购物广场会计档案管理规定.docVIP

购物广场会计档案管理规定 为加强财务管理，进一步完善广场财务制度，更好地为广场经营管理服务，根据财政部《会计档案管理办法》，结合广场档案管理的实际情况，对广场会计档案及电子会计档案的管理特执行以下办法。 第一部分 会计档案的管理 一、广场会计档案的范围及保管期限 1、广场会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他会计核算资料。 2、为方便查阅，对每年形成会计凭证、会计账簿、会计报表，先由经管人员在财务部门存放一年，一年期满后移交会计档案室归档。根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》，会计凭证、会计账簿保管15年；月、季度会计报表保管5年；年度会计报表永久保管；银行存款余额调节表保管3年；发票存根保管5年，保管期限指从会计年度终了后的第一天算起。 3、每年形成的其他数据资料：盘点报表保管3年；信用卡签购单保管2年；销售小票（收银留存联）、销售清单、商品信息单据、销售日报表、机关服务部结算单据（存根联）、广场促销活动所使用的优惠券（卡）保管1年，保管期限指从单据形成月份后的第一天算起，保管期满后由财务部统一销毁处理。 会计档案的整理及装订要求 会计凭证、会计账簿、会计报表的整理和装订应一致，统一使用广场印制的会计凭证封面、封底及帐本封底、封面进行装订。 1、会计凭证应每月装订一次，装订凭证厚度应保持在3厘米左右，装订前应检查凭证是否按顺序排列，凭证编号是否齐全，凭证附件内容及数量是否与凭证相符，记账凭证上制单人、记账、审核、会计主管等人员的印章是否齐全，并加盖现金收付章 、银行收付章、转讫等相关内容的印章。每本凭证应编制凭证汇总表，在封面上加盖凭证所属年月、楼层、册数、起止号及有关人员签章。 2、会计账簿装订前应先检查各类明细账余额是否与总账余额相符，账页数量是否齐全，序号排列是否连续，加入封底、封面，按牢固、平整、严密的要求进行装订后，在账簿封面上注明年度、楼层、装订整理起止号、账簿目录名称并加盖有关人员名章。如果会计账簿中打印出页码不连续，应用打码机在账页右上角处打上连续页码。财务部的总账、明细账页按标准格式一年打印一次，次年2月底前完成，现金、银行日记账按月打印，在次年2月底前将各类账簿装订完毕。 3、会计报表一年装订一次，按报表类别进行装订，每页报表应加盖制表及审核人名章，在封面上注明名称、年度、楼层报表总页数并加盖有关人员名章。 三、 会计档案的归档要求 1、对每年需要归档的会计档案，应由保管人员按照归档要求于2月底前移交档案管理人员。通过编制“年度会计资料清单”，由档案管理人员逐一清点无误后，放入档案室保存。对于应归档的会计资料，应按期全部移交，档案管理人员必须按期点收，不得推诿拒绝。 2、对不符合归档要求的会计档案，档案管理人员有权拒收，并令其改正后再归档。 四、档案室的设置和管理要求 1、会计档案工作由财务部设专人负责进行业务指导、监督与检查。 2、档案管理人员应严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。 3、会计档案室应设置在干燥防水的地方，周围应备有防火器材。 4、会计档案室应保持清洁卫生，并有适当的空道和查阅地方，以利查阅。 5、建立“会计档案登记簿”、“会计档案查阅、借阅登记簿”，对移交的会计档案及时计入登记簿，对查阅借阅的会计档案按要求填入登记簿。 6、会计档案按凭证、账簿、报表及其他核算资料分类，并按年度依楼层顺序存放入五节柜，并放入防虫剂，以防虫蛀。 7、非本单位会计人员不得进入档案室。 会计档案借阅及查阅要求 1、广场的会计档案为广场提供利用，原则上不得借出，有特殊需要必须经过主管领导批准。 2、广场财务人员需查阅或借阅会计档案时，必须经会计主管同意并通知会计档案管理人员方可进行查阅。档案管理人员应及时将借阅人姓名、借阅日期、借阅资料内容、数量、归还日期等情况登记清楚。 3、借阅人员不得在案卷中乱化标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复印原件。特殊情况需要复印时，必须经过主管人员同意后，方可复印。 4、借出的会计档案，档案管理人员应按期如数收回，并办理注销借阅手续。 会计档案的销毁程序 1、属于国家有明确规定的会计档案（如会计凭证、会计账簿、发票等）保管期满，需要销毁时，档案管理部门应提出销毁意见，经广场主管领导批准后，会同会计主管共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，严格按国家档案局有关销毁档案的程序进行销毁。 2、属于广场自制的数据资料（如销售小票、销售清单、销售日报、优惠券（卡）、信用卡签购单等）保管期满后，移交财务部检查验收，经财务部呈报广场领导批准后，统一进行销毁。 七 、会计档案的考核 会计资料经管人员及档案管理人员应严格执行以上档案管理规定，财务部将定期检查会计资料的基础工作和档案管理的执行情况，对违反上述规定，未达