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合同管理工作流程与工作标准 合同管理工作流程与工作标准一、合同的审核与打印1、合同的初审：合同负责人将与律师沟通修改后的合同反应至合同管理员，合同管理员当天对合同进展再次审核及内容理解，审核内容包括：公司名称、金额、日期、合同份数、序号、排版及是否存在错别字等，如有问题当天与合同负责人进展沟通确认；2、合同的打印：合同管理员将审核确认后的合同在右上角填写合同编号并依据合同要求份数进展打印。3、合同的复审：将打印好的合同进展再次审核〔公司名称、金额、日期、合同份数、序号、排版及是否存在错别字等〕，同时反应给合同负责人进展复审，合同管理员和合同负责人确认无误后进展合同签审流程；注1：合同负责人为该合同工程牵头人；注2：合同编号根据“公司名-部门-合同类型-年月日-号码〞编写，公司名和部门为固定格式，合同类型为类型的首字母，年月日为当天日期，号码为当天日期中的第几份合同，例如：ZZLP-SYB-CG01；注3：合同一般一式四份〔如有特别状况需与行政主管沟通〕，合同原件公司存档2份〔1份反应给综合部张娜，1份事业部留存〕；二、合同签审1、打印合同签审表：签审表详见附件1；2、签审表的填写：〔1〕合同名称〔2〕编号：“公司名-部门-合同类型-年月日-号码〞；〔3〕文件类型：依据文件类型进展进展勾选；〔4〕合同主体：依据合同签订主体进展勾选；〔5〕内容俊英〕→市场分管领导看法〔宋贤君〕；5、签审表的签批：合同管理员依据签审挨次进展签审，正常状况1天内完成签审，如遇特别状况2天内完成；6、合同盖章：签审流程完成后将签审表与全部合同交至综合部张娜处，并依据签审表中的签批印鉴需求进展盖章或法人签字；注4：单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章；注5：一个签审表只能签审一个合同；三、合同的接收与发送1、合同的发送：合同盖章后与合同负责人沟通，依据业务需求对合同进展发送。详细发送方式可与合同负责人协商，可经快递发送，也可由合同负责人供应给对方，如快递发送需向合同负责人索要收件人姓名、电话、具体地址等信息。合同发送前必需与合同负责人进展确认，并填写合同发送登记表〔详见附件2〕。2、合同的接收：合同接收后将合同反应给本合同负责人进展确认，如合同我司没有盖章，根据合同签审流程进展逐步推动；如合同双方均已盖章，那么按合同管理流程连续进展付款审批及合同归档等工作。注6：合同的发送：如需对方盖章发送全部合同原件；如对方已盖章，那么发送相应合同份数的合同原件，后续按合同管理流程连续进展付款审批及合同归档等工作。五、付款流程审批1、付款审批表的填写：如合同主体为郑州粮食批发市场有限公司，参照附件3填写；主体为郑州将来集团有限公司，参照附件4填写；〔1〕收款单位：合同签订方全称；〔2〕开户行：合同签订方开户行信息，并与合同负责人进展确认；〔3〕账号：合同签订方汇款账号，并与合同负责人进展确认；〔4〕付款金额〔大写〕人民币；〔5〕支付方式：现金或者转账；〔6〕￥：付款金额小写；〔7〕事由：付款缘由的简要说明2、付款审批表后附盖章后的合同及合同签审表复印件〔各1份〕；3、付款审批表的签批挨次：〔1〕郑州粮食批发市场有限公司：经办人〔合同负责人〕→部门经理〔贺宏〕→财务部经理〔刘俊英〕→分管领导〔孙复兴〕→市场领导〔孙复兴〕；〔2〕郑州将来集团有限公司：经办人〔合同负责人〕→部门经理〔贺宏〕→财务经理〔梁庆祥〕→分管领导〔刘俊英〕→财务领导〔刘俊英〕→公司领导〔宋贤君〕；4、付款审批表的签批：合同管理员依据签审挨次进展签审，正常状况1天内完成签审，如遇特别状况2天内完成；5、付款审批流程完成后将付款审批表复印件存档，并将合同以及合同签审表复印件〔各1份〕与付款审批表原件一并交财务部卢潇处进展付款；6、付款进度的跟进：跟踪付款进度，正常状况1天内完成付款，付款胜利后反应给合同负责人。注7：如付款方式为现金，无需填写开户行及账号；注8：如合同无需付款，那么无需进展付款流程审批；五、合同的分类与归档1、合同的分类：合同分为农资工程和平安食品工程两大类；2、合同的归档：〔1〕纸质归档：合同签审表〔原件〕、付款审批表〔复印件〕、合同原件，按分类进展归档；〔2〕电子档：按分类进展对电子档归档，附表5；〔3〕根据分类对合同电子版归档；注9：合同原件归档：1份反应给综合部张娜，1份事业部留存六、合同的借阅根据要求填写合同借阅登记表，详见附件6；农业事业部2015年1月7日附件1：郑州粮食批发市场有限公司农业事业部〔合同名称〕合同签审表注：附件附后编号：附件2：合同发送登记表附件3：付款审批表№Payment Auditing Form凭后附