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OA办公系统开发项目立项报告 项目编号：FPSC0015-10 负责人：肖开波 日期：2021-03-09 第 1 页 共 3 页 OA办公系统开发项目立项报告 在现今社会公司要快速发展必须提高员工的工作效率，工作的提高必定离不开信息化的高度建设，为提高公司员工的工作效率并能节约办工成本现提出开发OA办公系统的需求。 1、项目指导思想 以“提高工作效率、节约办工成本”为指导思想 2、项目目的 2.1无纸化办公：通过OA办公管理系统的导入对现有日常办公中的信息发布、内部通信、流程审批、文档管理、企业管理（人事、资产、会议、车辆、考勤）、分布式办公等进行统一信息化管理，真正意义上实现无纸化办公。 2.2节约运营成本：改善了公司信息及公文流转的效率。以前用纸张逐个部门找人签字的繁琐工作，现在可以通过OA系统快速解决；以前各基地间需要靠传真花上几天时间完成的审批程序，现在也可以利用OA即时解决。减少报销时间、减少纸张用量，完善文档管理，完善人力资源档案、提高办公效率。 2.3增强领导监控能力：强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题并及时解决，从而减少差错、防止低效办公。 2.4管理公司有形、无形资产，初步实现知识管理：通过极品系统办公平台办公用品、图书管理车辆管理等管理组织的有形资产避免流失；员工的工作经验和技术技能，不断积累，将成为组织中强大的共享资源，通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率，也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误，初步实现对组织无形(业务信息、知识)资产的管理，为公司进一步进行知识管理打好良好的基础。 3、现状描述 3.1所有资料、文档管理、审批等都使用最原始纸字流程，导致纸张的大量浪费。 3.2审批必须由专人负责，同时必须所有领导签字，致使审批时间过长，时间大量浪费。 3.3公司没有一个协助资源共享平台技术交流、资源共享只能单对单传递无法做到资源 共享。 3.4公司技术文档、问题解决后没有对故障情况进行分析汇总不便于知识的积累 项目编号：FPSC0015-10 负责人：肖开波 日期：2021-03-09 第 2 页 共 3 页 3.5公司会议室、投影仪及商务车没有专门的审批流程不便于统一安排管理 4、改善方案 4.1对所有审批流程进行分类管控并重新梳理审批流程，借用INFO平台建立专属于苏州工厂的审批流程平台。 4.2对所有公司文件、部门文件、管理文件等分类整理并统一存放在INFO的文档系统中并建立查询权限。 4.3建立知识库管理系统，要求将各部门处理异常的问题解决方法进行整理上传整理建立查询，方便知识的积累。 4.4修改INFO中资源管理对苏州工厂办公室、商务车及投影仪进行统一管控让所有人都可查询使用状态。 5、项目带来的预估经济效益 5.1直接收益： 5.1.1减少纸张浪费 以2021年2月用纸量来计算6800÷0.055＝123636.36（张）预计可节约用纸10% 。 123636.36×10%=12363.6(张) 5.1.2减少审批流程 以正常财务报销流程审批流程为例（经理―总监―分管副总―总经理―财务副总―会计―出纳）一般报销时间为3个工作日 8×3＝24小时 导入OA系统后预计可节约时间 16个小时。举例说明：如果每天有30个报销审批流程那么累计节约工时16×30×100＝48000小时，相当于节约人力48000÷8÷234≈25.64人 5.2间接效益 5.2.1、减少资料查找时间 5.2.2减少同类故障重复发生的次数 5.2.3方便员工进行技术、文化、工作等相关的沟通与交流 6、资源需求 专职OA管理人员一名：流程测试完成需专职负责OA后台系统流程的梳理及时常故障的 项目编号：FPSC0015-10 负责人：肖开波 处理。 日期：2021-03-09 第 3 页 共 3 页 软件开发工程师一名：需北京负责INFO工程师协助负责权限授权、功能完善、后台调整及功能测试。 审批流程整理分类：需人力资源部、行政部、体系管理处、财务部、设备管理处、仓储部、负责各部门流程的整理分类、流程的导入及测试工作。 7、项目推进计划 7.1、项目实施小组 7.2、项目实施小组组长：刘福生 7.3、项目实施小组成员：肖开波、邓晓亮、崔占忠、各部门总监及各部门文员 7.4各成员职责： 序号 1 2 3 4 5 6 成员姓名 刘福生 肖开波 邓晓亮 崔占忠 各部门文