行政人事基础管理制度-管理文件和资料控制程序（ISO9000体系文件）.docVIP

编制： 批准： 发布：98-10-18 设备制造有限公司 管理文件和资料控制程序 编号：QC/ZTC0502 版本号/修订码：A/00 第 1 页 共 5 页 1 目的和适用范围 为了使质量体系有效运行，在起重要作用的各个场所保证使用相应文件的有效版本，并及时从现场撤回失效或作废文件和资料，以防止使用失效或作废的文件和资料。 　　适用于质量手册及质量体系文件（以下简称文件）的控制，其他管理性文件的控制在相应的程序中作出具体规定。 2 职责 综合管理办负责管理性文件和资料的控制，包括组织编制、修订和发布《质量手册》及其质量体系程序文件和实施过程中的协调和解释。 3 控制的内容、要求和方法 3.1 文件的编制规定 3.1.1 综合管理办组织有关职能部门代表成立文件编写小组进行起草工作。 3.1.2 草案应校核其内容与相应的质量保证模式标准的符合性和与公司实际情况的适应性、可操作性和可检查性。 3.2 文件的编号规定 3.2.1质量手册的编号规定 QM/ZTCQM01-1998 发布年代号 顺序号 质量手册代号 公司代号 质量管理标准代号 3.2.2程序文件的编号规定 设备制造有限公司 管理文件和资料控制程序 编号：QC/ZTC0502 第 2 页 共 5 页 QC/ZTC0101 顺序号 体系要素代号 公司代号 质量控制标准代号 3.3文件的审批和发布 3.3.1文件由综合管理办负责组织有关部门负责人审查、会签，并填写《质量体系文件会签审批表》（J/wk01），报管理者代表审核和总经理批准后发布。 3.3.2文件经审核、批准后，原版文件连同会签审批表由文件管理人员归档保存，并填写《质量体系文件归档登记表》（J/wk06）。存入软盘的文件也应同时归档。 3.4文件的发放 3.4.1经批准发布的文件由综合管理办负责统一发放，发放时分“受控本”和“非受控本”。 3.4.2“受控本”的发放对象为： a.公司总经理、管理者代表及各部门、分公司负责人； b.公司对外质量保证有关的人员； c.质量认证机构。 3.4.3文件发放前，由综合管理办根据公司运作特点编制《文件发放规定》，具体规定发放部门（人员）和数量，经管理者代表审核，报总经理批准后实施。 3.4.4“非受控本”根据公司经营活动的需要，经管理者代表批准后发放。“非受控本”的有效性不做进一步控制。 3.4.5发放的文件均为原版文件的复印件。 3.4.6文件的发放应注有不同的分发编号，并在文件封面上加盖红色的“受控”或“非受控”印章。发放时，领用人应在《质量体系文件发放登记表》（J/wk02）上签收，同时在表中注明“受控”和“非受控”字样。 设备制造有限公司 管理文件和资料控制程序 编号：QC/ZTC0502 第 3 页 共 5 页 3.4.7在下列情况下，需使用文件的部门（人员）应填写《质量体系文件领用审批表》（J/wk03），经部门负责人和综合管理办主任审核，报总经理批准后，可按3.4.5和3.4.6条发放： 　　a.不在《发放规定》中发放范围内的； 　　b.要求发放数量超出《发放规定》中规定数量的； c.领取后遗失或破损的； d.其他应领用的。 3.4.8对文件遗失要求补发文件的，给予新的分发号，并注明遗失文件作废，必要时将作废文件的分发号通知有关部门以防止误用。 3.4.9文件破损严重影响使用时，领用的新文件仍沿用原文件分发号，同时交回破损文件，由综合管理办组织销毁。 3.5文件的更改和换版 3.5.1文件需作更改时，由申请部门填写《质量体系文件更改申请单》（J/wk04），说明更改原因，经管理者代表审核，总经理批准后，由更改人实施更改： 文件的更改视具体情况可采用“划改”或“换页”方法； 文件更改时，应注明更改标记、更改日期，并标明修改码； 更改标记用加圆圈的小写英文字母表示，如：＠