教你怎么正确写工作邮件.pdf

教你怎么正确写工作邮件 对任何员工来说，写专业的邮件都是一种公司礼 节。这不仅体现了自我的修养程度， 也是代表你公司的形象。 作为在职场待了多年的“ ** 湖”，其实我一直都在期待 有一篇这样类似的文章，可以教人轻松掌握写一封“看起来 很专业的邮件” 。对任何员工来说，写专业的邮件都是一种 公司礼节。这不仅体现了自我的修养程度，也是代表你公司 的形象。尤其对那些在求职路上的年轻人、或者刚进职场的 新人来说，以更加专业的面貌应对邮件往来显得格外重要。 今天我列了以下几个小小的意见，希望能对刚入社会的“新 人”有所帮助。 技巧 1：邮件的送出——何谓 To( 发送给 ) ，何谓 CC( 抄 送 ) ，何谓 BCC( 密送 ) 我发现很多人搞不清楚谁是“要对话的对象” ，他们的 邮件常常“ To ”很多人，结果邮件没人回应，还有甚至因为 不注意这些抄送用法而导致部门、 同事、主管之间产生纷争。 (1) “To”的人 浅显易懂是“你所沟通的对象” ，但是除了这个“已经 明确的人”之外，还能 To 的人是直接关联的人，或是跟这 件事有紧密联系的人，还可能是你上下游任务接口的人。 (2)CC 的人 CC 的是“希望让他知道这事，但是跟他并无直接责任 关系”的人，通常对方会是你的直属领导，或者是你“ To ” 的人的直属领导，也有可能是横跨部门、但是不跟此任务直 接相关的人，却是希望他知晓的对象。 (3)BCC 的人 BCC 就是想要让特定的他知道、 但是又不想让邮件内相 关人员知晓。这个使用要小心，因为我亲身经历过被 BCC 的人没仔细看回了邮件……这是令人尴尬的事，所以除非有 特殊原因建议使用 Forward( 转发 )。 注意事项： (1)很多人喜欢使用群组来发邮件， 我个人认为——除非 你很清楚群组内的每一个人，不然建议少用群组发送，这样 就能避免一些人员收到无关邮件的情况。 (2)尽量不要把你要 To 的同事的直属主管放在 “ToList ”， 因为这样就意谓你跟对方是平等，以及你意图这件事直接要 对方主管执行甚至是负责。故除非真有特殊原因，不然请放 CC 。 技巧 2 ：邮件标题 邮件的标题需要一目了然。 建议按照 “【主旨】+ 【叙述】” 的格式来撰写。比如： “【新闻稿】轻松掌握写邮件要旨” 。 这里， “【新闻稿】”是主旨部分， “轻松掌握……”则是比较 详细的叙述。 (1)标题的主旨 方便看邮件的人一目了然地知道这是哪一方面的邮件， 并且负责相关业务的人立即知晓从而会阅读邮件。 方便搜索。许多人邮箱里都躺着上千封邮件，所以当你 想要找特定内容的邮件时，你会发现你能利用“主旨”的关 键词将相关邮件全部筛选出来，邮件列表非常清晰。这对于 主管级的人真是一个超好用的小功能。 (2)标题的叙述 建议标题的叙述部分，不要超过 10 个中文字，因为字 数多，反而不会有人看或是抓不住重点。简洁的叙述是使邮 件看上去很专业的一个要领。 技巧 3：邮件的正文 (1) 收件人 在英文中我们会常用“ Dear ”