台账及库存管理制度.docx

台账及库存管理制度 第一章 总则 第 1 条 为规范公司的存货购销存业务，防范因存货管理不规范给公司带来经营风险及其经济损失，确保公司资产的安全与有效，特制定本制度。 第 2 条 本制度适用于涉及公司存货采购、存货验收、存货确认、存货保管、存货发出、存货账目、存货盘点等业务的相关事项。 第 3 条 本制度中的存货是指公司为满足日常经营活动需要，外购持有以 备出售的商品以及提供劳务过程中需耗用的材料、物料等。 第二章 存货的采购 第 4 条 相关部门根据部门工作的需求向行政人事部提出存货采购计划。 相关部门对于预算内存货采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续。 相关部门对于超预算和预算外存货采购项目，应由具备相应审批权限的人员审批后，再行办理请购手续。 采购金额大于【】元，由 审批。 采购金额在【】元（含）～【】元（含） ，由 审批。 采购金额小于【】元，由 审批。 第 5 条 行政部根据存货采购计划， 归类汇总平衡现有库存存货后填写 “存货请购单”。 第 6 条 采购专员应根据“存货请购单”所列示的内容，编制一式多联、 预先编号的“存货订购单” 提交采购经理审批， 采购经理审批后上报总经理审批。 第 7 条 采购专员根据审批后的“存货订购单”向供应商询价、比价，选 择供应商，提交行政人事部审核后再由总经理审批。 第 8 条 行政人事部经理在总经理授权下，与供应商签订采购合同。 第 9 条 采购专员根据已签订的采购合同补充完善订单中的相关内容。其正联留存，副联送交公司财务部备查。 第三章 存货的验收入库及确认 第 10 条 采购专员负责货物跟催，接到货物后，按照采购订单上的内容逐 一进行核对， 单据与货物是否一致， 交货期与订单交货期是否一致， 货物数量是否准确。 第 11 条 行政人事部根据合同的约定以及货物的实际特点， 进行质量检验， 行政人事部出具“质量检验单” 。 第 12 条 采购专员在清点核对货物时出现问题以及货物存在质量问题的， 采购专员应根据合同规定及货物的实际情况提出具体的解决方案， 提交行政人事部经理和总经理审批。 第 13 条 采购专员与供应商就具体问题协商后，进行退换货处理。 第 14 条 验收合格的货物，由行政人事部编制一式多联的“入库单”办理入库手续。 第 15 条 行政人事部根据相关采购合同、 “存货订购单”核对“入库单” 、 供应商发票等单证的正确性，确定无误后编制“付款凭单”送交财务部。 第 16 条 财务部审核“付款凭单” 、“入库单”、供应商发票等单证无误后， 编制记账凭证，确认记录存货及相关负债等。 第四章 存货的保管 第 17 条 行政人事部对存货进行验收入库，根据存货的属性、尺寸等的不同安排存放场所。 第 18 条 行政人事部对入库的存货建立存货明细台账， 详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、计量单位、数量等内容，并定期与财务部就存货品种、 数量、金额等进行核对。 第 19 条 行政人事部要做好在库存货的保管工作，每日巡查和定期抽检在库存货的状况。 第 20 条 对代管、暂存的存货，应单独存放和记录，避免与本公司存货混 淆。 第 21 条 对于进入仓库的人员应办理进出登记手续，未经授权人员不得接 触存货。 第五章 存货的发出 第 22 条 相关部门根据已经审批签订的合同中的相关条款，编制发货通知单送交行政人事部。 第 23 条 行政人事部核实相关部门部签发的发货通知单， 根据规定的品种、数量、时间等要求备货，并据此编制一式多联的“出库单” ，一联行政人事部留存，一联送交财务部作为依据。 第 24 条 财务部对提交的各项单据进行审核，审核无误后允许发货。 第 25 条 行政人事部调整账卡，核销存货，并进行复核，复核无误后，进行发货。 第六章 存货的账目管理 第 29 条 存货账目的范围包括入库单、出库单、存货台账等。 第 30 条 所有出入库物资，均需按品种登记入库单和出库单，并将收、发数量登记后结出余额，随时与实存数量进行核对，并做到账实相符。如有不符， 应查明原因，及时纠正处理。 第 31 条 行政人事部对入库存货建立存货台帐， 详细登记存货类别、 编号、 名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财务部就存货品种、数量、金额等进行核对。 第 32 条 存货台账记录应有合法依据，凭证必须完整无缺，记账时应遵守以下记账规则。 入库单记“收入”，出库单记“发出”，相关资料作为其附件，分别顺序编号，作为记账索引号，按月装订成册，以便日后查询。 账页不准撕毁，遇有改错，可以划红线加盖私章订正。账面记录，严禁挖、补、刮、擦和使用涂改液。 账面记录采用永续盘存制，每次发生增减变动，及时计算结存余额。 启用账簿，应在账簿封面载明企业名称、年度，在启用页内