单、出库单、出库台账一并移交下一任专管人员。5.7 总裁办专管人员的职责是负责保管，未经公司领导批准，不得发放。总裁办专管人员因其他缘由不在时，应由总裁办负责人或由其支配总裁办其别人员代管，在专管人员到岗后马上与代管人员核查帐物，以免出现账物不符。代管人员在代管期间不履行职责的，出现账物不符的由代管人员挺直担当经济责任。六、领用原那么选购申请单6.1 物资办理入库后，由总裁办通知物资申购部门/人准时领用。由申购部门/人填写领用单并经相关责任人签字后自行到仓库领取。6.2 物资保管专员严格执行凭领用