公司对外接待工作管理制度.docxVIP

— PAGE \* Arabic 1 — 公司对外接待工作管理制度 公司对外接待工作管理制度  （ISO9001-2015）  1.0目的  为加强公司对外接待工作的管理，促进对外接待工作规范化，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。  2.0范围  本制度规定了公司接待工作的管理职责、管理内容与方法、检查与考核。  本制度适用于公司接待管理工作。  3.0定义  Ａ类：贵宾接待。指公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待；由总裁或副总裁确定接待人员与接待方案，并由接待责任人负责通知到相关人员，落实具体实施方案。  Ｂ类：业务接待。指营销客户、第三方认证机构、重要战略合作供方、政府对口业务机关、对口业务的事业单位等的接待；由公司部门经理以上人员确定接待人员与接待方案，并由接待责任人负责通知到相关人员，落实具体实施方案。C类：普通接待。指其它一般来客的接待，由各对接人员提出接待方案，落实具体实施方案。各相关责任部门做好接待前的准备工作和接待中的服务工作。  4.0职责  4.1公司总经办是接待工作的归口管理部门，负责对接待工作的牵头领导、管理和监督。  4.1.1负责贵宾接待任务的总联络，召集相关部门召开接待协调会，部署接待  工作；  4.1.2负责接待任务中卫生清洁工作，花木配置工作；  4.1.3负责接待物品的采购申请、安保、车辆安排工作，负责接待工作的安全管理；  4.1.4负责接待项目的策划，包括视察（考察）活动参观路线的制定，保证参观畅通以及各项接待服务工作；  4.2有来访客户的部门负责业务接待任务和普通接待任务的联络，确定接待人员和接待方案；4.3财务部负责接待活动的费用结报。  4.4接待责任领导（总经办主任）职责：  4.4.1对涉及重要任务的接待方案组织召开协调会，对接待方案组织评审；4.4.2参与接待活动；  4.4.3负责接待任务的统一指挥和重要接待任务的总结。  4.5接待责任总协调人职责：  4.5.1审定接待方案；  4.5.2负责重要接待任务的总联络，召集相关部门召开接待协调会，部署接待工作；  4.5.3确定来宾的迎送和参观路线，协调相关视察（考察）活动；在执行A类贵宾接待任务时在各个路口安排专人做好贵宾的迎接和沿途引导工作。在接待过程中如行程内容发生变化，要不断更新接待计划，及时通知各相关责任人和参与接待领导。如公司高层接到任何有关此项接待的信息，也要报接待责任总协调人，便于落实安排工作。  4.5.4审定会议材料，安排会务工作。  4.6接待责任人职责：  4.6.1组织拟定接待方案，按程序报领导审定后，安排送达参与接待的领导、相关单位和人员；  4.6.2按照任务要求，及时组织参与接待的相关单位和人员到位；  4.6.3协助接待责任总协调人落实接待各项工作；  4.6.4负责接站工作，按照接待方案落实车辆，确定接站集中时间、地点，通知接站领导，安排接站领导休息等候，引领领导接站；  4.6.5负责住地服务工作，检查客房安排布置情况，陪同领导在酒店迎候来宾；A类接待要提前办理好住宿手续，及时将房卡送到客人手中。收集客人意见，掌握客人动态，引领领导看望来宾；落实会见、宴请时间、地点、新闻记者，审核宴会菜单，安排摆放席次卡、会议座牌，通知、迎候参加领导，引领来宾赴会（宴），在安排用餐时注意随行司机要另行安排，要和主桌分开。  4.6.6负责随行服务，负责接待联络，保证信息畅通，协调接待点做好服务工作，在路口、电梯口做好引导工作，要及时告诉客人洗手间位置。进入生产区域参观时，要提前通知有关部门将安全通道和车间通道清理干净，重点路口安排保安执勤。  4.6.7负责会议服务，落实会议场地，配合搞好会务工作。在安排会议室就座座位时，要讲究对称。在客人和公司高层就座后，要坐在靠近公司高层的座位，在公司高层两侧座位未坐满的情况下，不得坐在会议桌的另两端和客人一侧的座位；  4.6.8负责送站服务，协助来宾落实车船机票，确定送站时间，通知送站领导及相关人员欢送来宾离开，送客时要送到大厅门口，挥手告别并目视客人离开  视线后方能回去。  4.6.9负责及时收集重要接待任务的资料，整理归档。资料包括：日程安排、接待日志、菜单、来客的生活习惯等。  4.7接待点具体工作责任人职责：  根据接待任务要求，负责处理接待服务中的相关工作，提前一个工