公司接待流程及标准.docxVIP

— PAGE \* Arabic 1 — 公司接待流程及标准 公司对外接待流程管理规定   （一）、目的  为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，规范对外接待的管理秩序，提高接待管理水平，展示公司礼仪形象，特制定本管理规定。 （二）、范围及流程图  本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。    （三）、管理  行政人事部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。  公司各部门在接到重要来访预约后，须报行政人事部，并协助拟定接待计划，相关部门配合接待工作。  接到工作需报总经理审批并至少提前3天告知行政人事部。 （四）、计划和准备  1、行政人事部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：  三、准备茶杯、茶水、水果。  来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等；确定接待级别；确定陪同人员；确定用车、宴请、住宿标准等，在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。  2、行政人事部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。  3、行政人事部根据需要准备横幅、制作欢迎牌、指示牌，准备电脑、音响设备、投影等设备，并保证良好运转。根据需要，准备会场花卉、水果、香烟、饮料以及领导席签。市场部根据需要安排礼仪人员，邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等事务。  4、如需宴请，行政人事部提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；酒水和香烟需各部门负责人到行政人事部办理手续领取。  5、如需留宿，行政人事部提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。  6、如需接送，行政人事部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。  7、如需订票，行政人事部协助提前购买车票及机票。  （五）、接待标准   一级接待标准：  陪同人员：总经理、总经理助理、相关部门总监  1、迎接：注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，  要注意顺序。  2、参观：总经理、副总经理陪同，由相关人员介绍基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。  3、座谈：由所需座谈部门配合，行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好投影设备、摄影摄像设备。  二级接待标准：  陪同人员：总经理助理、相关部门人员  1、迎接：由相关部门人员进行迎接，引导来宾。  2、参观：总经理助理、相关部门人员陪同，介绍展示基本情况以及相关信息。  3、座谈：由所需会谈部门配合，行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。  三级接待标准：  陪同人员：部门经理及相关人员  1、参观：部门经理及相关人员陪同，介绍基本情况以及相关信息。  2、座谈：由所需会谈部门配合，行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁，将相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。  (六)、接待路线  公司来客到店 相关领导办公室 会议室  （七）、注意事项  接待中涉及机要事务、秘密文件、重要会议先关内容，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。  （八）、信息反馈  接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。  （九）、附件  一、《会议室准备规范》  二、《来宾接待登记表》  三、《接待礼仪规范》  会议室准备规范一、会议室不布置   二、会议主会场服务   来宾接待登记表   接待礼仪细则  一、迎接礼仪  （一）对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地来宾，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与来宾身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的公司人员不能前往，前去迎接的人员应向来宾作出礼貌的解释。  （二）人员到车站、机场去迎接来宾，应提前到达，恭候来宾的到来，决不能迟到让来宾久等