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审批流程费用控制如何与预算密切对接》听课笔记 关键词：费用控制、财务预算、审批流程 课前说明： 调查表明，对本话题感兴趣的学员比较多，可能在日常工作中碰到较多问题。 总结了几个最常见的问题： 和预算执行有关的： ?这个月的费用能否挪到下个月去花？ ?办公费的预算有结余，能否用于业务招待费的支出？ ?预算外支出就真的不能花么？ 和业务衔接有关的： ?业务总是完不成收入，但是费用一点儿没少花，应该怎么办？ ?组织结构发生了变化，预算应该如何处理？ 和心态有关的： ?如何防止期末突击花钱？——无预算可能需要花都要考虑，但有预算就会留余地；要把预 算的钱都花掉。 为什么在审批环节会有这么多的争议？总结了三个主要原因： 1、和概念相关：公司上下对预算的概念、对审批流程、费用控制什么没有清晰的理解，导 致在工作中没有思路。 2、对多种工具的综合运用，共同对业务发生作用。存在的问题都是只用一个工具，效果大 打折扣。 3、缺少数据支撑的体系，财务的工作做的还不够，直接体现在缺少数据。 从问题重要性讲，对问题的认识要从上往下往上推，进行培训； 从工作切入点讲，要从下往上推进，这是一个长期缓慢的过程，即从财务的本质工作做起， 提供数据，推动业务。 一、明确概念 最常见的预算与费用报销流程规定： 预算范围内的直接报销， 预算范围外的有专门的审批单 预算外审批环节只多了一个流程，但常出问题，原因主要是概念不清： 什么是预算？上接战略，下接绩效；公司目标的层层分解与下达，落实责任；计划。 预算是企业的一个目标， 是长期目标的分解， 简单理解为年度目标， 还包括为实现目标要做 的一系列的工作，本质是计划。 什么是费用控制？企业成本与费用的管理，集中； 配合预算可以实时监控； 合同、 项目成本 控制。 费用控制最重要的是要把钱花在刀刃上。 什么是审批流程？公司权力的分布地图以及行走路线图；成本费用和预算管理借助的手段。 是内部控制的一种手段，在钱最终流出企业之前做的最后一道把关。 问题的焦点是费用控制。 常见错误是把三者简单粗暴的混淆在一起，把预算当成费用控制的唯一标准去处理！ 费用控制的唯一标准是预算吗？搞清楚概念，这个问题就容易回答了。 费用控制的 2 种极端的做法： 类型二：考核控制型 -用预算控制开支，预算内开支容易，预算外开支困难。 -考核主以预算为主要依据 -预算讨价还价现象严重 -放手放权，只看结果，不看过程 ——把预算当费用控制的唯一标准，没有预算什么也不能做，在审批流程环节控制费用。 类型一： -不是有预算就可以开支，也不是没有预算就不能开支。 -要符合程序和政策，同时进行可行性分析，具体判断是否可以开支。很多费用都是有标准 和制度的。 -对于每一项费用都必须是可以解释的 -与所创造的价值相关 -与过去的记录可比的 -虽然不创造价值但是绝对不可避免的 -损失在合理范围之内的 ——预算只是费用控制的一个参考，每一项开支都要综合判断才做决定 大部分企业是介于这两个极端之中。 正确的方法： 费用控制中预算是一个非常重要的参考依据，但不是唯一标准； 参考预算的过程中，参考的不单是预算的数字，而是预算的原则 如果单纯按预算的数字去判断， 实际是在按预算发生的时间做控制。 企业费用控制要按重要 性而不是按时间发生的先后顺序在判断。 故按预算去判断，很死板，但按实际情况去判断，效率低，且个人承担的压力很大；需要在 两者中寻找平衡点。 经验：寻找费用的发生规律 划分费用控制的另一个维度：四种类型费用 -日常管理类一一如人员费用、日常支出等， 这类费用平稳，有规律， 可较多的参考预算标 准控制；在审批中可依靠预算， 定一个相对灵活的规则， 如费用的时间、金额可以控制的较 为宽松些， 同类的也可以宽松些，但不同类别不可以；审批流程可以很详细；与企业的发展 阶段和预算的粗细程度相关，可灵活规定。 -经营相关的费用-订单直接相关类 一一类似变动成本的意思，有业务较多，无业务则少， 和经营有密切关系； 对预算关注不多， 但对费用控制关注的较多。 控制手段依靠业务量判断， 靠人去控制；属于成本控制范畴。 -经营相关的费用-订单间接相关类一一如研发费，投入产出未必成比例，是控制的重点和 难点，财务要特别关注。 -策略类一一如公司上 ERP，或开通电商平台等，一旦定下来，费用一定会发生，可以按 项目管理去控制。 二、费用控制，堵不如疏 -多管齐下 预算不是费用控制的唯一标准，也不是唯一依据。 四个手段要做到：预算和审批、内部报告：财务分析、分析会、具体控制举措 采取控制的举措，而不是列举数字， 如： 财务要深入到业务中去， 和业务天天在一起才能了 解情况。有的公司各个业务都有专门的会计，他们对相关的业务进行控制。 会计报告，进行分析，及时发现问题、提出建议。 召开经营分