《文件和资料控制程序》(2021年九月整理).doc.docxVIP

PAGE1 / NUMPAGES1 《文件和资料控制程序》(2021年九月整理).doc 1.目的  为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。  2.适用范围  适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。  3.定义  3.1文件分类：  3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。3.1.2一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。  3.1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。  3.1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。  （D）：检验标准、产品规范。  3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。  3.1.5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。  3.1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。  3.2文件分为受控文件及非受控文件：  3.2.1受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来  文件、记录表单类文件等。  3.2.2非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。  4.工作职责  4.1文件的审查、批准权限为：   4.2文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。  4.3文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。   5.工作程序图：    6.程序说明  体系文件的制定（编号、内容框架、格式要求）、发布应严格控制，禁止无编号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用。 6.1文件制定的要求：  6.1.1A 类文件：公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的QEO 体系标准要求制定。  文件和资料制定及管理实施图流程图  责任部门  相关记录  文件编写/识别  文件审核/会签文件批准  文件登记  文件发布/签收  文件回收  文件变更  文件存档  编写人  审核人  批准人  文控中心  文控中心各部门  文控中心  《受控文件一览表》《外来文件清单》《记录一览表》《文件领用记录表》  《文件废止清单》  文控中心  6.1.2红头文件：  ⑴文件编号说明：由公司名简称、年份、流水顺序号组成；  编号举例：银农科技（   ⑵格式要求：（样式如附件1）  ①文件排头：（公司标志）公司名称，黑体，红色、一号字体，居中；  ②文件名称：宋体，黑色，小二号字体，居中；  ③文件正文：宋体，黑色，四号或五号字体（根据内容选择字号）；  ④文件落款/日期：字体与字号与正文一致，居右下方；  6.1.3B类程序文件：  ⑴部门编号说明：   ⑵文件编号说明：由部门编号、文件类型、流水顺序号组成  编号举例：06B001   ⑶格式要求：（样式参照本程序文件）  ①文件须含审批、会签及修订记录；  ②正文标题格式为：宋体、四号、加粗字体，要求包含内容有（1.目的、2.适用范围、3.定义、4.工作职责、5.工作程序图、6.程序说明、7.相关文件、8.记录表单）；正文格式为：仿宋、四号字体；  ③序列号设置为：  a一级：如1、2、3、……；  b二级：如1.1、1.2、……2.1、2.2、……；  c三级：如1.1.1、1.1.2、……2.1.1、2.1.2……；  d四级：如⑴、⑵、⑶、⑷……；  e五级：如①、②、③、④……；  f六级：如a、b、c、d……；  6.1.4C、D类文件：文件排版及要求参照B类文件