秘书资格四级考试复习笔记之办公室日常事务.pdfVIP

学习好资料 欢迎下载 2012 秘书资格四级考试复习笔记之办公室日常事务 一、 值班工作 (一 )值班的任务和作用 值班大致设立值班室， 值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。 值班室的任务主要 有以下几个方面： 1、办理领导交办的有关事项 2、下班后和放假期间的文件和事务处理 3、来访接待工作 4、沟通上下级通讯联系 5、记好当天大事记 (三项记录：电话记录、接待记录、值班日记 ) (二 )对值班室与值班人员的要求 值班室要制定严格的岗位责任制，做到职责分明，奖罚分明。 值班人员必须做到以下 几点： 1、服务的精神和高度责任心 2、要提高警惕，遵守值班纪律 3、认真做好保密工作 4、接待来访来电要热情 学习好资料 欢迎下载 5、要认真学习业务知识，提高业务水平 6、填写值班日志，做好交接工作 (三 )值班日志与交接班 填写值班日记应注意以下事项： 1、填写值班者的姓名和值班时间 2、填写值班记录做到内容简明扼要， 语言规范， 字迹清楚， 不加评论， 不带个人感情， 实事求是。 3、注意做好交接班工作 二、印章及介绍信的管理工作 印信和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。 (一 )印章 秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章 (含钢印 ); 单位领导人 “公用 ”私章 ;秘书部门 的公章。 作用： (1) 标志作用 (2) 权威作用 (3) 法律作用。 (4) 凭证作用 (二 )介绍信 (三 )印信注意事项 1、印信的刻制 学习好资料 欢迎下载 2、印章启用前应备文通知有关部门 3、保管者不得委托他人代管 4、盖章要端正，清晰 5、盖章要领：把握标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳。 三、电话工作 (一 )通话工作的内容 包括：打电话、接电话和作电话记录。 1、接打电话： 熟悉接打电话的礼仪和接打电话的要领。 2、电话记录 它包括五个部分： 即来话时间 (年月日时分 ) 、来话单位姓名、 对方电话号码、 来话内容、 处理意见和记录人署名 (复述、核对 ) 。 3、传话：问清收话人姓名、职务、电话号码。 7、会议礼仪服务的要求 (1) 突出重点 (2) 尽量满足合理要求 (3) 从小处入手，注重细节 学习好资料 欢迎下载 8、会议信息的分类 (1) 按会议信息的作用划分： 与会者信息、 会议指导性和宣传性信息、 会议议题性信息、 会议主题内容信息、 记录性和结果性文件信息、 会议的程序性文件信息、 会议交流性文件信 息、会议参考性信息、会议管理性信息 (2) 按会议信息的保密性划分：保密性会议信息、内部性会议信息、公开性会议信息 (3) 按会议信息传递方式划分：会议讲话信息、会议书面信息、会议声像信息 9、收集会议信息的程序 (1)确定会议信息的搜集范围 (2)选择会议信息的搜集渠道 (3)确定搜集会议信息的方法 10、会议纪要工作程序 是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料， 是在会议记录的基础上， 分析、综合、 提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。 (1) 完善会