进口采购单证操作作业指导细则.pdfVIP

【最新资料,Word 版，可自由编辑！】 为规范公司进口采购单证操作管理，防范风险，做以下岗位操作指引，供执行 （一）工作内容：根据公司的相关制度，完成进口采购业务项下开证、报关等单证操作；配合管理 部做好入库工作。 （二）工作流程： 一、合同的审核、回签、录入 （１）合同审核：收到业务员交来的进口合同，审核： 1、业务员是否已经编好发票号码？ 2 、是否已 盖公章？ 3、是否提供外商联系资料？ 4 、如果该合同的支付方式为信用证，是否已将开立信用 证的主要条款列示？如果相关业务员出差电话确认上述要素并由确认人在合同背面签字。 （２）合同的跟踪及回签：将合同传递给客户后，必须在合同规定的有效期内（如合同没有规定有效 期，一般在 2 天内）跟踪是否回签。 （３）建立卷宗：收到业务部填写完整、签字完全的进口采购流程单、双方盖章的采购合同正本后， 根据分单情况复印若干份，装入透明文件袋，并在文件袋右上角贴上标签纸，写上业务员编好 的发票号码。 （４）合同的录入：登录 ERP系统，选择 采购管理 -进口定单录入 -新建 -定单号：卷宗右上角 的发票号 --供货商简称：点击蓝色块进入，按供货商筛选，选择正确的国外客户，确认 -价 格条款 付款方式，选择正确的方式 商品清单：在商品清单栏下面空白处，右击鼠标，点击 “公司商品”，按规格筛选，选中需要的商品后点击确认 -在选择的商品列中录入合同单价 及数量、装运期，装运港、目的港 -保存 -申请审批后，系统默认已经审批同意 。 注意事项： （１）如果进口商品属于新商品，必须按照《 ERP数据录入规则》请管理部在 ERP中新建商品后，方 可在 ERP新建进口合同； （２）如果合同的供应商为新客户，必须按照《 ERP数据录入规则》请管理部在 ERP中新建国外客户 后，方可在 ERP新建进口合同； 二、货款的支付 （一）T/T 项下的货款支付 （１）前 T/T 付款： A、ERP录入付款通知单，同时将合同、发票交审批人员进行付款审批。 B、；根据付款银行和外商在境内和境外之区别，填写境内 / 境外汇款申请书，并付合同、形式 发票交财务，由财务部填写完整境内境外汇款申请书后交银行 C、银行付款后，申请人催银行交回水单，传真给外商，装船后正本单据直接寄至我司。 注意事项： （１）采购保税区货物时，业务部必须在付款前提供该合同项下的正本备案清单，货权证明，仓储协 议，若备案清单上货权单位和供应商不一致时，还需提供同步的海关转货权审批单。 （２）若采购方为银亿，则需提前一天在外管局网上预付款平台上登记付款和指定付汇银行。 （３）供应商为保税区企业时，要根据银行指示提供外商的企业法人营业执照，组织机构代码政等证 明）。 （２）后 T/T 付款： 指我司清关后，按合同约定付汇日，支付货款。 A、在 ERP录入付款通知单，同时将合同、发票、装箱单，提单 COPY （或 D/OCOPY），报关单 , 备案清单交审批人员进行付款审批； B、将以上资料附上境内 / 境外汇款申请书给财务，由财务填完汇款申请书后交给银行安排付款。 C、银行付款后，申请人催银行交回水单，传真给外商。 注意事项： （１）T/T 付款异常上情况需全部上报给总经理室。 （二）D/P 项下的货款支付 （１）收到付款方式为 D/P 的采购合同后，与业务员及外商能够确认大概银行到单时间，发邮件通 知财务组在交单行准备相应金额资金，以待银行到单后能及时赎单。 （２）银行收到 D/P 项下的正本单据，电话通知我司，并将付款 / 承兑面函及商业发票、提单复印