采购流程管理.pdfVIP

采 购 流 程 管 理 目的：根据公司以前采购过程中出现的问题，结合现阶段的实际情况，制定并 规范采购流程，明确采购责任，对采购过程进行控制，确保本公司采购 成本控制在合理的范围， 并使产品的质量和服务满足设计和规定的要求。 采购流程 ： 采购清单→采购前准备→供应商谈判→合同签订 / 下单采购 →订单追踪→到货检验→交货 / 客户签收→协调安装→支付货款 采购清单 ： 1、项目负责人（工程部）根据所实施项目的设计图纸、材料及设备清单根据工 程进度编制设备材料请购单； 2、请购单需详细注明所需设备和材料的品名、规格型号、数量、质量要求、交 货期、交货地点等需求； 3、报经工程部经理审核并签字确认，交采购部申请购买相关设备材料。 采购前准备 ： 1、采购人员接到工程部请购单后，应充分了解设备材料的品名和规格，不清楚 的地方需及时与项目负责人沟通并专业化理解； 2、采购人员清理库存， 如请购单所列部分设备材料的规格型号和库存产品一致， 则单独列出，数量不足部分再另行采购； 3、急件或工程需用日期紧急的设备材料应优先办理采购； 4 、根据请购单按同类产品进行分类，每一类产品初选三家以上的供应商（事前 需充分了解供应商的基本情况，如资质、产品认证、付款条件、售后服务、 企业信誉等）； 5、向初选供应商以邮件或传真的方式详细说明需采购设备材料的品名、规格、 质量要求、数量、交货期、交货地点、售后保障等相关采购信息； 6、对初选供应商提供的报价进行初步地比价和议价； 供应商谈判： 1、经成本分析后，设定议价目标，与初选供应商分别进行质量要求、产品价格、 交货期、付款方式、售后服务等重要环节的沟通谈判； 2、向部门经理通报沟通协调情况，如有必要，部门经理再次与供应商分别就几 个重要环节进行沟通，确保公司的成本控制在合理的范围内； 3、将与供应商沟通谈判情况向总经理进行汇报，由总经理与供应商进行最后一 轮的沟通，综合评估后，确定本类产品的最终供货商。 合同签订 / 下单采购 ： 1、向供应商再次强调产品的质量要求和供货期要求； 2、合同签订时再次核对请购单上设备材料的规格型号、数量、交货期，交货地 点等信息，务必做到准确无误； 3、合同中需注明产品的包装，如工程业主方有明确要求的，按照业主的要求进 行包装； 4 、明确供应商应提供的售后服务细节（包括安装调试环节）和质量保障期限和 质保金额； 5、在合同中明确供应商的违约后果和应承担责任，包括必要的经济处罚； 6、向供应商准确无误地提供需开发票的本公司详细信息； 7、供应商应准确无误地提供收款单位的详细信息； 8、根据合同条款，填写请款申请单，经总经理签字确认后，向供应商支付相应 货款。 （注：因采购人员或财务人员自身失误，填错收款人名称，开户行或 账号等，以致对方无法收到货款，无法按期交货，造成工期延误，给予相关 责任人员 200 元— 2000 元的经济处罚， 造成严重后果的， 追究相关责任直至 开除公司。） 订单追踪 ： 1、根据合同约定的交货期，采购人员在供应商生产期间应与对方联络人员经常 保持电话沟通，追踪订购产品的生产进度； 2、因客观因素，如原材料供应、能源紧张等原因造成供应商不能如期交货的， 采购人员应及时与本公司项目负责人沟通说明原因，由项目负责人与工程业 主方协调，如无法更改交货时间，采购人员应强势施压供应商，敦促对方按 时保质保量出货，否则将依据合同条款追究供应商的相关责任； 3、采购人员应给供货商反复强调，产品的规格型号应与合同清单一致，产品铭 牌、合格证、说明书均应与签订的合同保持一致，如因对方错误而造成不良 后果的，由供应商承担由此带来的一切费用和责任； 3、发货前，采购人员应再次与项目负责人确认发货时间、地点、收货人及运输 方式，并以传真的方式通知供应商； 4 、供应商承诺发货后， 应立即向对方索取发货凭证， 并及时追踪货物运输状况。 到货检验 ： 1、货到公司：由采购人员协同公