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接待工作管理制度 1目的 标准管理公司对外接待工作，树立公司的良好形象，本着“热情 礼貌、效劳周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原 那么，制定本制度。 2适用范围 适用于公司各种接待工作。 3职责 运营保障部：负责平安、正确的指引客人。接待进行时，须密切 注视接待动态，做好控制指挥工作，保证标准进行。 行政部：负责来访客人的茶叶、水果、饮料、礼品等物品的准备, 客人就餐地点、住宿、用车的安排。 财务部：负责接待费用的预算、统计和监督控制工作。 接待接口人：行政部行政文秘,统一受理来访需求，制定接待计 划、进行接待准备工作，填写客人来访记录，确定接待负责人，接待 结束后负责接待信息归档、传递。 接待负责人：营运总监，总经理助理，负责陪同客人洽谈、参观、 招待等工作，对此次接待效果负责。 4接待方式 1对市县的领导，兄弟单位、协力单位、业务单位的副总以上领导 的接待，由公司领导参加： 市县相关职能部门的主要负责人，兄弟单位、协力单位、业务单 位部门负责人由公司领导指派专人接待，或对口接待。 5接待行为准那么 接待人员必须使用文明、标准的语言，以友好的态度对待来访人 员。 2接待人员须了解公司文化、熟悉公司开展状况、公司产品概况等。 接待人员仪表整洁、着装职业。 引导过程中如有来客提出办理限制事宜（如公司的文件室，技术 室等），须婉言解释，不得私自安排接待方案外的有关公司机密的参 观交流。 6参观规定 1参观须靖示总经理批准。 参观介绍以不涉及公司经营机密主导思想。 3非经总经理批准不准入室参观和拍照重要文件及场所。 参观进行时，原那么上拜访人员和介绍者在先、陪同人员在后。 5参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不 许与参观人员交谈。如有必要可礼貌示意。 7管理细那么 1处理接待信息 一般有两个来源：客人直接向总经理提出：通过行政部提出。对 行政部提出的需求，根据客户背景情况、客户要求，要有相关领导批 准，并对其要求参观交流的内容进行审查控制。 确定接待负责人 根据来访内容协调确定接待负责人，并向接待负责人提供申请方 的根本信息及联系方式。 7. 3进行接待安排 3. 1.确定来访的议题及来访时间、地点。 3. 2.明确双方与会人数、人员姓名、职位、车牌号码。 7. 3. 3.作好接待日程安排及议程安排。 7. 3. 4.请接待负责人确认此接待方案。 资料、礼品准备 7.4.1.预订会议室。 7. 4. 2.会议准备： 通用备品：与会议议题相关的资料、便携电脑、投影仪、欢 迎语、白板笔：烟及配套用品、水及水具、杂志、便笺及铅笔等。 4. 2. 2特殊备品：速溶咖啡、夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等; 7. 4. 2. 3环境标准：物品摆放整齐，且外表无灰尘；地面干净无脏物, 空气流通清新：室温适度，灯光适宜。 根据实际情况，准备相应的馈赠礼品、资料。 如客人提出希望了解或索取非常规交流资料，接待人须婉言 拒绝。 7. 4. 5.来访客人的相关资料：公司根本情况、与我司的合作等。 7. 5实施接待 主持接待，按接待议程陪同客人参观，为客人讲解、演示，与客 人交流。 接待工作记录/意见反应 7. 6. 1.填写《接待记录》，记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。 7. 6. 2.请品质部相关人员对本次接待给出意见，在《接待记录》上填 写本人对此次接待的意见及建议。 7. 7归档保存接待记录 接待接口人归档《接待记录》，建立客户接待信息库，对其中有价值 的信息知会相关领导。 资料维护 交流资料（包括讲解或赠送）的维护。每半年检查更新一次，催促各 资料编写人更新内容。要符合公司宣传策略，把好信息保密关。 业务招待费使用的监督 财务部总监负责对业务招待费使用情况的全程监督。 每月财务部主管将本月业务招待费使用情况及占预算总额的比例等 情况，统计成表上报总经理。