采购内部控制细则.doc

1. 采购管理目标 1.1 采购业务目标 采购业务目标主要是指企业在一定条件下购买生产、经营所需物资过程中应达到的目标。具体内容如下： 目标1：按质按量按时完成采购任务，经济高效地满足企业运营发展的物资需求，确保供应稳定； 目标2：建立“统一管理、统一采购、统一储备、统一结算”的物资采购供应管理体制； 目标3：在全球范围内搜索资源，追求物资采购性能价格比最优和供应总成本最低； 目标4：实行协议采购、招标采购和询比价采购三者结合，提高物资供应效率； 目标5：争取获得有利付款条件与付款方式，保证按照合同结算条款履行资金支付责任； 目标6：及时组织资金，严格审查付款手续，降低付款风险； 目标7：强化物资供应过程控制，增强物资供应工作主动权； 目标8：物资采购过程公开、规范有序、合规合法； 目标9：物资采购合同或协议符合国家法律法规、外贸政策和企业内部规章制度； 1.2 采购财务目标 采购财务目标是指企业通过对采购活动进行内部控制，确保资金安全以及最大化利用。具体内容如下： 目标1：按照企业内部会计制度，真实、准确、完整地核算物资价值以及相关债权债务； 目标2：确保资金支付安全； 目标3：减少资金的占用； 目标4：规范付款方式与程序及与供应商对账的工作程序，确保付款正确，减少资金损失； 2. 采购业务范围 该子流程主要描述了上海新时达电气股份有限公司（以下简称“股份公司”）关于采购业务项目中物料采购和非物料采购管理的相关流程，主要包括采购计划的制定、供应商的选择、招标、采购合同的签订、货物的跟踪、到货验收、入库与货款结算等。 3. 采购业务风险 3.1 采购经营风险 采购经营风险是指企业在采购经营活动过程中可能存在的风险。具体如下： 制度不健全或有漏洞，制度执行不到位和监督考核不力，导致违纪违规问题发生； 物资需求计划不明确、不及时，变更频繁，不能够有效满足企业运营发展的需求； 请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或舞弊现象发生； 物资供应过程控制能力弱，采购物资质量不能满足技术要求，影响企业运营发展； 分散对外采购，不能形成整体和批量采购优势，造成采购资金的浪费和流失； 供应商选择不当，指定或变相指定供应商，给企业造成经济损失，滋生腐败； 物资采购一单一价、一单一招标、一单一签约，供需关系不稳定，供应费用增加； 重复储备、库存结构不合理，储备资金占用大； 采购验收程序不规范，可能造成资产损失或账实不符； 采购合同或协议条款权责不清，审批程序不当，导致经济纠纷和经济损失； 3.2 采购财务风险 采购财务风险是指企业在采购活动的会计核算过程中出现的风险。具体如下： 资金分散使用，付款时间、方式、金额不恰当造成资金效益的流失； 结算不及时，多记、错记、漏记物资入库、库存或应付账款，导致财务数据不准确、不完整； 会计核算不规范，不能如实反映财务状况，影响财务报告的真实性； 4. 采购管理业务流程 4.1 请购与审批业务控制流程 4.1.1.文件编号 流程编号 流程名称 请购与审批业务控制流程 主责部门名称 战略采购部 版本号 流程责任人 李子雄 日期 4.1.2.业务流程图 不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 总经理 财务总监 采购部经理 采购专员 相关部门 权限外审批审批 权限外 审批 审批 审核权限内审批 审核 权限内 审批 否审核审核否 否 审核 审核 否 K55K6K4K33采购范围内是结束按照预算执行进度办理请购手续是预算内 K55 K6 K4 K33 采购范围内 是 结束 按照预算执行进度办理请购手续 是 预算内 K2K11填写 “采购申请单”汇总、整理采购申请呈交“ K K11 填写 “采购 申请单” 汇总、整理 采购申请 呈交“采购申请单” 检查库存物资储存情况 相关部门提出采购申请 开始 4.1.3风险控制表 请购审批业务风险控制表 流程步骤 风险点 风险描述 控制措施 风险类型 风险等级 控制方式 控制频度 战略风险 经营风险 报告风险 合规性风险 一级 二级 三级 D1 K1 如果请购依据不充分、不合理，会导致企业资源浪费 生产部和仓储部等物资需求部门根据企业相关规定及实际需求提出采购申请 √ K2 请购人员应根据库存量基准、用料预算及库存情况填写“采购申请单”，需要说明请购物资的名称、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等内容 √ D2 K3 如果相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或产生舞弊行为 采购部核查采购物资的库存情况，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量 √ K4 如果采购专员认为采购申请合理，则根据所掌握的市场价格，在“采购申请单”上填写采购金额后呈交相关领导审批 √ D3 K5 如果采