文件控制程序-1.docxVIP

— PAGE \* Arabic 1 — 文件控制程序-1  1、目的  规定体系文件的编制、审批、发放等管控方法，确保体系文件得到有效控制；使各相关部门能及时获得适当且有效的最新文件。  2、范围  本公司所有质量/环境管理体系受控文件。  3、定义  受控文件：指严格按照文件编写、制定、审批、发放、记录、更改、作废及回收等过程管  控的体系文件。  4、作业流程   5、补充说明  5.1文件类别  5.1.1文件类别，可区分为四阶，其各阶代码如下：   注明： QMS：表示质量管理体系 EMS：表示环境管理体系  5.2文件编号规定  5.2.1 文件编号按如下顺序和规定制定：  一阶文件 Q E M —×××  一阶文件代码文件流水序号  二阶文件 Q E P —×××  二阶文件代码文件流水序号  三阶文件 Q S/ E S —×××—×××  三阶文件代码部门代别文件流水序号  四阶文件 Q R / E R —×××—×××  四阶表单代码部门代别表单流水序号  5.2.2 部门代码：   5.2.3 文件流水序号（三位）规定：从“001”依次开始编号。  5.2.4 文件版本规定：以三位字符表示，例如：A00，依次按A01、A02、A03编号等；文件修  订时应及时更新其版本号。  5.2.5 外来文件的获取及编号规定  外来文件主要包括：相关国际、国家标准，相关法律法规要求等；其编号按照原文件编号。  5.3   5.4 文件提交  5.4.1提交文件前，由编制部门填写《文件发放申请单》，明确注明文件发放部门及数量。  5.4.2 编制部门将审批的《文件发放申请单》，和需发放的文件提交到品保课文控；同时将  原始文件PDF档发到品保课文控文员电脑上。  5.5 文件的发放和回收  5.5.1文控文员根据《文件发放申请单》，首先登入《文件总览表》。  5.5.2 文控文员根据文件发放的数量，通过将原文件复印需要发放的份数，同时加盖红色  “受控文件”印章，以受控副本形式下发到发放部门。  5.5.3 文控文员下发文件时，应填写《文件发放/回收记录表》，要求文件签收人签名；对  于下发更改换版的新文件时，应先回收旧文件，并在旧文件上盖“作废文件”印章。  5.5.4 文控文员将提交的原文件作为受控正本，不需盖章，保存于文控处。  5.5.5 公司内所有受控文件必须加盖“受控文件”印章，且受控文件不得复印，一经发现由  文控文员及时收回销毁并追究责任。  5.5.6 外来文件需在公司执行时，首先由文控文员登记于《文件总览表》上，并在复印分发  时加盖红色“外来文件”印章，发放时填写《文件发放/回收记录表》。  5.6 文件更改和作废  5.6.1 文件可根据实际情况需要，由原编制部门提出更改或作废，由管理者代表审核；文件  的更改和作废必须由原编制部门填写《文件修订/废止申请单》。  5.6.2 文控文员在发放新文件时，应先回收旧版文件，再发放新版文件，同时应填写《文件  发放/回收记录表》；同时在旧版文件或作废文件上加盖“作废文件”印章。  5.6.3 文件更改或作废后，其原编号应予以保留，换版的新文件继续沿用原来编号；只是版  本依次升级。  5.6.4 作废文件由文控处统一保存，且保存期限为一年；超过保存期后，应集中销毁。  5.7 文件补发  5.7.1 公司任何部门或个人不得私自复印受控文件，若需要补发文件时，由使用部门填写  《文件补发申请表》，且需详细说明补发原因，由文控文员办理补发手续。  5.7.2 因文件破损需要补发时，使用部门须同时提供破损文件给文控文员。  5.7.3 若文件遗失，文控将追究部门主管对文件管理责任；额外补发，按5.7.1执行。  5.8 文件保管  5.8.1文件使用部门应将文件放置在固定的保管场所(设置专门的文件柜)并妥善保存、防止  遗失和损坏，保管场所环境条件要合理、适宜。  5.8.2各部门文员负责本部门文件管理，文件管理应根据本部门文件特点对其进行整理和归  档，归档后的文件应选择合适的方式对其进行分类、标识和保管，以便于查阅